¿Qué es Verifactu? Descubre cómo le afecta a tu empresa

A lo largo de los últimos años, la transformación digital ha cobrado una gran relevancia en el ámbito empresarial. Dentro de este contexto, Verifactu surge como una iniciativa que pretende modernizar y simplificar la manera en que autónomos y empresas gestionan sus facturas, especialmente en relación con las obligaciones fiscales.

A continuación, encontrarás un análisis detallado que te permitirá comprender en profundidad qué es Verifactu, cuáles son sus objetivos y cómo puede afectar el día a día de tu negocio.

¿Qué es Verifactu?

Verifactu es una plataforma impulsada por la Agencia Tributaria cuyo objetivo principal es facilitar y controlar la emisión, recepción y gestión de las facturas.

Con la futura adopción de la factura electrónica, el gobierno español ha decidido reforzar la transparencia fiscal y la trazabilidad de los documentos, haciendo que la digitalización no sea solo una opción, sino un requisito cada vez más indispensable.

Esta iniciativa se enmarca dentro de un plan de modernización que busca, entre otras cosas, reducir el fraude fiscal, agilizar la entrega de información y disminuir la carga administrativa de las empresas.

Aunque el cambio puede suponer un reto en un principio, también abre la puerta a nuevas oportunidades de eficiencia y ahorro de costes para quienes logren adaptarse con éxito.

Objetivos de Verifactu

El lanzamiento de Verifactu responde a una serie de metas concretas que la administración pretende alcanzar:

• Transparencia y trazabilidad: Mediante la digitalización de las facturas y su gestión centralizada, se pueden seguir con mayor facilidad las transacciones que realiza cada contribuyente.
• Reducción del fraude fiscal: Al contar con un registro más preciso de las operaciones, las autoridades pueden detectar con mayor eficacia posibles irregularidades.
• Eficiencia administrativa: Autónomos y empresas pueden optimizar la elaboración y envío de facturas, disminuyendo la carga de trabajo asociada a procesos manuales.
• Seguridad de la información: La gestión electrónica de facturas ofrece mayores garantías de custodia y conservación de los documentos, así como trazabilidad documental.

Funcionamiento de Verifactu

La operativa de Verifactu se basa en el suministro de información en tiempo real a través de plataformas electrónicas.

En términos generales, cuando se emite una factura, esta pasa a formar parte de un registro digital que puede ser consultado tanto por el emisor como por la Agencia Tributaria. De esta forma, se lleva un control detallado de la facturación, incluyendo datos como:

• El emisor y el receptor de la factura.
• Fecha de emisión y fecha de operación.
• El importe de la transacción, así como los tipos impositivos aplicados.

Este procedimiento evita duplicidades, errores y omisiones que, en el modelo tradicional, podían pasar desapercibidos. Con Verifactu, el cruce de información es automático, lo que agiliza cualquier verificación posterior.

Obligaciones para autónomos y empresas

La implementación de Verifactu conlleva un conjunto de obligaciones para quienes trabajan por cuenta propia o tienen un negocio:

• Emisión de facturas en formato electrónico: Aunque en algunos casos las facturas en papel aún serán aceptadas, el objetivo a medio-largo plazo es unificar la facturación en un sistema digital.
• Conservación de la documentación: Será obligatorio mantener un archivo con todas las facturas emitidas y recibidas, con acceso directo a la Agencia Tributaria si así se requiere.
• Declaración de la información en plazos específicos: Habrá que suministrar ciertos datos en los plazos marcados por la Administración, para mantener actualizado el registro de operaciones.

Para ampliar la información y conocer los detalles oficiales, puedes consultar la web de la Agencia Tributaria

Plazos de implementación

Aunque la adopción de Verifactu no es inmediata para todas las empresas y autónomos, existe un cronograma que gradualmente irá obligando a la integración de este sistema:

• Fases de prueba y pilotos: Durante los primeros meses, ciertas empresas podrán sumarse a la iniciativa a modo de piloto.
• Obligación progresiva: Dependiendo del volumen de facturación y del tipo de actividad, se establecerán plazos concretos en los que empresas y autónomos deberán migrar definitivamente a Verifactu.
• Plazos para PYMES y autónomos: Por lo general, las microempresas y profesionales tendrán mayor margen, aunque deberán estar preparados para la adopción dentro de la ventana de tiempo estipulada.

Relación con la factura electrónica

Uno de los pilares de Verifactu es la factura electrónica, que se ha convertido en un estándar a nivel europeo. Este nuevo esquema de facturación reduce el uso de papel, simplifica la contabilidad y permite automatizar muchas tareas. Verifactu se integra de forma natural con los sistemas de factura electrónica, compartiendo características como:

• Formato estructurado y homologado: Utilización de formatos como Facturae o sistemas equivalentes, que aseguran la compatibilidad y la legibilidad de la información.
• Firma digital: Garantiza la autenticidad y la integridad de las facturas, previniendo manipulaciones no autorizadas.
• Almacenamiento en la nube: Facilita la consulta y el control de todas las facturas desde cualquier lugar, siempre y cuando se cumplan las normas de seguridad y protección de datos.

