La factura electrónica: todo lo que necesitas saber [actualizado]

La digitalización de la gestión de la empresa sigue avanzando paso a paso. La factura electrónica será obligatoria a partir de 2025 para las grandes empresas españolas y a partir de 2026 para las pequeñas (menos de 8 millones de euros de facturación).

 Pero ¿qué implica exactamente esta obligación? ¿A quién afecta? ¿Cuáles son los plazos y sanciones?

En este artículo, despejaré todas tus dudas sobre la facturación electrónica, explicando en detalle sus ventajas, requisitos y cómo adaptarte sin contratiempos.

¿Qué es la factura electrónica?

Una factura electrónica es igual a una factura “tradicional” pero con la particularidad de que se emite, recibe y almacena electrónicamente.

Su validez jurídica está garantizada siempre que cumpla con ciertos requisitos, como el uso de un formato estructurado y la autenticidad de su origen mediante firma digital o sistemas de intercambio homologados.

El motivo principal por el que se ha decidido hacerla obligatoria es la lucha contra el fraude fiscal y la evasión de impuestos.

Con la digitalización de las facturas, la Agencia Tributaria puede tener un mayor control sobre las transacciones comerciales, reduciendo la posibilidad de facturas falsas o ingresos no declarados.

Además, esta medida busca mejorar la eficiencia administrativa, reducir costes y simplificar la contabilidad de autónomos y empresas.

La factura electrónica será obligatoria

El uso de la factura electrónica es una de las medidas aprobadas en el marco de La Ley de Creación y Crecimiento empresarial, más conocida com Ley Crea y Crece, una norma que salió a la luz en septiembre de 2022. Esta, entre otras cosas, busca avanzar en la digitalización de las transacciones entre empresarios y profesionales. 

En junio de 2023 se publicó el borrador de proyecto de Real Decreto con el que se desarrolla esta ley con lo que tiene que ver con la factura electrónica. 

¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?

El proceso de implantación de la factura electrónica obligatoria se está desarrollando en fases. La normativa de referencia es la Ley Crea y Crece, publicada en 2022, que establece los plazos para la obligatoriedad de la facturación electrónica en el ámbito empresarial. Según esta ley:

• Empresas con una facturación superior a 8 millones de euros: Deberán implementar la facturación electrónica en un plazo de 12 meses desde la aprobación del desarrollo reglamentario.
• Empresas y autónomos con una facturación inferior a 8 millones de euros: Tendrán 24 meses desde la publicación del reglamento para adaptarse a la nueva normativa.

Los plazos mínimos estimados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) sitúan la implementación de la factura electrónica para empresas de más de 8 millones de euros alrededor de mediados de 2025.

Por otro lado, para las empresas con una facturación inferior, se prevé que esta medida entre en vigor alrededor de mediados de 2026.

Por lo tanto, ahora mismo se estima que la factura electrónica será obligatoria:

• A mediados de 2025 para empresas con más de 8 millones de euros de facturación. 
• A mediados de 2026 para empresas con menos de 8 millones de euros de facturación. 

Ventajas de la factura electrónica

La implementación de la factura electrónica obligatoria tiene como principal propósito reducir la morosidad, una de las principales razones detrás de los desafíos de liquidez y rentabilidad que enfrentan numerosas empresas, especialmente las pequeñas y medianas.

Este cambio hacia el formato digital asegura una mejor trazabilidad y gestión de pagos entre empresas y profesionales.

Pero, además, la factura electrónica ofrece muchas ventajas para las empresas:

• Reduce los costes que implica la emisión de dicho documento en papel.
• Aligera el tráfico de la facturación.
• Permite automatizar la facturación.
• Facilita las transacciones económicas.
• Reduce las cargas administrativas.
• Incrementa la seguridad jurídica en el tráfico económico.
• Elimina los tickets.
• Reduce el error humano.
• Facilita un acceso rápido y ágil a las facturas almacenadas.
• Reduce el espacio necesario para su almacenamiento.
• Contribuye a la digitalización de la economía y el tejido empresarial.
• Reduce el impacto ambiental del negocio.

¿Quién está obligado a presentar la factura electrónica?

La Ley Crea y Crece establece la generalización del uso de la facturación electrónica en transacciones entre empresas y profesionales. Esto implica que tanto las empresas como los profesionales autónomos estarán obligados a emitir facturas electrónicas en sus interacciones con otros negocios y profesionales.

Dentro de un plazo aproximado de dos años desde la aprobación del reglamento de la Ley Crea y Crece, todas las entidades del sector privado español deberán adoptar la facturación electrónica obligatoria en sus relaciones B2B. Por lo tanto, por el momento, esta obligación no se aplicará a las transacciones con consumidores o clientes finales (B2C).

