Gastos deducibles y no deducibles a efectos de IVA e IRPF

Deducir o no deducir, esa es la cuestión para muchos autónomos. Y es que la deducción de gastos puede ahorrarte mucho dinero en impuestos si lo haces bien. Pero si no, si cometes algún error, es muy probable que tengas algún que otro problema con Hacienda.

Qué es el IVA y el IRPF

Al hablar de deducción de gastos tenemos que mencionar, inevitablemente, a los dos impuestos sobre los que podremos conseguir una rebaja: el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) y el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).

¿Qué es el IRPF?

El IRPF es un impuesto que grava la renta de las personas físicas entre las que se encuentran, también, los autónomos.

Su objetivo es que todos los españoles contribuyamos al sostenimiento del Estado en función de nuestros ingresos y situación personal.

Por eso es un impuesto progresivo; es decir, cuanto mayor es tu renta, más tienes que pagar.

Así, Hacienda establece una serie de porcentajes para poder calcular cuánto debes aportar en concepto de IRPF según tu volumen de ingresos.

A los trabajadores por cuenta ajena se les retira de su nómina cada mes y, después, en la declaración de la Renta anual ajustan cuentas y ven si han pagado de más o de menos según sus ingresos totales.

En tu caso, al ser autónomo, tendrás que retener una pequeña cantidad en cada factura que emitas y hacer también la declaración de la Renta para ajustar cantidades.

¿Qué es el IVA?

En cuanto al IVA, ya sabes que es un impuesto directo que grava el consumo y que se suma al importe de cada artículo o servicio en venta.

Como autónomo este impuesto te afectará de dos formas distintas: pagarás el IVA de los bienes o servicios que adquieras para desarrollar tu actividad y se lo añadirás, también, a los bienes o servicios que vendas a tus clientes.

A final de cada trimestre, deberás entregar a Hacienda el IVA que has cobrado a tus clientes y, a cambio, podrás recuperar el que has pagado al adquirir bienes o servicios para llevar a cabo tu actividad.

Esto se conoce como IVA soportado e IVA repercutido, ¿lo sabías?

La diferencia entre IVA repercutido e IVA soportado

El IVA repercutido es el que cobras por los servicios prestados o los productos vendidos a tus clientes, ya sean empresas o consumidores finales.

Es decir, es el porcentaje de IVA que se suma sobre la base imponible de una factura cuando la emites.

Esta cantidad, una vez cobrada, no te pertenece. Actúas como un intermediario y deberás devolvérsela a Hacienda en la declaración trimestral del IVA.

El IVA soportado, en cambio, es el que pagas cada vez que compras cualquier producto o servicio para desarrollar tu actividad económica.

Por suerte, la Agencia Tributaria establece que los autónomos y las empresas pueden deducirse el IVA soportado para realizar su actividad.

¿Cómo se hace?

El total de IVA soportado se resta al total del IVA repercutido. Y así se calcula si te toca pagar o, si por el contrario, Hacienda te tiene que devolver dinero a ti.

Para ello, es importante deducir todos los gastos que sean deducibles para reducir en la medida de lo posible la cantidad total de IVA a pagar.

Gastos deducibles y no deducibles a efectos del IVA

Como decíamos, la Agencia Tributaria permite que como autónomo te desgraves el IVA que has pagado para adquirir bienes o servicios necesarios para tu actividad profesional.

Sin embargo, a la hora de la verdad, es difícil saber cuándo un gasto es deducible o no.

¡Te lo explicamos!

Gastos deducibles (IVA)

Presta atención porque estos son gastos deducibles que, seguro, asumes habitualmente como autónomo y puedes desgravarte.

• Arrendamientos y cánones: podrás deducirte el IVA del alquiler de tu despacho u oficina; e incluso si trabajas desde casa, y esta es alquilada, también podrás desgravar una parte de la base imponible.
• Servicios de profesionales independientes: abogados, auditores, notarios… este tipo de gastos lleva IVA y podrás deducirlo cada vez que contrates un servicio de este tipo.
• Otros servicios exteriores: estos incluyen gastos en suministros, publicidad, consumo de teléfono… siempre que estén relacionados con tu actividad.
• Bienes de inversión: el IVA de los bienes que deben amortizarse también es deducible en el momento en el que se realiza la compra.
• Vehículos y gastos relacionados: podrás deducir hasta el 50% del IVA de la compra del coche así como de los gastos de mantenimiento relacionados con el mismo.

Gastos no deducibles (IVA)

Tan importante es saber qué gastos son deducibles, como los que no lo son para no cometer errores.

Como normal general: no podrás desgravar ningún gasto que no esté relacionado con tu actividad profesional. Tienes que ser capaz de justificar ante Hacienda cuál es su uso y qué tiene que ver con tu negocio.

Tampoco se aceptarán:

• Gastos de los que no tengas la factura o recibo.
• O que hayan pasado más de cuatro años desde que se emitió la factura.

La ley, además, es muy específica en cuanto a los gastos relacionados con:

• Joyas, alhajas, piedras preciosas y objetos elaborados total o parcialmente con oro o platino. Ya sean para uso propio o para clientes.
• Alimentos, bebidas o tabaco.
• Los espectáculos y servicios de carácter recreativo. Por ejemplo, si invitas a tu cliente a un partido de fútbol.
• Los bienes o servicios destinados a atenciones a clientes o terceras personas.

