La digitalización de procesos es una tendencia que ha transformado la manera en que se llevan a cabo las operaciones comerciales. Una de las áreas donde esto es especialmente evidente es en la gestión de facturación. Con la creciente adopción de tecnologías digitales, surgen términos como factura electrónica y factura en PDF. ¿Pero son lo mismo?
Lo cierto es que no. Enviar una factura en PDF a un cliente no es igual a enviar una factura electrónica. Existen diferencias importantes entre una y otra que vamos a ver a continuación.
La factura electrónica representa una evolución significativa en la forma en que se emiten y procesan las facturas. A diferencia de las tradicionales facturas en papel, las facturas electrónicas son documentos digitales que siguen un formato estructurado, definido por estándares específicos como XML o UBL.
Este formato estructurado permite que los datos de la factura se presenten de manera uniforme y que sean fácilmente interpretables por sistemas informáticos de la AEAT.
La factura electrónica será obligatoria para empresas de más de ocho millones de euros de facturación a partir de mediados de 2025. Así que, de momento, aún no sabemos cuáles van a ser los requisitos específicos de la misma.
La factura electrónica ofrece una serie de beneficios tanto para emisores como para receptores:
1. Interoperabilidad: debido a su formato estructurado, las facturas electrónicas son altamente interoperables, lo que significa que pueden ser compartidas y procesadas por una variedad de sistemas informáticos de manera eficiente. Esto facilita la integración con sistemas de gestión empresarial y la automatización de procesos.
2. Automatización y eficiencia: al ser procesadas automáticamente por sistemas informáticos, las facturas electrónicas permiten una mayor automatización de procesos, lo que a su vez mejora la eficiencia en la gestión de facturación y contabilidad. Esto reduce la necesidad de trabajo manual y disminuye el riesgo de errores humanos.
3. Ahorro de costes y tiempo: al eliminar la necesidad de imprimir, enviar y almacenar facturas en papel, las facturas electrónicas pueden generar ahorros significativos en costes y tiempo para las empresas. Además, al acelerar el proceso de facturación y pago, las organizaciones pueden mejorar su flujo de efectivo y optimizar su ciclo de ingresos.
Si bien una factura en PDF también es un documento digital, difiere significativamente de una factura electrónica en términos de formato y funcionalidad.
Una factura en PDF es simplemente una imagen estática del documento original, lo que significa que los datos no están estructurados de manera que puedan ser fácilmente procesados por sistemas informáticos.
Las facturas en PDF presentan varias limitaciones en comparación con las facturas electrónicas:
1. Falta de estructura: al carecer de un formato estructurado, los datos en una factura en PDF no pueden ser procesados automáticamente por sistemas informáticos. Esto puede resultar en la necesidad de extraer manualmente la información de la factura, lo que consume tiempo y aumenta el riesgo de errores.
2. Interoperabilidad limitada: aunque las facturas en PDF son ampliamente utilizadas y pueden ser compartidas fácilmente por correo electrónico o almacenadas en sistemas de gestión documental, su interoperabilidad con otros sistemas empresariales puede ser limitada. .
3. Menor automatización: debido a su falta de estructura y capacidad limitada para ser procesadas automáticamente, las facturas en PDF requieren más trabajo manual para su procesamiento. Esto puede resultar en una menor eficiencia operativa y mayores costos administrativos a largo plazo.
En definitiva, la facturas en PDF son una buena solución momentánea ya que permiten almacenar fácilmente estos archivos, evitar el uso de papel y enviarlas fácilmente a los clientes por correo.
Sin embargo, tienen fecha de caducidad ya que, a mediados de 2025, entrará en vigor la factura electrónica obligatoria que deberá cumplir una serie de requisitos técnicos. Por lo tanto, debemos ir preparándonos para este nuevo modelo de trabajo.
Eva Fernández
Periodista con más de 10 años de experiencia en marketing digital y, en especial, en la generación de contenidos para marcas de diferentes sectores. De la mano de Anfix y con mi propia experiencia emprendiendo como freelance, he aprendido mucho en los últimos años sobre gestión del negocio, finanzas y productividad.