¿Qué es una factura y para qué sirve?

La facturación es una parte fundamental de cualquier actividad económica. No importa si eres autónomo, tienes una pequeña empresa o diriges un gran negocio, emitir facturas correctamente es clave para llevar un control financiero adecuado y cumplir con las obligaciones fiscales.

Sin embargo, muchas personas tienen dudas sobre cómo hacerlo bien, qué datos incluir, qué normativas deben seguir y cómo optimizar este proceso para evitar errores.

Si alguna vez te has preguntado qué es la facturación, cómo hacer una factura correctamente o cuáles son las obligaciones fiscales relacionadas con este proceso, este artículo es para ti. 

¿Qué es la facturación?

La facturación es el proceso mediante el cual una empresa o profesional emite un documento (la factura) para registrar la venta de un producto o la prestación de un servicio.

Este documento no es un simple papel, sino una prueba legal y fiscal de la transacción, ya que tiene implicaciones tanto para el emisor como para el receptor.

Desde un punto de vista contable y fiscal, la factura es el documento que permite justificar los ingresos de un negocio y determinar el IVA o los impuestos que se deben declarar. Por ello, es fundamental que cada factura se emita correctamente y cumpla con los requisitos establecidos en la legislación vigente.

¿Quién está obligado a emitir facturas?

En términos generales, cualquier persona o empresa que realice una actividad económica debe emitir facturas. Sin embargo, existen algunas excepciones y particularidades que conviene conocer:

• Autónomos y empresas: están obligados a facturar siempre que vendan bienes o presten servicios a otras empresas, autónomos o administraciones públicas.
• Operaciones con consumidores finales: en algunos casos, no es obligatorio emitir factura a particulares, salvo que estos la soliciten expresamente.
• Profesionales y sectores específicos: actividades como la hostelería, el comercio minorista o el transporte de pasajeros suelen emitir tickets en lugar de facturas, aunque en algunos casos pueden estar obligados a expedir facturas simplificadas.

Es importante tener en cuenta que, incluso cuando no haya una obligación estricta de emitir una factura, hacerlo puede ser beneficioso para llevar un mejor control financiero y evitar problemas en caso de inspección fiscal.

¿Qué debe contener una factura?

Para que una factura sea válida, debe incluir una serie de datos obligatorios según la normativa vigente. Omitir alguno de estos datos puede hacer que la factura sea inválida y generar problemas con la Agencia Tributaria.

Una factura debe contener:

• Número y serie de factura: cada factura debe tener un número único y correlativo dentro de una serie, lo que permite su identificación.
• Fecha de emisión: indica el día en que se emite la factura.
• Datos del emisor: nombre o razón social, NIF o CIF, y dirección fiscal del que emite la factura.
• Datos del destinatario: nombre o razón social, NIF o CIF, y dirección fiscal del cliente (si es una empresa o autónomo).
• Descripción de los bienes o servicios: se debe detallar de forma clara qué se ha vendido o qué servicio se ha prestado.
• Importe: precio unitario, cantidad, descuentos aplicables y base imponible.
• IVA aplicable: porcentaje y cantidad correspondiente de IVA, si procede.
• Total a pagar: suma de la base imponible más los impuestos aplicables.
• Forma de pago: aunque no es obligatorio, es recomendable incluir cómo se realizará el pago (transferencia, tarjeta, efectivo, etc.).

Tipos de facturas

Existen distintos tipos de facturas según la normativa fiscal. Es importante conocerlas para saber cuándo aplicar cada una de ellas:

Factura ordinaria

Es la factura más común y la que se utiliza para documentar la mayoría de las operaciones comerciales. Contiene todos los datos obligatorios y sirve tanto para justificar ingresos como para deducir gastos.

Factura simplificada

Sustituye a los antiguos tickets y se utiliza en operaciones de pequeño importe (menos de 400 € en general, aunque en algunos casos el límite es 3.000 €). No es necesario que incluya los datos del destinatario, salvo que este lo solicite para deducir el IVA.