Beneficios de Verifactu

La adopción de Verifactu puede suponer importantes ventajas competitivas para las empresas y autónomos que se adapten con rapidez y eficiencia:

• Ahorro de tiempo y costes: Al reducir los trámites manuales y centralizar la gestión de facturas, se optimiza el flujo de trabajo y se minimizan los errores.
• Mayor seguridad jurídica: Contar con un respaldo del registro fiscal reduce la incertidumbre ante posibles inspecciones o reclamaciones.
• Acceso a datos en tiempo real: Conocer de forma instantánea el estado de tu facturación y tus obligaciones fiscales te permitirá tomar decisiones estratégicas con mayor agilidad.
• Mejora de la imagen de marca: Cumplir de forma proactiva con las exigencias legales refuerza la reputación de la empresa ante clientes, proveedores y organismos públicos.

Pasos para la adaptación

La integración de Verifactu no tiene por qué resultar complicada si se siguen los pasos adecuados:

• Auditoría interna: Evalúa tu infraestructura tecnológica y tu sistema contable para determinar si cumplen con los requisitos de Verifactu.
• Selección de software: Elige un programa de facturación electrónica que sea compatible con Verifactu y que facilite la conexión con la Agencia Tributaria.
• Capacitación del personal: Forma a tu equipo para que conozca las buenas prácticas y el manejo de las nuevas herramientas.
• Migración progresiva: Comienza realizando pruebas con un grupo reducido de facturas antes de extenderlo a toda la operativa de la empresa.
• Verificación y ajustes: Una vez en funcionamiento, monitoriza el sistema y realiza los ajustes necesarios para optimizar la experiencia y cumplir con la normativa.

Recursos y ayudas disponibles

Para facilitar el proceso de adaptación, existen diferentes recursos y ayudas que puedes consultar:

• Subvenciones públicas: A través de programas de digitalización como el Kit Digital, en algunos casos se ofrece apoyo económico para la implementación de sistemas de facturación electrónica.
• Formación online: Las Cámaras de Comercio y organismos especializados suelen ofrecer cursos y seminarios gratuitos o subvencionados sobre facturación electrónica y normativa fiscal.
• Soporte de la Agencia Tributaria: En el portal oficial de la Agencia Tributaria, puedes encontrar manuales, guías y documentos de soporte para resolver dudas específicas.

Casos prácticos de uso

• Profesionales freelance: Aquellos que emiten pocas facturas al mes pueden automatizar por completo el proceso de generación y envío, ahorrando tiempo y evitando errores frecuentes.
• Empresas de e-commerce: Verifactu ofrece un control detallado de la facturación ante grandes volúmenes de transacciones, facilitando el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
• Empresas de servicios B2B: La interacción entre múltiples proveedores y clientes se simplifica, centralizando la información de la facturación y minimizando el riesgo de facturas duplicadas o perdidas.

Comparativa con sistemas similares en otros países

La implantación de sistemas de facturación electrónica y control tributario no es exclusiva de España. Países como Italia (con el Sistema di Interscambio), Portugal (con la e-Fatura) o países de Latinoamérica (como México con el CFDI) también han avanzado en esta línea. Comparativamente:

• México se ha convertido en uno de los referentes mundiales, al contar con un sistema de comprobantes fiscales digitales que lleva años en vigor y ha contribuido significativamente a la reducción del fraude.
• Italia implementó la factura electrónica obligatoria para el sector público y, con el tiempo, para el sector privado, logrando disminuir la evasión fiscal y mejorar la eficacia en la recaudación.
• Portugal cuenta con su propio sistema de facturas electrónicas que es obligatorio para las interacciones B2G (Business to Government), lo que favorece la transparencia en las contrataciones públicas.

Verifactu se inspira en las mejores prácticas de estos modelos, adaptándolas a la realidad española y estableciendo un marco de colaboración entre administración y sector privado.

Guía técnica detallada

Desde el punto de vista técnico, Verifactu requiere que las facturas se generen en formato compatible (por ejemplo, Facturae o PEPPOL), y se firmen digitalmente para certificar su autenticidad e integridad. Esto se logra utilizando certificados electrónicos reconocidos por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) u otras entidades acreditadas.

La comunicación con la Agencia Tributaria se realiza mediante web services o plataformas habilitadas para tal fin. Es fundamental que el software de facturación cuente con una API que permita intercambiar datos sin fricciones, minimizando el riesgo de error humano.

Consejos prácticos para la transición

• Anticipación: No esperes al último momento. Empieza a implementar la factura electrónica lo antes posible para evitar contratiempos.
• Formación continua: Mantén a tu equipo actualizado con cambios normativos y funciones nuevas de los programas de facturación.
• Automatización: Aprovecha la oportunidad para digitalizar otros procesos dentro de tu negocio, como la gestión de inventario o la contabilidad, a fin de mejorar la eficiencia global.
• Seguridad de la información: Asegúrate de contar con sistemas de respaldo y medidas de ciberseguridad para proteger los datos sensibles de tus clientes y de la empresa.

