¿Qué son los libros contables y las cuentas anuales?

Las personas jurídicas que realizan una actividad empresarial deben legalizar los Libros de Contabilidad y presentar sus Cuentas Anuales en el Registro Mercantil de la provincia en que radique su domicilio social.

LECTURA RECOMENDADA: ¿Cómo presentar las cuentas anuales a través de internet? Depósito digital del Registro Mercantil.

Estas dos obligaciones no recaen sobre todos los empresarios que deben llevar contabilidad si no que sólo atañe a las sociedades y otras entidades, pero no a las personas físicas.

A modo de recordatorio, existen 3 entes jurídicos en relación a los negocios:

1. Personas físicas (autónomos) acogidas al Sistema de Módulos o Estimación Directa Simplificada.

• No tienen que llevar contabilidad.
• No tienen que legalizar libros de contabilidad.
• No tienen que presentar cuentas anuales.

2. Personas físicas (autónomos) en Estimación Directa normal.

• Si tienen que llevar contabilidad.
• No tienen que legalizar libros contables.
• No tienen que presentar cuentas anuales.

3. Personas jurídicas (sociedades de cualquier tipo y otras entidades).

• Si tienen que llevar contabilidad
• Si tienen que legalizar los libros de contabilidad
• Si tienen que depositar las cuentas anuales

Te voy a contar primero varias ideas que, aunque sean un poco "áridas", entiendo que son importantes en esta materia.

Después te explicaré como se maneja todo esto en la práctica.

Empezamos:

1. Libros de contabilidad

Libros de contabilidad obligatorios

Los libros que los empresarios deben elaborar obligatoriamente, y que abarcarán un ejercicio completo, son:

• Libro Diario. En él figuran todas las operaciones que ha realizado la empresa durante el ejercicio ordenadas por fechas. Contiene, pues, todos los asientos contables que se han generado durante el ejercicio.
• Libro de Inventario y Cuentas Anuales. En él constan Balance de Situación, Pérdidas y Ganancias y Balances de Sumas y Saldos trimestrales.

Libros de contabilidad voluntarios

Las empresas podrán llevar cualquier otro libro auxiliar que estimen conveniente.

De esta naturaleza el que siempre se utiliza es el Libro Mayor. En él figuran cada una de las cuentas contables que se han usado al hacer los asientos con los importes que se han anotado en cada una y el saldo resultante.

Así, en la cuenta correspondiente al "Cliente X", por poner un ejemplo, aparecerán cada una de las cantidades que se le han vendido (en el debe), los distintos importes que nos ha pagado (en el haber) y el saldo de la cuenta.

Legalización de libros

Una vez cerrado el ejercicio, los libros de contabilidad obligatorios hay que legalizarlos en el Registro Mercantil de la provincia en la que tiene su domicilio la sociedad.

La presentación ha de hacerse por vía telemática y el plazo es de 4 meses.

Si quieres ampliar información:

• Quién tiene que presentar los libros contables
• ¿Qué ocurre si no legalizo los libros contables?
  
• Pasos para legalizar los libros anuales en el Registro Mercantil

2. Cuentas Anuales

Cerrado el ejercicio los administradores de la sociedad deben elaborar las cuentas anuales, convocar una asamblea para que las aprueben los socios y, después, presentarlas en el Registro Mercantil.

Clases de cuentas anuales

Existen tres clases de cuentas anuales:

1. Normales
2. Abreviadas
3. Pymes

Lógicamente, las normales son las más extensas y las pymes las que menos.

La sociedad las deberá presentar de un tipo u otro si supera los límites que la ley establece para cada una de ellas.

Estas magnitudes son: total activo, cifra de negocio y número de trabajadores.

Plazo y forma de presentación

El depósito de las cuentas anuales debe hacerse en el Registro Mercantil en el plazo de un mes desde la fecha de su aprobación por la asamblea.

La ley estable que las cuentas deberán ser aprobadas por la asamblea de socios en los seis primeros meses del año, por lo que a partir de la fecha de celebración de esa asamblea comenzará a contar el plazo para su depósito.

Tendrá lugar por vía telemática y el número de documentos que lo integran va a depender de las características de la entidad.

En el caso de las pymes deberá incluir los siguientes documentos:

• Hoja identificativa.
• Certificado de aprobación de cuentas.
• Balances de situación y de pérdidas y ganancias.
• Memoria.
• Declaración negativa de medio ambiente.
• Operaciones con acciones o participaciones propias

Cómo se aplica toda esta operativa en la práctica

En la práctica todo es algo menos complejo de lo que parece al leerlo.