Factura rectificativa

Se emite para corregir errores en una factura anterior, ya sea porque se ha cometido un fallo en los datos, en los importes o en el IVA. Debe hacer referencia a la factura que corrige e indicar el motivo de la rectificación.

Factura electrónica

Tiene el mismo valor legal que una factura en papel, pero se emite y recibe en formato digital. Para que sea válida, debe cumplir con ciertos requisitos técnicos y contar con una firma electrónica reconocida.

Normativa sobre facturación en España

La facturación está regulada por el Real Decreto 1619/2012, que establece las normas de facturación en España. Esta normativa obliga a las empresas y autónomos a emitir facturas en determinadas operaciones y a conservarlas durante al menos cuatro años.

Algunas claves de la normativa son:

• Se debe emitir factura en el momento de la transacción o, como máximo, el día 16 del mes siguiente si el destinatario es otro empresario o profesional.
• Las facturas deben conservarse en formato original, ya sea en papel o en formato electrónico.
• Las empresas que operan en sectores regulados tienen normativas específicas que deben cumplir en materia de facturación.

Ventajas de la factura electrónica

La factura electrónica se ha convertido en una herramienta clave para agilizar los procesos administrativos y mejorar la seguridad documental. Entre sus principales ventajas destacan:

• Ahorro de tiempo y costes: reduce el uso de papel, tinta y almacenamiento físico.
• Mayor seguridad y trazabilidad: evita pérdidas de documentos y facilita el control fiscal.
• Automatización del proceso: se puede integrar con software de facturación para una gestión más eficiente.

Desde 2025, la factura electrónica será obligatoria para todas las empresas y autónomos en España, por lo que es recomendable comenzar a implementarla cuanto antes.

¿Cómo gestionar correctamente la facturación?

Una buena gestión de la facturación es clave para evitar errores y cumplir con la normativa fiscal. Algunos consejos prácticos incluyen:

• Utilizar un software de facturación: existen muchas herramientas que permiten automatizar el proceso y generar facturas con datos predefinidos.
• Llevar un control de vencimientos: registrar las fechas de emisión y pago de facturas para evitar impagos y problemas de liquidez.
• Verificar los datos antes de emitir una factura: asegurarse de que los datos del cliente, importes y conceptos sean correctos.
• Guardar todas las facturas correctamente: mantener un archivo digital y físico ordenado para futuras consultas o auditorías.

La facturación es una parte esencial de cualquier negocio y conocer bien cómo funciona puede ahorrarte muchos problemas y optimizar la gestión financiera.

Emitir facturas correctamente, cumplir con la normativa y aprovechar herramientas digitales te permitirá llevar un control más eficiente y evitar sanciones.

Si eres autónomo o tienes un negocio, es fundamental que te familiarices con la normativa y las mejores prácticas en facturación. Implementar un buen sistema de gestión no solo te ahorrará tiempo, sino que también garantizará el cumplimiento de todas tus obligaciones fiscales.

Estadísticas interesantes

• El 80% de las empresas en España ya utilizan software de facturación electrónica
  Según estudios recientes, la mayoría de las empresas han digitalizado su facturación para mejorar la eficiencia y reducir errores. Esto refleja la creciente tendencia hacia la automatización contable y la transición a la facturación electrónica obligatoria en los próximos años.

• El 90% de los errores en facturación provienen de datos incorrectos o incompletos
  Muchas empresas y autónomos cometen errores al rellenar los datos fiscales o los importes en sus facturas. Un pequeño fallo en el número de identificación fiscal (NIF) o en la base imponible puede invalidar una factura y generar problemas con la Agencia Tributaria.

• Las facturas electrónicas reducen en un 63% los costes administrativos
  Digitalizar la facturación no solo mejora la seguridad y la organización de los documentos, sino que también permite reducir costes operativos y tiempos de gestión. Se estima que cada factura en papel cuesta entre 3 y 5 euros en términos de impresión, almacenamiento y gestión.

