El 30 de abril finaliza el plazo para legalizar los libros contables de las entidades mercantiles. Los libros que hay que legalizar obligatoriamente son el Diario y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. Voluntariamente puede legalizarse el Mayor o cualquier otro que lleve la empresa para registro de su actividad. A pesar de que la legislación mercantil exige este trámite, su relevancia no es la misma que la del depósito de Cuentas que se efectúa en el mes de julio.
La normativa contempla sanciones por falta de depósito de las Cuentas Anuales, pero no así en el caso de los libros contables. Los libros se legalizan para que su contenido quede sellado y no puede alterarse con posterioridad. Su valor es probatorio frente a los tribunales o los organismos públicos. Lo que prueban es que una operación, como puede ser el registro de una factura, fue efectuado en su momento. Pero no que la factura en sí exista o que sea válida.
Los libros contables pretenden cruzar información entre lo que el contribuyente declara en sus modelos fiscales o ante terceros y lo que efectivamente ha registrado. Sin embargo, su consulta a efectos de requerimientos de Hacienda es infrecuente. Si la Agencia Tributaria realiza una comprobación de IVA, por ejemplo, lo que nos pedirá será el libro-registro de facturas emitidas y recibidas, indistintamente de que ejerzamos nuestra actividad como autónomos o como sociedad. Y estos libros no hay que legalizarlos.
Cualquier persona puede dirigirse al Registro Mercantil y consultar los libros contables y las Cuentas Anuales de cualquier empresa. Pero, en realidad, los libros no suelen consultarse. No ocurre lo mismo con las cuentas, que proporcionan información valiosa sobre la solvencia, el endeudamiento y la evolución de un negocio.
La falta de presentación de las Cuentas Anuales supone el cierre registral del asiento, lo que impedirá que podamos anotar ningún actos posterior mientras no subsanemos la obligación. Pero la falta de legalización de los libros no supone obstáculo alguno en el momento de depositar cualquier documento de la sociedad.
Vemos, pues, que ambas obligaciones son muy diferentes en efectos e importancia. Aunque eso no quiere decir que hagamos bien en omitir el trámite. Todavía estamos en plazo, hasta el final del mes, para proceder como está establecido.