Impacto fiscal y económico

La implantación de Verifactu tiene un impacto significativo tanto en el ámbito fiscal como en el económico:

• Aumento de la recaudación fiscal: Al reducir las posibilidades de fraude y mejorar la transparencia, la Administración podrá recaudar de forma más eficiente, lo que se traduce en mayores recursos públicos.
• Reducción de la economía sumergida: Con un mayor control sobre la facturación, las transacciones opacas pierden margen de maniobra, promoviendo un mercado más justo.
• Impulso a la competitividad: La obligatoriedad de la digitalización puede suponer un impulso para que las empresas actualicen sus procesos, fomentando la innovación y la transformación digital.
• Posibles costes iniciales: Si bien la adaptación implica inversiones en tecnología y formación, a largo plazo los beneficios de la automatización y del ahorro en tiempo son superiores.

Aunque la adaptación pueda parecer compleja, la correcta implementación aporta importantes ventajas y prepara a autónomos y empresas para enfrentar con mayores garantías los desafíos de la era digital. La clave está en informarse, planificar con antelación y apoyarse en los recursos que ofrecen las diferentes instituciones para facilitar esta transición.

Cinco datos que podrían interesarte

Crecimiento de la factura electrónica en España: En 2023, el volumen de facturas electrónicas emitidas en el ámbito B2B en España superó los 460,3 millones, lo que representa un incremento del 35,39% respecto al año anterior.

Ahorro económico y medioambiental: El uso de la factura electrónica en 2023 contribuyó a un ahorro de más de 3.572 millones de euros en costes de gestión en el entorno B2B. Además, se evitó el uso de papel equivalente a 25.678 pinos, reflejando un impacto positivo en la sostenibilidad.

Adopción por tipo de empresa: Las pequeñas empresas lideraron la emisión de facturas electrónicas en 2023, representando el 36,17% del total, seguidas por las medianas empresas con un 27,48%. Las microempresas emitieron el 10,67% de las facturas electrónicas en el primer semestre de 2024.

Distribución geográfica: La Comunidad de Madrid encabezó la emisión de facturas electrónicas en 2023, con un 37,97% del total nacional, seguida de Cataluña (29,88%) y Andalucía (7,57%).

Impacto de la Ley Crea y Crece: La entrada en vigor de la Ley Crea y Crece ha impulsado la adopción de la factura electrónica, especialmente entre pymes y autónomos, quienes han acelerado su digitalización para cumplir con la nueva normativa.

Preguntas frecuentes sobre Verifactu

¿Cuándo será obligatorio Verifactu?

Verifactu será obligatorio a partir de 2024 para todas las empresas y autónomos que emitan facturas electrónicas y utilicen software de facturación. Los plazos concretos pueden variar según el tamaño de la empresa y su facturación anual.

¿Quién está exento de Verifactu?

Están exentos los autónomos y empresas que no estén obligados a emitir facturas electrónicas o que utilicen métodos manuales de facturación que no incluyan software.

¿Cuánto cuesta Verifactu?

El coste de implementación depende del software de facturación utilizado. Algunos programas ofrecen actualizaciones gratuitas, mientras que otros pueden requerir licencias o suscripciones adicionales. Además, hay ayudas como el Kit Digital para facilitar la transición.

¿Qué es Verifact?

Verifact es un sistema que asegura la autenticidad, trazabilidad e integridad de las facturas emitidas electrónicamente. Forma parte de las medidas incluidas en la Ley Antifraude para prevenir la evasión fiscal en España.

¿Cuándo será obligatoria la facturación electrónica en España?

La facturación electrónica será obligatoria para todas las empresas en operaciones B2B a partir de 2025. Los autónomos tendrán hasta 2026 para adaptarse, dependiendo de su facturación anual.

¿Qué es el código de verifi?

El código de Verifi (Verificador de Facturas) es un identificador único asignado a cada factura emitida bajo el sistema Verifactu. Garantiza su trazabilidad y facilita su control por parte de la Agencia Tributaria.

¿Qué pasa si no cumplo con Verifactu?

El incumplimiento de las obligaciones relacionadas con Verifactu puede conllevar sanciones económicas. Estas pueden variar según la gravedad de la infracción, desde multas por no usar software compatible hasta penalizaciones por no registrar las facturas correctamente.

¿Es obligatorio cambiar mi software de facturación?

Sí, si tu software actual no cumple con los requisitos técnicos establecidos por Verifactu. Deberás actualizarlo o adquirir un software que cumpla con la normativa.

¿Cómo afecta Verifactu a las pequeñas empresas y autónomos?

Para pequeñas empresas y autónomos, Verifactu implica la necesidad de actualizar su software de facturación y adaptarse a nuevos procedimientos. Sin embargo, también promete beneficios como una mayor eficiencia en la gestión fiscal y menos errores en la emisión de facturas.

¿Qué tipos de facturas están sujetas a Verifactu?

Todas las facturas emitidas electrónicamente están sujetas a Verifactu. Las facturas en papel o manuales no están directamente afectadas, aunque se recomienda la digitalización para facilitar la adaptación futura.