• Las facturas impagadas afectan a más del 50% de los autónomos y pymes
  En España, más de la mitad de los pequeños negocios han tenido problemas con facturas impagadas, lo que afecta seriamente su liquidez. De hecho, se calcula que el 30% de los impagos no se recuperan nunca, lo que hace crucial llevar un buen control de facturación y vencimientos.
• La facturación electrónica será obligatoria para todas las empresas en España a partir de 2025
  Con la Ley Crea y Crece, todas las empresas y autónomos estarán obligados a emitir y recibir facturas electrónicas en operaciones comerciales, lo que supone un cambio significativo en la forma de gestionar la contabilidad y el cumplimiento fiscal.

Preguntas frecuentes sobre facturación

¿Qué se entiende por facturación?

La facturación es el proceso mediante el cual una empresa o autónomo emite un documento legal (la factura) para registrar la venta de un bien o la prestación de un servicio. Este documento justifica la operación comercial y tiene implicaciones fiscales, ya que permite calcular impuestos y cumplir con la normativa tributaria.

¿Qué se hace en la facturación?

En la facturación se crean y emiten facturas con información detallada sobre las transacciones comerciales. Esto incluye registrar los datos del emisor y del cliente, la descripción de los productos o servicios vendidos, los importes correspondientes, los impuestos aplicables y los métodos de pago. Además, es importante conservar las facturas durante el tiempo requerido por la legislación fiscal.

¿Cuál es la facturación de una empresa?

La facturación de una empresa es el volumen total de ingresos que obtiene por la venta de sus bienes o servicios dentro de un período determinado, generalmente mensual, trimestral o anual. No debe confundirse con el beneficio, ya que la facturación representa los ingresos brutos sin descontar gastos o costes operativos.

¿Cómo es el proceso de facturación?

El proceso de facturación consta de varias etapas:

1. Registrar la venta o prestación del servicio.
2. Generar la factura con los datos obligatorios (cliente, conceptos, importe, impuestos, etc.).
3. Enviar la factura al cliente.
4. Registrar la factura en el sistema contable.
5. Realizar el seguimiento del pago y, si es necesario, reclamar impagos.

¿Cuándo se debe facturar?

La emisión de facturas debe realizarse en el momento de la entrega del bien o de la prestación del servicio. En el caso de operaciones entre empresas o autónomos, la normativa establece que la factura debe emitirse antes del día 16 del mes siguiente a la fecha en que se realizó la transacción.

¿Cuál es el proceso de facturación y cobro?

El proceso de facturación y cobro implica la emisión de la factura, el envío al cliente y el control de los plazos de pago. Es importante establecer políticas de cobro claras, fijar vencimientos y hacer seguimiento de las facturas pendientes para evitar impagos. En caso de retrasos, se pueden aplicar intereses o iniciar procedimientos de reclamación.

¿Qué pasa si no emito una factura correctamente?

Si una factura no cumple con los requisitos legales (falta de datos, errores en los importes o impuestos incorrectos), puede ser rechazada por el cliente o la Agencia Tributaria. Esto puede generar problemas contables y fiscales, además de posibles sanciones económicas en caso de inspección.

¿Puedo emitir una factura después de haber cobrado?

Sí, en ciertos casos puedes emitir una factura después de haber recibido el pago, pero siempre dentro del plazo legal. Sin embargo, lo recomendable es emitir la factura antes o en el momento del cobro para cumplir con la normativa fiscal y evitar problemas contables.

¿Cómo afecta la factura electrónica a la facturación tradicional?

La factura electrónica tiene la misma validez legal que la factura en papel, pero se emite y recibe en formato digital. Aporta ventajas como la reducción de costes, mayor seguridad y automatización del proceso contable. En España, su uso será obligatorio a partir de 2025 para todas las empresas y autónomos.

¿Cuánto tiempo debo conservar las facturas?

Las facturas deben conservarse durante un mínimo de cuatro años, ya que es el período en el que la Agencia Tributaria puede exigir su presentación en una inspección. En algunos casos específicos, como subvenciones o ayudas públicas, este plazo puede ser mayor.