Orden ministerial sobre Verifactu: todo lo que necesitas saber

La Orden Ministerial HAC/1177/2024, publicada en el Boletín Oficial del Estado (BOE), marca un antes y un después en la forma de facturar de empresas y autónomos en España.

Con la aparición de los sistemas VERI*FACTU, se introduce un nuevo estándar de calidad, seguridad y transparencia en la emisión de facturas, cuyo objetivo principal es reforzar la lucha contra el fraude fiscal y ofrecer mayor trazabilidad en las operaciones económicas.

Esta orden ministerial no solo afecta a quienes emiten facturas de manera tradicional, sino que también introduce una serie de novedades muy relevantes en el ámbito de la facturación electrónica.

En términos generales, esta normativa requiere la implementación de soluciones tecnológicas que garanticen la integridad, la autenticidad y la no manipulación de las facturas emitidas. Además, se establecen plazos de adaptación y sanciones específicas para quienes no cumplan con los requisitos marcados.

A continuación, se detallan los principales puntos de la normativa para que cualquier profesional, empresa o autónomo sepa cómo actuar y en qué consisten los cambios más significativos.

Requisitos técnicos para los sistemas de facturación

La orden ministerial establece una serie de requisitos técnicos que todos los sistemas de facturación deben cumplir para ser considerados válidos ante la Agencia Tributaria.

Entre ellos, destaca la necesidad de que los programas almacenen la información de manera inmutable, impidiendo cualquier alteración posterior de los datos. Asimismo, se exige que quede constancia de todas las operaciones realizadas, incluyendo la hora y fecha de emisión, anulación o modificación de las facturas.

Otro aspecto esencial es la trazabilidad del documento. Es decir, el sistema debe permitir reconstruir fácilmente cada una de las fases por las que pasa la factura, desde la creación hasta su cobro o eventual cancelación. Para lograrlo, los programas de facturación deberán adoptar mecanismos de cifrado, sellos de tiempo y protocolos de seguridad que garanticen la veracidad de los datos.

Cabe mencionar también la obligación de emitir facturas en formatos estándar, de modo que sean legibles y verificables por parte de la Agencia Tributaria sin necesidad de utilizar software propietario. Esto facilita las labores de inspección y reduce la posibilidad de que se realicen manipulaciones ilícitas.

Sistemas VERIFACTU

Verifactu es la piedra angular de esta orden ministerial. Se trata de una herramienta tecnológica diseñada específicamente para cumplir con los requisitos técnicos antes mencionados, ofreciendo funciones de certificación y verificación de facturas.

Lo más relevante es que estos sistemas están pensados para automatizar al máximo los procesos de emisión y recepción de facturas, reduciendo los errores humanos y asegurando un riguroso control del flujo de la información.

Entre las principales funcionalidades de VERI*FACTU destaca la opción de compartir la información en tiempo real con la Agencia Tributaria y la incorporación de interfaces amigables que facilitan la adaptación de las empresas a las nuevas exigencias.

Gracias a este enfoque, la emisión de facturas se vuelve mucho más ágil y la detección de posibles irregularidades se produce de forma temprana, reforzando la eficacia de la administración en la lucha contra el fraude y agilizando el día a día de los contribuyentes.

Declaración responsable para los sistemas informáticos

Para poder utilizar legalmente un sistema de facturación bajo la nueva normativa, se exige la presentación de una Declaración Responsable ante la Agencia Tributaria, en la que el fabricante o proveedor del software certifique que su producto cumple todos los requisitos técnicos y legales establecidos.

La Declaración Responsable supone un compromiso legal, por lo que en caso de que se detecten deficiencias o incumplimientos, se pueden derivar responsabilidades económicas y penales para el responsable del software. Así, se busca asegurar que únicamente se comercialicen productos que garanticen la fiabilidad y la integridad de las facturas.

Elementos adicionales en las facturas

La orden ministerial introduce nuevos elementos obligatorios que deben incluirse en las facturas. Entre ellos, se encuentran:

• Código identificativo único: Asignado por el sistema de facturación y que permite identificar de forma unívoca cada documento.
• Sello de tiempo: Indica la fecha y hora exactas de emisión y registro de la factura.
• Información sobre la trazabilidad: Deberá mostrarse cualquier modificación que sufra la factura, así como el motivo de la misma.
• Metadatos de verificación: Datos cifrados que garantizan que la información contenida en la factura no ha sido alterada.

