¿Cómo llevar la contabilidad de una empresa? (en la práctica)

Muchos nuevos emprendedores y empresarios se hacen la misma pregunta: en la práctica, ¿cómo se elabora la contabilidad de una empresa?

Daré una respuesta sencilla:

La contabilidad se elabora mediante la mecanización de asientos contables.

Me explico.

Desde hace bastante tiempo la contabilidad se lleva con programas informáticos y a día de hoy sería impensable hacerlo de otro modo.

Con cualquiera de ellos solo tienes que pulsar una tecla para obtener un balance a una fecha concreta, saber lo que te debía un cliente el año pasado o ver cuál es el beneficio de la actividad a día de hoy.

Pero, lógicamente, para que un programa te muestre una información de una manera determinada antes ha habido que introducirle esa información.

¿Y cómo se hace eso? Mediante los asientos contables.

Contabilizar consiste, básicamente, en eso: en hacer asientos contables. Uno detrás de otro.

Hay que hacer también otras cosas, claro, pero el grueso del trabajo suele ser introducir los asientos que correspondan en el programa que se utilice.

Pero vayamos por partes.

Lectura recomendada: Introducción a la contabilidad de una empresa.

¿Qué operaciones son las que hay que contabilizar?

Todas las operaciones que realice la empresa. Por ejemplo:

• Compras y gastos.
• Ventas e ingresos.
• Adquisiciones y ventas de activos.
• Sueldos y seguridad social.
• Liquidaciones de impuestos.
• Préstamos y otras deudas.
• Concesión de subvención.
• Inversiones financieras.
• Entregas y recepciones de pagarés, letras de cambio o cualquier otro efecto.
• Todos los movimientos bancarios.
• Todos los movimientos de efectivo.

En general, cualquier hecho de trascendencia económica así como su cobro o pago.

¿Qué se necesita para llevar la contabilidad?

Básicamente, para llevar la contabilidad se necesita: un programa contable y los justificantes de las operaciones. Y, como es obvio, una persona que maneje las dos cosas.

1. El programa contable

Es la herramienta de trabajo, por lo tanto su elección es clave.

Hay muchos en el mercado y si bien lo básico y fundamental lo tienen todos, existen también muchas diferencias entre unos y otros.

Desde mi punto de vista la clasificación más importante que se puede hacer en este sentido es la siguiente:

• Programas que compras e instalas en tu ordenador.
• Programas que usas por un precio mensual y que están en la nube.

Los primeros son los programas de toda la vida: tu los tienes en tu ordenador, los vas actualizando, haces tus copias de seguridad,...

Los segundos son relativamete recientes pero han venido para quedarse y pronto terminarán sustituyendo a los otros.

Lo digo porque las ventajas que conlleva trabajar con un programa de contabilidad en la nube son importantes. Destaco estas dos:

1. Sólo necesitas un terminal cualquiera y una conexión a Internet para trabajar, lo que permite la deslocalización tan valorada hoy día.
2. Al ser tecnología en la nube, te despreocupas de copias de seguridad, de actualizaciones, de ocupación de espacio en los ordenadores, ... Estos "problemas" pasan a ser responsabilidad del proveedor.

2. Los justificantes de las operaciones

Para poder hacer un apunte contable se necesita estar en posesión del documento en el que se refleja la operación de que se trate.

Y sin los documentos que respalden las anotaciones contables no se podría demostrar su veracidad.

A modo de ejemplo entre la documentación contable más habitual podemos nombrar: las facturas emitidas y recibidas, las nóminas, los seguros sociales, los justificantes de los movimientos bancarios, los recibos de caja, etc.

En la práctica ¿cuál es el procedimiento habitual a la hora de elaborar la contabilidad?

El proceso para llevar la contabilidad de una empresa consiste, a grandes rasgos, en estos 4 pasos:

1. Recopilar la documentación contable, tanto la que se refiere a los ingresos, gastos y demás operaciones, como la que refleja sus cobros y pagos.
2. Hacer los asientos contables que correspondan por cada documento. Es lo que se llama "mecanizar" o "picar datos".
3. Conciliar los bancos, que también se llama "cuadrar los bancos". Consiste en hacer coincidir exactamente los apuntes que figuran en los extractos que proporcionan las entidades bancarias con los de la cuenta contable del banco en cuestión, de forma que el saldo concuerde en todo momento.
4. Revisar las distintas cuentas y saldos para tener la seguridad de que no hay apuntes duplicados o erróneos.

