¿Qué hacer cuando un cliente no paga sus facturas?

Aunque no es lo habitual, a veces ocurre que un cliente no paga sus facturas pendientes.

Lo más importante, en estos casos, es llevar un control exhaustivo para poder identificarlo antes de que pase mucho tiempo.

Una vez comprobamos que el cliente se está retrasando en el pago, debemos proceder a su reclamación.

¿Cómo?

Te lo explicamos en detalle.

¿Cuando empezar a hacer seguimiento a las facturas impagadas?

A la hora de gestionar las facturas de una empresa es fundamental que llevar un control exhaustivo de las mismas:

• ¿Cuáles han sido pagadas?
• ¿Cuáles están pendientes?
• ¿Qué retraso lleva el cliente?

Los softwares de facturación de hoy en día, como Anfix, te permiten realizar esta tarea de manera sencilla y, de un vistazo, ver en qué estado se encuentran tus facturas emitidas.

Podrás considerar una factura como impagada cuando el cliente excede el plazo de pago acordado previamente.

Es importante que con todos tus clientes negocies plazos. En algunos casos el pago puede ser inmediato y en otros 30 o incluso 60 días (como máximo según la ley).

Con esto claro, cada vez que emites una factura deberás indicar la fecha de vencimiento exacta. 

No esperes a que llegue ese día para reclamarla. Envía a tu cliente recordatorios por email para evitar problemas.

Y si no responde… aquí tienes algunas ideas para “perseguir” facturas impagadas.

Formas de perseguir facturas impagadas

Envía un email pidiendo el pago

Si después de enviar recordatorios llega el día de el pago y el ingreso no está en tu cuenta, es el momento de mandar un nuevo email a tu cliente.

En este deberás recordarle, amablemente, que la fecha a vencido y que debe de abonar la factura en el plazo acordado.

Adjunta el documento de nuevo y espera pacientemente.

Envía un resumen del estado de las facturas

Si se trata de un cliente que acumula varias facturas impagadas, envíale un resumen del estado de todas sus facturas: cuánto debe y cuándo debería haberlas abonado.

Es una forma de hacer presión y, al mismo tiempo, facilitarle el pago de la deuda proporcionándole la información que necesita.

Descuelga el teléfono y llama a tu cliente

Si los emails no han dado resultado y tu cliente es está haciendo el esquivo, descuelga el teléfono y llámale. En esta interacción puedes adoptar un tono más serio y pedir explicaciones.

Cobra un extra por pago tardío

Si te has encontrado varias veces con este problema, quizás deberías incluir en tus facturas un recargo adicional en caso de retraso en el pago. De esta forma, harás que tus clientes sean mucho más puntuales.

Del mismo modo, es justo ofrecer un pequeño descuento en caso de que abonen la factura en un período más corto del acordado.

Envía un email formal y automático con Anfix

Con Anfix tendrás siempre una visión exacta de tu tesorería y del estado de tus facturas. Además, sabrás cuándo tu cliente ha recibido y abierto un presupuesto o factura y así podrás anticiparte a cualquier problema.

Del mismo modo, tendrás la posibilidad automatizar el envío de emails con recordatorios o para reclamar el pago de una factura pendiente.

Te resultará mucho más fácil llevar el control y te permitirá cobrar antes.

Qué hacer cuando el cliente no quiere pagar

Si después de la “persecución” tu cliente te transmite que no puede o no quiere hacer frente al pago de la deuda, tienes tres opciones:

1. Propón a tu cliente un sistema de pagos

Puede que tu cliente no te haya pagado por un problema de liquidez. Si es ese el caso, negocia con él un sistema de pagos. De este modo, aunque tarde, cobrarás tu dinero.

2. Deja de darles servicios hasta que paguen la siguiente factura

Si es un cliente recurrente, siempre tienes la opción de dejar de ofrecerle tus servicios hasta que resuelva la deuda.

3. Envía una carta de aviso

Este es el último paso antes de agotar la vía amistosa: enviar una carta de aviso por burofax.

En este caso, lo que has de hacer es enviarle una notificación para alertarle de que, antes el impago de la factura (señalando el retraso acumulado), vas a proceder a emprender acciones legales.

Al enviar un burofax te aseguras de que tu cliente moroso lo recibe y puedes utilizarlo como prueba de aviso en un proceso legal.

4. Explora la posibilidad de contar con empresas especializadas

En este punto existen empresas que pueden ayudarte a cobrar tus deudas. Es muy importante que cuentes con empresas que cumplan una serie de buenas prácticas y que sopeses si la cantidad a recibir compensará los costes en los que incurrirás.

Reconócela en tu sistema financiero como corresponde

Todo este proceso ha de tener, también, un reflejo en tu contabilidad. El primer paso es añadir en la cuenta 436 “Clientes de dudoso cobro” la factura pendiente. Para ello deben cumplirse algunos de estos requisitos:

• Que hayan transcurrido más de 6 meses desde el vencimiento de la factura.
• Que el cliente está en concurso de acreedores.
• Que se encuentre procesado por un delito de alzamiento de bienenes.
• Que tenga obligaciones reclamadas judicialmente.

En el caso de que la deuda no se cobre nunca, deberás señalarlo entonces en la cuenta 650 como “Pérdida de créditos comerciales incobrables”.

De este modo, no tendrás que pagar el IVA correspondiente a esa factura.

Como ves, es importante llevar un control exhaustivo del estado de tus facturas para evitar problemas o atajarlos de la mejor manera posible. Anfix te ayuda en esta tarea, así que pruébalo gratis 15 días.