En este articulo verás:
Además de facturas y presupuestos existe otro documento conocido como proforma. ¿Habías oído hablar de ella alguna vez? ¡Te contamos qué es y cuándo utilizarla!
¿Qué es la factura proforma y cuándo se utiliza?
Se suele decir que una proforma es un documento de compraventa de bienes o servicios sin validez fiscal ni contable. Su función es indicar una operación de compraventa para presentársela, por ejemplo a un cliente.
Este tipo de documento se emplea, habitualmente, en tres casos:
- Suele utilizarse en operaciones comerciales internacionales para documentar el valor de una operación o a modo de oferta de venta.
- Puedes emitir facturas proforma para que tu cliente se documente de los detalles del producto o servicio que te demanda. Si llegáis a un acuerdo, tan solo habrás de convertir esa factura en ordinaria.
- Cuando se solicitan subvenciones estatales o financiación, puede servir como justificación y compromiso de una inversión a realizar.
Por ejemplo: si tu cliente quiere saber con detalle qué incluirá la posterior factura, se le envía una proforma con toda la información desglosada para que tenga constancia de ello.
Pero ¡ojo! Recuerda que una proforma no tiene validez legal; por lo tanto, no sustituye a una factura y la Agencia Tributaria no aceptaría este documento como prueba de la relación comercial entre el cliente y tú.
¿Para qué sirve una factura proforma?
Podemos decir que es útil por estos motivos:
-
Proporciona información detallada: contiene detalles esenciales de la transacción, como la descripción de los bienes o servicios, la cantidad, el valor unitario, el total a pagar y otras condiciones comerciales acordadas entre las partes. Esta información facilita a los compradores y vendedores entender los términos de la transacción antes de comprometerse formalmente.
-
Uso en aduanas y trámites de importación: En operaciones internacionales, puede ser utilizada como referencia para trámites aduaneros, permitiendo una estimación de costos y aranceles, y ayudando a agilizar los procedimientos de importación en algunos casos.
-
Garantiza la transparencia y evitar conflictos: Al presentar una descripción detallada de los bienes o servicios acordados, reduce la posibilidad de malentendidos o conflictos entre las partes. Establece una base sólida para el acuerdo final, brindando claridad sobre las expectativas de ambas partes.
-
Facilita el proceso de pago y financiero: Sirve como referencia para la solicitud de créditos o financiamiento, ya que muestra las condiciones de la transacción. Asimismo, puede ser utilizada por el comprador para planificar y asegurar la disponibilidad de fondos necesarios para la compra.
¿Quién emite la factura proforma?
La proforma es emitida normalmente por el vendedor o proveedor de bienes o servicios a solicitud del comprador o cliente potencial.
Este documento preliminar es generado para proporcionar detalles específicos sobre la transacción propuesta, incluyendo la descripción de los productos o servicios, precios, condiciones comerciales y otros detalles relevantes.
Su emisión por parte del vendedor permite al comprador tener una visión clara y detallada de la oferta antes de formalizar la transacción.
Requisitos para que sea una factura proforma
A la hora de elaborar este documento, deberás tener en cuenta una serie de condiciones para que este esté considerado como proforma. Estas son:
- Contener un título visible en el que se indique es una “proforma”.
- Tus datos como proveedor.
- La identificación de tu cliente.
- Una descripción de los productos o servicios que vendes así como la cantidad y el precio unitario y total.
Con esta información, tendrás lista tu factura proforma y estarás en disposición de enviársela a tu cliente.
¿Qué información contiene la factura proforma?
Lo cierto es que una proforma se parece, en el contenido, a una factura corriente. Por eso, además, muy probable que en el futuro utilices este documento para crear la factura final.
Lo habitual es añadir esta información:
-
- Título: el documento ha de tener un título visible en el que se indique que es una factura proforma.
- Fecha de factura: pon la fecha en la que la factura ha sido creada para poder ubicarla en el tiempo.
- Datos del emisor: al igual que en las facturas deberás poner nombre, dirección, NIF o CIF, etc.
- Datos del receptor: identifica, del mismo modo, a tu cliente con su nombre, dirección, NIF o CIF, etc.