Importancia de llevar la contabilidad lo más actualizada posible

Imagínate que estamos a finales del mes de septiembre y quieres tener una idea aproximada de cuánto tendrás que pagar de IVA el próximo día 20 de octubre porque necesitas hacer las previsiones de pagos.

Tu programa te va a dar ese dato con sólo darle a una tecla, lo cual es fantástico.

Con la misma rapidez puedes comprobar cuánto te debe un cliente o cuánto has pagado de electricidad desde enero.

Pero hay que tener en cuenta un pequeño detallito: el programa va a calcular ese importe en función de los datos que tenga metidos, lo que quiere decir que si la contabilidad sólo está mecanizada hasta julio la cantidad que el programa te va a calcular es a esa fecha.

Y que, como es obvio, para que te dé el resultado de finales de septiembre la contabilidad tiene que estar actualizada a esa fecha.

Es sólo un ejemplo pero muestra claramente la importancia de llevar la contabilidad lo más al día posible: si no es así la información que se extraiga de ella estará anticuada.

¿Hay que presentarla en algún sitio?

Sí, en el Registro Mercantil.

Hay dos obligaciones en este sentido:

1. Presentación de los Libros de Contabilidad.

Una vez terminado el ejercicio, en el plazo máximo de cuatro meses hay que presentar los libros de contabilidad en el Registro Mercantil para su legalización.

Los libros que hay que presentar obligatoriamente son dos:

1. Libro Diario, que contiene todos los asientos contables del ejercicio ordenados por fechas.
2. Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, que contiene el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias y balances de sumas y saldos trimestrales.

2. Depósito de Cuentas Anuales.

Además de la obligación anterior, la entidad debe aprobar sus cuentas anuales en la correspondiente asamblea de socios.

Una vez aprobadas, deberá depositarlas en el registro mercantil en el plazo de un mes.

Consejos para llevar tu contabilidad en la práctica

Llevar la contabilidad de una empresa de manera efectiva es fundamental para su éxito y crecimiento. Aquí te presento algunos consejos prácticos para gestionar la contabilidad empresarial de manera eficiente:

1. Establece un sistema contable eficiente:

• Utiliza software contable especializado para simplificar el proceso y mantener registros precisos y actualizados.

• Diseña un plan de cuentas claro y coherente que refleje la estructura financiera de tu empresa.

2. Mantén registros actualizados:

• Registra todas las transacciones financieras de manera regular y precisa. Esto incluye ingresos, gastos, facturas, pagos, recibos y otros documentos relacionados.
• Realiza conciliaciones periódicas entre los registros contables y los estados de cuenta bancarios para asegurar la exactitud de los datos.

 3. Separa las finanzas personales de las empresariales: abre cuentas  bancarias separadas para las finanzas personales y empresariales. Esto simplificará el seguimiento y evitará confusiones.

4. Cumple con las obligaciones fiscales y legales:

• Mantén un calendario actualizado con fechas límite para presentar declaraciones y pagar impuestos.
• Mantente al tanto de las regulaciones fiscales y contables para asegurarte de cumplir con todas las obligaciones legales.

• Lleva un seguimiento detallado de los gastos empresariales. Categoriza y clasifica los gastos para analizar y controlar mejor los costos.
• Establece un proceso eficiente de facturación y seguimiento de pagos para garantizar una adecuada gestión del flujo de efectivo.

Breve resumen de lo visto en este post...

1. Todas las operaciones económicas que realice la empresa así como sus cobros y pagos deben ser contabilizados.
2. Se utilizarán los documentos y justificantes de cada una de ellas para realizar los asientos contables que correspondan.
3. Los programas de contabilidad en la nube son los que hoy día tienden a imponerse por las ventajas que ofrecen.
4. Al margen de su obligatoriedad, la única forma de sacar una partido real a la información que ofrece la contabilidad es llevándola lo más actualizada posible.
5. Tanto los libros de contabilidad como las cuentas anuales deben ser presentados en el Registro Mercantil en los plazos establecidos legalmente.

Capítulos de la guía

• Capítulo 0. Introducción: Guía de contabilidad básica para autónomos y pymes. 
• Capítulo 1. ¿Qué es la contabilidad y para qué sirve?
• Capítulo 2. El Plan General Contable.
• Capítulo 3. ¿Qué son los libros contables y las cuentas anuales?
• Capítulo 4. ¿Cómo llevar la contabilidad de una empresa? (en la práctica)