Además, será posible añadir códigos de verificación rápida (por ejemplo, códigos QR) para facilitar las tareas de control. Esta introducción de elementos adicionales busca incrementar la transparencia y fiabilidad del documento, de manera que tanto el emisor como el receptor cuenten con mayores garantías sobre la validez de la transacción.

Plazos y adaptación

La normativa prevé distintos plazos de adaptación en función del volumen de facturación y la naturaleza de la actividad de cada sujeto pasivo. Para las grandes empresas, el margen suele ser más corto, dada su mayor capacidad de inversión y recursos. Sin embargo, para pymes y autónomos, se concede un plazo un poco más amplio para que puedan asimilar los cambios de forma progresiva.

Sanciones por incumplimiento

La ley prevé un régimen de sanciones para aquellos contribuyentes y proveedores de sistemas que no cumplan con los requisitos establecidos en la orden ministerial. Las multas pueden incluir:

• Sanciones económicas: De cuantía variable en función de la gravedad de la infracción.
• Suspensión o retirada de la certificación de los sistemas de facturación que no garanticen la integridad y autenticidad de las facturas.
• Responsabilidades adicionales en caso de fraude fiscal o incumplimientos reiterados.

Es fundamental para las empresas y autónomos informarse adecuadamente y llevar a cabo las modificaciones necesarias en sus sistemas, evitando de este modo gastos imprevistos y problemas legales.

Costes de implementación

La adecuación a los Sistemas VERI*FACTU puede suponer una inversión inicial para muchas organizaciones, especialmente para pymes y autónomos que aún no dispongan de software de facturación avanzada. Entre los principales costes se incluyen la adquisición o actualización de licencias, la formación del personal y la adaptación de infraestructuras informáticas.

Sin embargo, a medio y largo plazo, estos gastos suelen amortizarse gracias a la optimización de procesos y a la reducción de riesgos de sanción. 

Impacto en la lucha contra el fraude

La lucha contra el fraude fiscal es uno de los objetivos clave de esta orden ministerial, y la adopción de sistemas de facturación certificada juega un papel determinante. Al almacenar la información de forma inmutable y trazar cualquier modificación, se dificulta la posibilidad de elaborar facturas ficticias, duplicar documentos o alterar la base imponible.

Gracias a la conexión en tiempo real con la Agencia Tributaria, la detección de posibles irregularidades se acelera, permitiendo una reacción más rápida y una inspección más eficaz. Asimismo, se fomenta la competencia leal, ya que las empresas que cumplen con sus obligaciones fiscales no se ven perjudicadas por aquellas que buscan ventajas competitivas mediante malas prácticas.

Relación con otras normativas

La Orden Ministerial HAC/1177/2024 no actúa de forma aislada, sino que se enmarca en un conjunto de leyes y regulaciones a nivel nacional y europeo enfocadas en modernizar y digitalizar los procesos de facturación. Algunas de estas normativas incluyen la obligación de expedir facturas electrónicas en ciertas transacciones con el sector público (facturae), así como directivas europeas que promueven la interconexión de datos entre diferentes administraciones tributarias.

En este sentido, VERI*FACTU se perfila como un paso más dentro de la transformación digital de la administración y la economía, posibilitando un mayor control y transparencia en las operaciones comerciales. Las empresas deberán estar atentas a futuras actualizaciones y modificaciones que puedan surgir para armonizar la legislación española con el resto de países de la Unión Europea.

Comparativa internacional

A nivel internacional, ya existen varios países que han implantado sistemas de facturación electrónica avanzados con éxito. Por ejemplo, en Latinoamérica, Chile y México fueron precursores de la facturación digital obligatoria, logrando reducir significativamente la evasión de impuestos y mejorando los controles fiscales.

En Europa, países como Italia han sido pioneros en la facturación electrónica obligatoria para las operaciones B2B (entre empresas), lo que ha servido como referencia para el resto de la Unión. Con la aprobación de la Orden Ministerial HAC/1177/2024, España se alinea cada vez más con estas prácticas internacionales, reforzando así su capacidad de detectar y prevenir conductas fraudulentas.