- Descripción de los servicios o productos que vendes así como la cantidad y el precio unitario y total.
- Base imponible: suma el importe de los productos.
- Importe de IVA y retenciones a aplicar: haz los cálculos con el porcentaje que corresponda en cada caso.
- Total de la factura: calcula el importe final a pagar con el IVA y las retenciones incluidas.
- Firma o sello: deja tu firma al final del documento.
¿Hay que numerar las facturas proforma?
Si te has fijado, en los elementos que hay que introducir en una factura proforma no hemos mencionado la numeración. Y es que, en este caso, no es necesario.
¿El motivo? Como las facturas proforma no tienen valor fiscal y no se contabilizan, no necesitan un número de factura.
Ejemplo de factura proforma
¿Quieres ver cómo es una proforma en realidad? Aquí tienes un ejemplo:
Esta factura ha sido creada en pocos segundos con Anfix
Como ves, se asemeja mucho a una factura corriente. Aunque, como veremos ahora, no son lo mismo.
Diferencia entre proforma y factura comercial
Aunque por fuera sean parecidas, una factura comercial y una proforma no tienen nada que ver.
La principal diferencia entre ambas, y la más importante, es que la factura comercial tiene validez fiscal y es un documento definitivo; por eso no se puede modificar.
La proforma, en cambio, es un documento previo a la emisión de la factura y nunca tendrá validez legal.
Diferencia entre factura proforma y presupuesto
También es muy habitual confundir la proforma con un presupuesto ya que, a priori, tienen una función similar. Sin embargo, de nuevo, existen diferencias entre uno y otro.
La proforma y el presupuesto son dos documentos que se envían al cliente en diferentes etapas de la negociación.
Normalmente, se empieza por el presupuesto cuando el cliente te solicita información sobre cómo le puedes ayudar con tus productos o servicios. En este caso, además del precio, también estás haciendo una propuesta comercial.
Si el cliente le da el visto bueno al presupuesto, puedes enviar la proforma para detallar todo lo que tiene que ver con la parte económica si así te lo requieren. Si no, no será necesario.
Digamos que el proceso transcurre de la siguiente forma:
1º- Presupuesto.
2º- Factura proforma.
3º- Ejecución del proyecto/venta de los productos.
4º- Factura.
¿Cómo pasar de una proforma a una factura ordinaria?
Como has podido ver, la información de una factura proforma y una factura ordinaria de ventas es prácticamente la misma.
Por eso, en el momento en el que el cliente haya aprobado la proforma, solo tienes que hacer cuatro cosas para convertirla en una factura de venta:
- Quitar el título de factura proforma.
- Añadir la numeración correspondiente.
- Actualizar la fecha de emisión.
- Añadir el método de pago de la factura.
Con estos ligeros cambios habrás convertido tu factura proforma en una factura de venta.
Si lo quieres hacer áun más sencillo y rápido, Anfix te permite transformar una proforma en factura de venta con tan solo un clic.
¿Necesitas hacer facturas proforma?
Si tienes algún cliente que te pide una proforma para poder emitir la factura de venta final, tienes que buscar un sistema.
Lo más recomendable es utilizar un software de facturación que te permita emitir facturas proforma.
Dentro de este encontrarás plantillas personalizables en las que solo tendrás que añadir los datos clave y ya está.
Te resultará mucho más rápido y fiable emitir tus proformas a través de un software que con ningún otro medio.
Cómo hacer una factura proforma con Anfix paso a paso
Un programa de facturación en la nube constituye un gran ventaja para gestionar de forma eficaz todas las fases del proceso de presupuestado o facturación.
¿Cómo hacer una factura proforma con Anfix? Solo tendrás que ir al apartado de “Ventas” y seleccionar “Factura proforma”. Una vez dentro, en el editor, tecleas la información del cliente y del producto… ¡y listo!
Y recuerda: una vez la proforma haya sido aprobada podrás convertirla en factura en tal solo un clic.
Hace una proforma o presupuesto exige el mismo esfuerzo que crear una factura ordinaria: ¡prácticamente ninguno!
¿Te imaginas la cantidad de tiempo que puedes ahorrar?