En ninguno de los casos anteriores podrás deducirte el IVA de los gastos concurridos.

Gastos deducibles y no deducibles a efectos de IRPF

El alquiler del local en el que trabajas, el billete de AVE para una reunión de trabajo o un curso formativo para crecer como profesional son algunos de los gastos que Hacienda permitirá que deduzcas en tu declaración de la Renta.

A continuación, te los detallamos.

Gastos deducibles (IRPF)

Algunos de los gastos más habituales que debes de tener presentes para desgravar en tu IRPF son:

• Gastos de explotación: todos los materiales adquiridos para el desarrollo de la actividad, mantenimiento y producción. Por ejemplo: material de oficina, envases, embalaje…
• Sueldos y salarios: sueldos de los trabajadores, pagas extraordinarias, gastos de viajes, dietas, retribuciones en especie, premios, indemnizaciones…
• Cotizaciones a la Seguridad Social a cargo de la empresa: las cotizaciones derivadas de la contratación de empleados así como los gastos de la cuota de autónomos.
• Otros gastos de personal: formación, seguros de accidentes, contribuciones a planes de pensiones…
• Arrendamientos y cánones: alquileres, cánones, cuotas de arrendamiento financiero… que no sean activos no amortizables.
• Reparaciones y conservación: gastos de mantenimiento, repuestos y adaptación de bienes materiales. Siempre que no sean para ampliación o mejora.
• Servicios de profesionales independientes: el gasto en el servicio de economistas, abogados, auditores…
• Otros servicios exteriores: primas de seguros, servicios bancarios, publicidad…
• Amortizaciones: importe del deterioro o depreciación de las inversiones contempladas como inmovilizado material o intangible afecto a la actividad.
• Suministros domésticos: incorporados recientemente, el autónomo que trabaje desde casa podrá deducirse un 30% de los suministros de luz, agua, gas…

Gastos no deducibles (IRPF)

Y ojo, porque estos son los no deducibles:

• Multas y sanciones.
• Donativos y liberalidades.
• Las pérdidas del juego.
• Gastos en paraísos fiscales.
• El IVA soportado que te hayas deducido en la declaración trimestral del IVA.

¿Qué modelos hay que entregar a Hacienda?

Para declarar el IVA y el IRPF, deducirte gastos… has de presentar ante Hacienda lo que se conoce como “modelo”.

Estos son documentos oficiales, con un formato determinado, que has de rellenar con toda tu información fiscal y entregarlos en unos plazos determinados.

Como autónomo, estos son los modelos que has de entregar en Hacienda:

El modelo 303

El modelo 303, sirve para declarar tanto el IVA soportado como el repercutido y así saber si te sale a pagar o a devolver.

Se presenta trimestralmente:

• El cuarto trimestre: del 1 al 30 de enero.
• El primer trimestre: del 1 al 20 de abril.
• El segundo trimestre: del 1 al 20 de julio.
• El tercer trimestre: 1 al 22 de octubre.

El modelo 390

El modelo 390 es, sencillamente, un resumen anual del modelo anterior. Recoge, al final de año, todo el IVA que has ido declarando en cada trimestre.

El plazo de entrega es del 1 al 30 de enero.

El modelo 130

Para liquidar el IRPF, deberás completar cada tres meses el modelo 130. Deben presentarlo los autónomos en estimación directa.

Las fechas de entrega son:

• El cuarto trimestre: del 1 al 30 de enero.
• El primer trimestre: del 1 al 20 de abril.
• El segundo trimestre: del 1 al 20 de julio.
• El tercer trimestre: 1 al 22 de octubre.

El modelo 111

En el caso de que apliques retenciones a otros trabajadores o profesionales, has de presentar el modelo 111.

Has de hacerlo cada tres meses:

• El cuarto trimestre: del 1 al 22 de enero.
• El primer trimestre: del 1 al 20 de abril.
• El segundo trimestre: del 1 al 20 de julio.
• El tercer trimestre: 1 al 22 de octubre.

El modelo 190

El modelo 190 resume lo recogido en el modelo 111 a final del año y se presenta entre el 1 y el 31 de enero (ambos incluidos).

El modelo 347

Si tus operaciones realizadas con terceras personas superan, en su conjunto, los 3.005€ deberás completar el modelo 347. Se presenta entre el 1 y el 28 de febrero.

El modelo 115

¿Has alquilado un local? Entonces suma a la lista también el modelo 115 para declarar las retenciones aplicadas por el alquiler.

Sí, también es trimestral:

• El cuarto trimestre: del 1 al 22 de enero.
• El primer trimestre: del 1 al 20 de abril.
• El segundo trimestre: del 1 al 20 de julio.
• El tercer trimestre: 1 al 22 de octubre.

El modelo 180

El modelo 115, por supuesto, también tiene su equivalente anual: el modelo 180. Se presenta del 1 al 31 de enero.

Declaración de la Renta

Este año el plazo empieza el 4 de abril y se extiende hasta el 2 de julio. Con ella saldarás tus cuentas con Hacienda y sabrás si te toca pagar o, si en cambio, has tenido suerte y te sale a devolver.

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