En este articulo verás:
Estamos de lleno en la era digital, pero los papeles siguen canibalizándonos espacio y tiempo en las empresa… sabes de lo que te hablo, ¿verdad?
Muchos de esos legajos son prescindibles, pero otros son lo que podríamos llamar: “legalmente exigibles”.
Pese a que esta expresión puede generar cierto desasosiego, no será necesario guardar estos documentos ad eternum, existe un límite legal de conservación.
- ¿Tengo la obligación de guardar las facturas en papel?
- ¿Durante cuánto tiempo estoy obligado a conservar mis facturas?
- ¿Hay excepciones que me obliguen a conservar determinadas facturas durante un periodo superior?
Vamos a resolver todas estas dudas.
¿Qué facturas debes conservar?
Se deben conservar todas las facturas que hayas emitido a terceros, así como aquellas que hayas recibido.
Las facturas forman parte de ese tipo de documentos exigibles legalmente. En algunos casos existirá también la obligación de guardar los albaranes junto con sus correspondientes facturas.
Indudablemente los programas de facturación y contabilidad nos facilitan la vida, gestionando de forma simple y eficaz la tarea de conservación y organización de facturas. Pero: ¿Qué pasa con aquellas facturas originales en papel?
¿Es obligatorio guardar las facturas en papel?
Al grano. La Agencia Tributaria nos dice lo siguiente:
“Los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos.”
Por tanto, no hay ninguna obligación de archivar en papel las facturas emitidas o recibidas electrónicamente.
¿Qué pasa con las facturas recibidas en papel?
El El artículo 7 de la Orden EHA/962/2007 nos dice que:
“Los obligados tributarios podrán proceder a la digitalización certificada de las facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros documentos que conserven en papel que tengan el carácter de originales.”
Por tanto, podrás deshacerte de las facturas en papel si estás en condiciones de garantizar al inspector que la copia digital es exacta a la original.
Para ello, este mismo artículo nos indica que se deberá utilizar un software de digitalización certificado por la Agencia tributaria.
Estés empezando o tengas ya un volumen importante de facturación, te va a compensar con creces implementar un sistema de certificación digitalizada.
Anfix está homologado como software para la digitalización certificada por la Agencia Tributaria desde el 27/10/2015.
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¿Durante cuánto tiempo tiempo tengo la obligación de conservar las facturas?
Veamos nuevamente lo que nos dice la normativa al respecto.
Normativa sobre la conservación de facturas
El Código de Comercio establece que:
“los comerciantes conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante 6 años a partir del último asiento realizado en los libros”.
Por lo tanto, toda empresa debe atenerse a esta norma, tanto si se trata de un negocio en funcionamiento como si hablamos de una empresa sin actividad o disuelta.
Esto a pesar de que el plazo de prescripción a efectos tributarios es de 4 años, a contar desde la fecha de presentación del impuesto.
Tomemos como ejemplo la declaración de la Renta:
En 2018 podrán revisar las declaraciones presentadas cuatro años para atrás; es decir, en 2014. Pero la Renta que se presentó en 2014 fue la correspondiente al ejercicio 2013, por lo que, en realidad, tendremos que conservar la documentación relativa al impuesto de cinco años hacia atrás. Esto a efectos fiscales, no mercantiles.
¿Hay excepciones que me obliguen a conservar determinadas facturas durante un periodo superior?
Así es, existen excepciones que pueden obligarnos a conservar nuestras facturas durante un periodo superior al indicado anteriormente:
Las facturas de inmovilizado no podrán destruirse mientras se estén practicando amortizaciones.
Del mismo modo, los sujetos pasivos del Impuesto sobre Sociedades deben atenerse a un plazo más amplio si están aplicando compensación de bases imponibles negativas.
El plazo de compensación es de 10 años desde que se produce el resultado negativo, tal y como establece el Artículo 26 de la Ley 27/2014, de 27 de noviembre, del Impuesto sobre Sociedades.
Eso implica que la empresa tendrá que justificar documentalmente el origen de ese resultado en todos los ejercicios en los que aplica la compensación, siempre y cuando la Agencia Tributaria se lo requiera.
En caso de recibir un requerimiento de Hacienda, pueden exigirnos la presentación de los libros-registro y de las facturas originales que les sirven de soporte.
Hay que tener en cuenta que la práctica de deducciones está siempre condicionada a que el contribuyente disponga del justificante físico del gasto. De lo contrario, la administración podrá practicar una liquidación complementaria y hacernos pagar aquello que hemos deducido sin derecho.
Espero que esta entrada te haya resultado práctica y no dudes en contactar con nosotros si te estás planteando utilizar un software de digitalización certificada.
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