Ten en cuenta que tanto los libros contables como las cuentas anuales son una consecuencia de la contabilidad que ya se ha elaborando. Ambos se extraen de ella.

En el día a día de las empresas no es lo habitual que la contabilidad esté terminada justo el mismo día que acaba el año, porque normalmente hay documentación que tarda más días en llegar, a veces aún falta por determinar a que corresponden algunas partidas o queda por cuadrar una o varias cuentas.

Pero cuando todo esto se ultima, hay tiempo suficiente para presentar los libros y elaborar las cuentas porque el programa informático hace la mayor parte del trabajo.

Sólo hay que darle la orden para obtener tanto el libro diario como el de inventarios y cuentas anuales.

Y muchas de las aplicaciones contienen también los modelos de impuestos normalizados que hay que presentar en el Registro Mercantil.

Con esto, el cumplimiento de estas obligaciones no conlleva el empleo de demasiado tiempo, porque se trata de sacar una serie de informes y realizar los trámites pertinentes en el registro.

Ventajas que supone la presentación de las Cuentas Anuales

El Registro Mercantil funciona como los demás registros (el de la propiedad, por ejemplo): todos son públicos, de forma que cualquier persona puede ir a ellos y solicitar información de su contenido.

Es decir, quien esté interesado puede acceder a las cuentas presentadas por cualquier entidad y obtener una copia incluso.

Esto supone que cualquiera puede ver la contabilidad de una sociedad. De la que quiera.

Sorprendente ¿verdad?

Es una posibilidad que bastante gente desconoce y que es muy útil: puedes conocer, por poner un ejemplo, el volumen de ventas de las empresas de tu sector, su nivel de endeudamiento o los resultados que han obtenido en los últimos años.

LECTURA RECOMENDADA: Claves para analizar tu cuenta de resultados.

El registro cobra una cantidad por cada informe, claro, pero ¿hay algo gratis en la vida?.

3. Libros de IVA

Hemos estado hablando todo el tiempo de contabilidad y de libros contables. Sin embargo, no quisiera terminar este bloque sin hacer mención a los libros de IVA.

Todos los sujetos pasivos del Impuesto sobre el Valor Añadido están obligados a llevar los siguientes libros:

• Libro registro de facturas emitidas.
• Libro registro de facturas recibidas.
• Libro registro de bienes de inversión.

Estos libros son completamente diferentes a los que hemos visto antes. Consisten, básicamente, en una relación de facturas con mención de una serie de datos (número, fecha, datos del cliente, base impoble, tipo de iva, total, ...).

Lo normal es que los programas de contabilidad los vayan elaborando, también, conforme se van introduciendo los asientos.

Pero, en este sentido, llamo tu atención sobre dos puntos:

1. No tienen nada tienen que ver con los libros de contabilidad y, por lo tanto, no tienen que ser legalizados en el Registro Mercantil ni en ningún otro sitio.
2. Están obligados a llevarlos todos los sujetos pasivos de IVA, lo cual es completamente independiente de la obligación de llevar contabilidad.

Breve resumen de lo visto en este post....

• Los libros de contabilidad obligatorios son el Libro Diario y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. Ambos hay que presentarlos en el Registro Mercantil para su legalización en el plazo de cuatro meses desde la fecha de cierre del ejercicio social.
• Las sociedades mercantiles están obligadas, además, a presentar sus Cuentas Anuales e el plazo de un mes desde su aprobación.
• El Registro Mercantil es público, lo que implica que cualquiera puede obtener de él cualquier información que contenga (por ejemplo, las cuentas anuales presentadas por cualquier entidad).
• Cualquier sujeto pasivo de IVA, independientemente de si es persona física o jurídica, está obligado a llevar los Libros Registro que requiere la normativa de este impuesto. Esta obligación es total y absolutamente independiente de la de la llevanza de la contabilidad.

Capítulos de la guía

• Capítulo 0. Introducción: Guía de contabilidad básica para autónomos y pymes. 
• Capítulo 1. ¿Qué es la contabilidad y para qué sirve?
• Capítulo 2. El Plan General Contable.
• Capítulo 3. ¿Qué son los libros contables y las cuentas anuales?
• Capítulo 4. ¿Cómo llevar la contabilidad de una empresa? (en la práctica)