Cuando una empresa o un autónomo decide dar el paso de contratar un trabajador debe tener en cuenta que, aparte de los costes, va a tener que realizar una serie de trámites y asumir determinadas obligaciones que hasta ahora no tenía. Normalmente, tan solo se estudian los costes salariales y de cotización, pero la contratación implica mucho más. Vamos a repasar los trámites necesarios para realizar el alta y las exigencias que tendrá que asumir la empresa a partir de ese momento.
Trámites necesarios para contratar un trabajador
- Solicitud del Código de Cuenta de Cotización. La empresa contratante debe inscribirse en la Seguridad Social en el régimen correspondiente y solicitar la cuenta de cotización, en la que se ingresará el importe de los seguros sociales de los trabajadores. Este trámites solo se realiza la primera vez que se contrata.
- Afiliar y dar de alta al trabajador. Si el trabajador no ha tenido ningún puesto de trabajo antes, hay que afiliarlo, es decir, pedirle un número de Seguridad Social y darlo de alta. Esto debe hacerse antes de que empiece a trabajar, presentando el modelo TA.1, acompañado de fotocopia de su DNI.
- Presentar el contrato de trabajo en el INEM. Una vez se ha dado de alta al trabajador, hay que presentar el contrato de trabajo en el INEM En el plazo de 10 días desde que su formalización.
- Ingreso de cotizaciones sociales. Las cotizaciones del trabajador a la Seguridad Social se ingresan el mes siguiente al devengo de cada nómina, es decir, si contratamos en abril, tendremos que abonar los seguros sociales de ese mes en mayo.
Obligaciones de una empresa que tiene trabajadores
Una vez la empresa tenga contratado un solo trabajador, tendrá que observar las siguientes obligaciones:
- Tener un plan de prevención de riesgos laborales. El plan de prevención es un análisis de los posibles riesgos que el puesto de trabajo supone para el trabajador, así como los medios a tomar para evitarlos. Su elaboración se contrata normalmente a una empresa externa.
- Si el convenio colectivo contempla la obligación de contratar un seguro de accidentes o de vida para el trabajador, conviene hacerlo para evitarse problemas.
- La empresa debe entregar una copia del contrato al trabajador, así como las nóminas al final del mes. También le entregará el certificado de retenciones.
- La empresa debe exponer el calendario laboral en un lugar visible. En él se recogerá la jornada de trabajo, los días hábiles e inhábiles y las vacaciones.
- Cada tres meses, la empresa ingresará las retenciones del IRPF del trabajador presentando el modelo 111 en la Agencia Tributaria.
Estas son las obligaciones que pueden afectar a las empresas de manera general. Dependiendo de la actividad que realice, puede haber otras que conviene averiguar antes de efectuar una contratación.