Datos interesantes sobre Verifactu

Fraude fiscal en España

El fraude fiscal en España se estima en alrededor del 8% del PIB, según un informe de la Fundación de Estudios de Economía Aplicada (FEDEA). Esto equivale a unos 90.000 millones de euros anuales, lo que demuestra la importancia de sistemas como VERI*FACTU para combatir esta problemática.

Impacto en las pymes y autónomos

Más del 97% del tejido empresarial español está compuesto por pymes y autónomos, quienes serán los principales afectados por la implementación de VERI*FACTU. Sin embargo, la digitalización forzada podría mejorar la eficiencia y la competitividad de estos negocios.

Incremento de la facturación electrónica

En España, el uso de la facturación electrónica ha crecido un 27% entre 2020 y 2023, según datos de SERES. VERI*FACTU podría impulsar aún más este crecimiento, acelerando la transición digital de las empresas.

Sanciones por incumplimiento

La normativa prevé multas de hasta 50.000 euros para las empresas que fabriquen, desarrollen o comercialicen software de facturación que no cumpla con los requisitos de integridad y trazabilidad de VERI*FACTU.

Ahorro estimado con la digitalización

El uso de sistemas de facturación digital puede reducir los costes administrativos en un 60%, según estudios de la Comisión Europea. Esto no solo beneficia a las empresas al agilizar procesos, sino que también contribuye a la sostenibilidad al disminuir el uso de papel.

Preguntas frecuentes sobre VERI*FACTU

¿Cuándo será obligatorio VERI*FACTU?

La obligación de implementar los sistemas VERI*FACTU entrará en vigor a los nueve meses de la publicación de la Orden Ministerial HAC/1177/2024, es decir, en julio de 2025. Durante este tiempo, las empresas deben adaptar sus sistemas de facturación para cumplir con los nuevos requisitos.

¿Qué rango tiene una orden ministerial?

Una orden ministerial tiene rango reglamentario, lo que significa que es una norma subordinada a las leyes aprobadas por el poder legislativo. En este caso, desarrolla el artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria, detallando los requisitos para los sistemas de facturación.

¿Qué es la normativa VERI*FACTU?

VERI*FACTU es una regulación que establece los requisitos técnicos y legales para garantizar la integridad, autenticidad y trazabilidad de las facturas emitidas por sistemas informáticos. Su objetivo es prevenir el fraude fiscal y facilitar el control tributario.

¿Qué empresas están obligadas a utilizar VERI*FACTU?

Están obligadas todas las empresas y autónomos que utilicen sistemas informáticos de facturación para generar facturas. Esto incluye a quienes emiten facturas electrónicas o físicas, sin importar el tamaño de la empresa.

¿Qué empresas están obligadas a pagar?

No hay un "pago directo" asociado a VERI*FACTU como tal. Sin embargo, las empresas deberán asumir los costes derivados de la adaptación de sus sistemas informáticos para cumplir con los requisitos de la normativa.

¿Cuánto cuesta implementar VERI*FACTU?

El coste dependerá del sistema informático actual de cada empresa. Para pequeñas y medianas empresas (pymes) y autónomos, las adaptaciones podrían oscilar entre unos cientos y varios miles de euros, dependiendo de si requieren software nuevo o actualizaciones. Existen ayudas como el Kit Digital que pueden cubrir parte de estos gastos.

¿Cómo se asegura la autenticidad de las facturas con VERI*FACTU?

La normativa exige el uso de huellas digitales (hash) y firmas electrónicas que permiten garantizar la inalterabilidad de los registros y la autenticidad de las facturas emitidas.

¿Qué ocurre si una empresa no adapta sus sistemas en el plazo establecido?

El incumplimiento de la normativa puede conllevar sanciones graves, incluyendo multas económicas que pueden alcanzar el 20% del volumen de negocios relacionado con los sistemas de facturación no conformes.

¿Qué información nueva incluirán las facturas con VERI*FACTU?

Las facturas deberán incorporar un código QR y la frase “VERI*FACTU” para asegurar su trazabilidad y facilitar la verificación por parte de la Agencia Tributaria.

¿Existen sectores o empresas exentas de cumplir con VERI*FACTU?

En principio, no hay exenciones generales. Sin embargo, se podrían establecer excepciones para ciertos sectores o actividades en futuras regulaciones complementarias, aunque actualmente todas las empresas que emiten facturas deben adaptarse.