Sin embargo, hay una excepción importante: esta obligación no será exigible cuando una de las partes no tenga su sede de actividad económica en España, ni cuente con un establecimiento permanente al cual se dirija la facturación, o en su defecto, no tenga su domicilio o residencia habitual en España.

Si eres autónomo o tienes una empresa, es importante que no esperes hasta el último momento para implementar la facturación electrónica. La adaptación puede requerir cambios en tu software de gestión y formación para entender el nuevo sistema.

¿Cómo habrá que emitir una e-factura?

La emisión de facturas electrónicas requerirá el uso de un programa homologado por la AEAT; es decir, un software específicamente diseñado y autorizado para este propósito por las autoridades tributarias.

Estos programas deben cumplir con estándares y requisitos técnicos establecidos para garantizar la validez legal y la integridad de las facturas emitidas.

Utilizar programas homologados garantiza que las facturas electrónicas cumplan con los estándares legales y técnicos establecidos por la normativa, lo que contribuye a la prevención del fraude fiscal y facilita la supervisión y el control por parte de las autoridades tributarias.

Ahora mismo sabemos que para que una factura electrónica sea legalmente válida, debe cumplir con ciertos requisitos:

• Formato estructurado: Debe generarse en un formato digital que permita su procesamiento automático, como Facturae, UBL o XML.
• Autenticidad y seguridad: Se debe garantizar la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido mediante firma electrónica avanzada, sello digital o sistemas de intercambio de datos homologados.
• Contenido obligatorio: Debe incluir los mismos datos que una factura en papel: datos fiscales del emisor y receptor, número de factura, fecha de emisión, concepto, base imponible, impuestos aplicados y total a pagar.
• Plataformas de envío: Se deberán utilizar plataformas certificadas o el sistema que la Agencia Tributaria determine como válido.

Es importante mencionar que la ley prevé la creación de un sistema de facturación electrónica interconectado para garantizar la trazabilidad y seguridad en el intercambio de facturas entre empresas.

En Anfix, te garantizamos que estaremos listos y adaptados cuando llegue el momento.

Obligaciones del emisor de la factura electrónica

Aunque todavía no están claros cuáles van a ser los requisitos técnicos para la nueva factura electrónica, el emisor tiene que cumplir con una serie de obligaciones:

• Obtener el consentimiento del receptor para recibir la factura en este formato.
• Crear la factura con una solución tecnológica e incluir todos los datos necesarios.
• Garantizar la legibilidad de la misma.
• Asegurar el acceso al documento (visualización, búsqueda, copia, descarga…).
• Conservar los datos de la factura.
• Contabilizarla en la contabilidad.
• Garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad. 
• Presentar una firma electrónica válida y reconocida.
• Enviar la factura de forma telemática.

Obligaciones del receptor de la factura electrónica

Del mismo modo, el que destinatario de la factura tiene cumplir con una serie de requisitos antes de aceptar como válida dicha factura:

• Asegurarse de que la factura cumple con los requisitos mínimos.
• Asegurarse de la legibilidad del documento.
• Contabilizarla y anotarla en los registros necesarios. 

¿Qué pasa si no cumples con la obligación de facturar electrónicamente?

No cumplir con la facturación electrónica obligatoria puede acarrear sanciones económicas significativas.

Aunque todavía no se han detallado las multas exactas, la Ley Crea y Crece establece que las empresas que no emitan facturas electrónicas conforme a la normativa podrán enfrentarse a:

• Multas económicas: Se prevén sanciones de hasta 10.000 euros por el incumplimiento de esta obligación.
• Problemas en las relaciones comerciales: Si tus clientes exigen facturas electrónicas y no puedes proporcionarlas, podrías perder oportunidades de negocio.
• Retrasos en los pagos: En muchos casos, la facturación electrónica facilitará pagos más rápidos, por lo que no adaptarse puede afectar a tu flujo de caja.

Dado este escenario, es recomendable tomar medidas cuanto antes para evitar problemas futuros.

¿Cómo puedes adaptarte a la facturación electrónica?

Si aún no has empezado a preparar tu empresa o negocio para la facturación electrónica, estos pasos pueden ayudarte a hacerlo de manera efectiva:

• Elige un software de facturación electrónica: Existen numerosas opciones en el mercado que cumplen con los requisitos legales. Asegúrate de que la solución elegida permita la emisión, recepción y almacenamiento seguro de facturas electrónicas.
• Obtén un certificado digital: Necesitarás un certificado digital para garantizar la autenticidad de las facturas emitidas.
• Forma a tu equipo: Si tienes empleados encargados de la facturación, asegúrate de que entienden el nuevo sistema.
• Adapta tu contabilidad: Es posible que necesites cambios en tus procesos administrativos para adaptarte a la nueva forma de facturación.
• Revisa la normativa actualizada: Mantente informado sobre las actualizaciones del reglamento para asegurarte de cumplir con todas las exigencias legales.

