En este articulo verás:
Muchas empresas y autónomos guardan todos sus tickets y facturas, incluidos los gastos personales para cargarlos a la cuenta de la empresa. ¡Error!. Veamos como proceder con este tipo de gastos.
¿Qué son los gastos personales?
Se consideran "gastos personales" aquellos gastos que no guardan relación directa con el negocio.
Por lo tanto, no los debes tener en cuenta para el cálculo del beneficio.
Los gastos personales no son deducibles en el Impuesto de Sociedades.
LECTURA RECOMENDADA: ¿Qué hacer con los gastos deducibles de ejercicios anteriores?
Tampoco son deducibles las compras pagadas con tarjeta que no se recogen en una factura reglamentaria. Eso sí, estos gastos sí aparecen en la contabilidad y están vinculados a un movimiento de dinero que figura en la cuenta de la empresa.
Gastos de los socios cargados en la cuenta de la sociedad
Hay que tener mucho cuidado con estas acciones que, por cierto, son muy habituales, sobre todo en las sociedades.
La dinámica es la siguiente:
- Los gastos personales se abonan con una tarjeta de crédito que se utiliza de manera indiscriminada, tanto para necesidades de la empresa como privadas.
- Estos gastos de los socios cargados en la cuenta de la sociedad son movimientos bancarios que hay incluir en la contabilidad.
Entonces...
¿Cómo se justifican los gastos personales?
Lo primero, y más importante, es tener en cuenta cuáles son los gatos deducibles y cuáles no. Es decir, qué tickets son "válidos" y cuáles no.
Como te he comentado antes, no son deducibles en el Impuesto sobre Sociedades:
- Los gastos que no guarden relación con la empresa
- Las comprar pagadas con tarjeta que no se justifiquen con una factura reglamentaria.
En el momento de presentar el Impuesto de Sociedades, tendrás que hacer un ajuste positivo.
El ajuste positivo consiste en incrementar el beneficio en el mismo importe que suman los gastos no deducibles.
LECTURA RECOMENDADA: No olvides hacer los ajustes en el Impuesto de Sociedades
Vamos a analizarlo más detenidamente.
No todos los gastos pueden tener la misma consideración.
Lo más lógico, y prudente también, sería no mezclar el patrimonio personal con el empresarial.
Resultaría muy sencillo para la Agencia Tributaria comprobar los ajustes por gastos no deducibles y remitir un requerimiento de renta a los socios.
El ajuste por este tipo de gastos tan solo debería incluir:
- Multas y sanciones, donativos y liberalidades
- Exceso sobre los límites de amortizaciones y provisiones
- Retribución de fondos propios
- Contabilización del Impuesto de Sociedades
- Pérdidas de juego
- Dotaciones a planes internos de pensiones
- Operaciones realizadas con paraísos fiscales.
También se realizará el ajuste por el importe de los gastos no admitidos por la ley; es decir, por no cumplir con los requisitos legales exigidos a los comprobantes fiscales.
En resumen, guarda los tickets, sí. Pero incluye como gastos sólo aquellos relacionados con la actividad de la empresa.
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Gastos no deducibles al cierre del ejercicio contable
Al cerrar el ejercicio contable, has de tener en cuenta los gastos no deducibles.
Los gastos no deducibles aparecen en tu contabilidad, pero evidentemente no hay que tenerlos en cuenta para los cálculos fiscales y el Impuesto de Sociedades.
Son gastos que influyen en la cuenta corriente de la sociedad, pero que no se pueden incluir en las deducciones.
Por otro lado, algunos de esos gastos no deducibles, no sólo no cuentan sino que no deberían alterar las cuentas de la sociedad. Por ejemplo: salir de cena con un socio y pagar con la tarjeta de la empresa.
Ese gasto no suele "reponerse". Habría que ajustar las cantidades y eso modificaría los ingresos y un descuadre en las cuentas de la empresa.
Por si fuera poco, cuando uno de los miembros de la empresa utiliza dinero de la empresa para sus gastos privados, puede entenderse como una forma de retribución que no paga impuestos.
El socio percibe su nómina y la declara en su Impuesto sobre la Renta, pero no declara las cantidades a mayores que toma de la empresa para su uso personal.
A ojos de Hacienda, se trata de una conducta "poco deseable".
Al fin y al cabo sería una forma de retribución por la que no se están pagando impuestos y sí habría que declararlas a efectos fiscales y aplicar el IRF que corresponda.
LECTURA RECOMENDADA: ¿Se puede cargar en la cuenta de empresa la cuota de autónomo?
Uso fraudulento de la cuenta de empresa
Algunos empresarios que han constituido una sociedad limitada unipersonal, tienen la creencia errónea, de que pueden gastar el dinero de su empresa para cualquier fin, entre ellos, utilizar la cuenta de empresa para gastos personales.
OJO! Hay una Sentencia del Tribunal Supremo, 29 de diciembre 2014, que considera esta práctica como un delito de falsedad y apropiación indebida
LECTURA RECOMENDADA: El uso de la tarjeta VISA de empresa para gastos personales se considera apropiación indebida
Para considerar el uso de la cuenta de la sociedad para gastos privados de los socios como un delito de apropiación indebida y no como uno de administración desleal, deben darse 2 circunstancias:
- Que se realize de forma continuada.
- Que no exista gestión para liquidar o devolver estos fondos que se han destinado a usos ajenos a la actividad de la empresa.
Pocas bromas con esto... el TSJ confirmó una pena de 4 años y medio de cárcel!
La importancia del control de gastos en la empresa
Cómo ves, llevar un control de gastos de tu empresa es un proceso de gran importancia, no solo para poder deducir tus gastos, también para no cometer errores fatales que te lleven a una situación indeseable.
Es importante guardar de forma ordenada y precisa todos tus tickets y saber cuales son aquellos que están relacionados directamente con la actividad de tu empresa.
LECTURA RECOMENDADA: ¿Cuánto tiempo se deben guardar las facturas de una empresa?
Desde el primer día que pones en marcha tu negocio empiezas a tener gastos, gastos que podrás deducir, con el consiguiente impacto sobre la economía de tu negocio.
Créeme que llevar este proceso de forma "artesanal" es una locura. La mayoría de programas contables incluyen un módulo de control de gastos que optimiza este proceso y te ahorra mucho tiempo y dinero. Basta con introducir los datos de tus tickets.
Pero existe una opción aún mejor...
Me gustaría hablarte del módulo de control de gastos de Anfix.
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LECTURA RECOMENDADA: Tickets de gastos ¡tíralos a la basura
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