La facturación electrónica obligatoria es un paso más hacia la modernización y digitalización de la gestión empresarial. Aunque el cambio puede parecer un desafío al principio, su implementación traerá consigo mayor eficiencia, seguridad y reducción de costes en la gestión contable.

Si eres autónomo o tienes una empresa, es crucial que empieces a prepararte cuanto antes para evitar sanciones y aprovechar las ventajas de este nuevo sistema.

En los próximos meses, es probable que el reglamento de desarrollo establezca con mayor claridad todos los detalles de la aplicación de esta medida. Hasta entonces, lo más recomendable es anticiparse y adoptar soluciones de facturación electrónica cuanto antes.

¿Una factura electrónica es lo mismo que una factura en pdf?

No, una factura digital no tiene porqué ser una factura electrónica. Para que sea considerada una factura electrónica como tal y con validez legal, ésta debe estar firmada electrónicamente (con un certificado electrónico reconocido).

Con todo esto, queremos transmitir un mensaje de calma. Todavía tienes tiempo para adaptarte al nuevo sistema de facturación electrónica. Utiliza estos meses para buscar opciones y encontrar el programa que mejor se adapta a tus necesidades. 

Sistema Verifactu obligatorio 

Parece que la factura electrónica ha acaparado una gran parte de la atención pero no debemos olvidarnos de Verifactu, otro sistema que será obligatorio y que también cambiará la forma en la que hacemos la facturación. 

Verifactu es una solución automatizada para el envío recurrente de facturas a la AEAT, especialmente dirigida a empresas con una facturación inferior a 6 millones de euros. 

Plazos para Verifactu

Actualmente, aún no se ha aprobado la orden ministerial que dará inicio a la obligatoriedad de Verifactu. Sin embargo, una vez que se apruebe y se publiquen los requisitos técnicos, se otorgará un período de 9 meses para que las empresas se adapten y desarrollen sus sistemas. 

Después de estos 9 meses, se espera que Verifactu sea obligatorio para las empresas con una facturación inferior a 6 millones de euros, con un período de implementación adicional de 3 meses.

En resumen, las fechas exactas aún no se han confirmado debido a la falta de aprobación de las ordenanzas pertinentes. Aún así, según las estimaciones de la propia AEAT, los autónomos y las empresas aún tienen tiempo para adaptarse a este cambio y buscar la mejor solución para su negocio. 

Si, mientras tanto, quieres probar Anfix gratis durante 15 días puedes hacerlo a través de este enlace. Llegado el momento estaremos adaptados a los requisitos de la factura electrónica y estamos pendientes e informándote de cualquier novedad o actualización al respecto.

Estadísticas relevantes

Crecimiento en la adopción de la factura electrónica

En 2023, España experimentó un incremento del 35,39% en el uso de la factura electrónica en el ámbito B2B, con más de 460,3 millones de facturas emitidas.

Preparación de las pymes españolas

A pesar de la inminente obligatoriedad, el 79% de las pymes en España no están preparadas para adoptar la factura electrónica, y el 86% aún no la utiliza en sus transacciones comerciales.

Beneficios electrónicos de la factura electrónica

La implementación de la factura electrónica puede generar un ahorro de entre el 60% y el 80% en el proceso de facturación, al eliminar costes de impresión, envío postal y almacenamiento físico.

Reducción de errores humanos

La automatización de la facturación mediante sistemas electrónicos disminuye significativamente los errores humanos, mejorando la precisión y eficiencia en la gestión financiera de las empresas.

Impacto ambiental positivo

La adopción de la factura electrónica contribuye a la sostenibilidad ambiental al reducir el consumo de papel y las emisiones asociadas a la producción y transporte de documentos físicos.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Cuándo va a ser obligatoria la factura electrónica?

La obligación de facturación electrónica se implementará en dos fases:

• Empresas con una facturación superior a 8 millones de euros: deberán adoptar la factura electrónica en un plazo de 12 meses desde la publicación del reglamento definitivo.
• Empresas y autónomos con una facturación inferior a 8 millones de euros: tendrán 24 meses para adaptarse tras la publicación del reglamento.

Se prevé que la obligatoriedad entre en vigor progresivamente entre 2025 y 2026, aunque las fechas exactas dependen de la aprobación del reglamento de desarrollo de la Ley Crea y Crece.

¿Quién está obligado a emitir una factura electrónica?

Todas las empresas y autónomos que realicen transacciones comerciales estarán obligados a emitir facturas electrónicas cuando se realicen operaciones entre profesionales o empresas (B2B).

Sin embargo, los particulares no están obligados a emitir facturas electrónicas, aunque pueden recibirlas si así lo requieren.

¿Cuándo no es obligatorio emitir una factura electrónica?

No es obligatorio emitir factura en los siguientes casos:

• Cuando la operación está exenta de facturación, por ejemplo, determinadas operaciones de pequeño comercio o servicios de hostelería.
• Cuando el cliente es un particular, salvo en casos específicos donde se exija factura (por ejemplo, compras con garantía o importes superiores a 400€ en algunos sectores).
• Casos de excepciones fiscales, regulados por la normativa vigente.

En cualquier caso, si el cliente solicita una factura, se debe proporcionar, aunque no necesariamente en formato electrónico si es un particular.

¿Qué pasa si no facturo electrónicamente?

No cumplir con la obligatoriedad de la facturación electrónica puede derivar en sanciones económicas. Se prevén multas de hasta 10.000 euros para aquellos que no emitan facturas electrónicas conforme a la normativa.

Además, pueden surgir otros problemas como:

• Imposibilidad de operar con otras empresas que exijan factura electrónica.
• Problemas con la Agencia Tributaria, lo que podría derivar en revisiones o inspecciones fiscales.
• Retrasos en los pagos si tus clientes requieren facturación electrónica para procesar el cobro.

¿Qué requisitos debe cumplir una factura electrónica válida?

Para que una factura electrónica tenga validez legal, debe cumplir con los siguientes requisitos:

• Estar en un formato estructurado (Facturae, XML, UBL, etc.).
• Incluir todos los datos obligatorios de una factura (NIF, fecha, importe, impuestos, etc.).
• Garantizar su autenticidad e integridad, lo que se logra mediante firma electrónica o sistemas de intercambio validados.
• Ser enviada a través de una plataforma certificada o un sistema autorizado por la Agencia Tributaria.

¿Se pueden seguir emitiendo facturas en papel?

En transacciones entre empresas y autónomos (B2B), la factura electrónica reemplazará totalmente a la factura en papel. Sin embargo, para clientes particulares, se podrá seguir emitiendo facturas en papel si así lo requieren, salvo que la ley establezca lo contrario en un futuro.

¿Cómo puedo empezar a emitir facturas electrónicas?

Para adaptarte a la facturación electrónica, sigue estos pasos:

• Elige un software de facturación electrónica que cumpla con la normativa vigente.
• Obtén un certificado digital para firmar electrónicamente las facturas.
• Configura tu sistema de facturación y verifica que genera documentos en el formato adecuado.
• Familiarízate con las plataformas de envío aceptadas por la Agencia Tributaria.
• Capacita a tu equipo o asesórate con un experto en caso de dudas.

¿Qué ventajas tiene la factura electrónica para mi negocio?

Adoptar la factura electrónica trae múltiples beneficios, entre ellos:

• Ahorro de costes en papel, impresión y almacenamiento.
• Mayor seguridad en la gestión de documentos.
• Automatización y rapidez en la contabilidad y cobros.
• Menos errores humanos, reduciendo riesgos fiscales.
• Cumplimiento normativo, evitando sanciones.

Además, mejora la relación con clientes y proveedores al facilitar la trazabilidad de las transacciones.

¿Las facturas electrónicas deben guardarse por un tiempo determinado?

Sí, la legislación obliga a conservar las facturas electrónicas durante al menos 6 años, en caso de inspección tributaria o auditoría. Lo recomendable es almacenarlas en un sistema seguro que permita recuperarlas fácilmente.

¿Existen ayudas o subvenciones para la digitalización y facturación electrónica?

Sí, existen programas de ayuda como el Kit Digital, promovido por el Gobierno, que ofrece subvenciones a autónomos y pequeñas empresas para adoptar soluciones digitales, incluyendo software de facturación electrónica. Es recomendable consultar en organismos oficiales sobre posibles ayudas vigentes.

Capítulos de la guía

• Capítulo 0: Introducción: Cómo hacer las facturas de tu negocio
• Capítulo 1: ¿Qué es una factura y para qué sirve?
• Capítulo 2: Elementos obligatorios y opcionales en las facturas
• Capítulo 3: Tipos de facturas: ¿en qué se diferencian?
• Capítulo 4: 9 errores típicos a evitar cuando haces facturas
• Capítulo 5: ¿Qué es una factura electrónica?
• Capítulo 6: El IVA en las facturas