En este articulo verás:
Ser objeto de una inspección de Hacienda es algo que causa temor a cualquier empresa, por más que su conducta sea diligente y se haya preocupado de tener todo en orden. Lo normal es que una inspección venga motivada por alguna incidencia o bien por ejercer la actividad en un sector que se encuentre en el ojo de mira de la Agencia Tributaria, en sus controles del fraude.
De todos modos, a veces pensamos que cualquier requerimiento que podamos recibir es una inspección, cuando no es así. Es posible que se trate tan solo de un procedimiento de comprobación limitada, sin más objeto que contrastar información.
¿Se trata de una inspección de Hacienda o un procedimiento de comprobación?
Lo primero que tenemos que hacer al recibir la comunicación es leerla con detenimiento para averiguar de qué tipo de procedimiento se trata.
En la parte izquierda de la carta, debajo del logotipo de la Agencia Tributaria, indicará el organismo que lo remite. Si es una inspección propiamente dicha, indicará: “Unidad de inspección tributaria”, si es un procedimiento de comprobación indicará: “Unidad de gestión tributaria”. Esto es muy importante para saber a qué nos enfrentamos.
Comprobación de gestión tributaria
Si se trata de un procedimiento de comprobación limitada remitido por la unidad de gestión tributaria, la carta nos indicará qué impuesto y que ejercicio es el que se va a revisar. También nos dirá el motivo de la comprobación y la información que nos requieren, así como el plazo para contestar.
Hay que tener mucho cuidado con los plazos, pues si no los respetamos podrán resolver sin tener en cuenta nuestras alegaciones, dando lugar a una liquidación paralela que probablemente no nos beneficie.
Lo normal es que la documentación requerida pueda aportarse por correo electrónico o por registro, sin exigir que el afectado se persone.
Hacienda nos comunicará la resolución, tanto si da lugar a una corrección del impuesto que se revisa como si considera que todo está correcto y que no cabe continuar. Nosotros podremos alegar si nos consideramos perjudicados.
Si Hacienda nos envía una propuesta de liquidación con resultado a ingresar, nos ofrecerá una reducción en caso de que la aceptemos sin presentar alegaciones.
Presentar alegaciones implica la pérdida de la reducción. Una resolución de este tipo conlleva la imposición de una sanción, al existir perjuicio económico para la administración. Recibiremos una carta indicándonos el importe de la misma y el plazo para pagarla.
Comprobación de inspección tributaria
Si se trata de una inspección propiamente dicha, la Administración nos comunicará el inicio, su alcance y a qué impuesto y ejercicios corresponde.
La inspección exigirá que nos personemos en la Agencia Tributaria y nos indicará el día, la hora y los documentos que tenemos que aportar. Esto supone de por sí una gran diferencia con el procedimiento de comprobación ordinario.
Al finalizar nuestra comparecencia, el inspector extenderá una diligencia que tendremos que firmar y de la que nos dará copia. Si lo estima oportuno, podrá requerirnos más documentación e incluso información contable de la empresa, algo que no contemplan las revisiones procedentes de gestión tributaria.
Al término de la inspección, el inspector levantará un acta con la resolución que crea oportuna. Si estamos de acuerdo, firmaremos un acta de conformidad, en caso contrario será de disconformidad. Si estamos disconformes podremos reclamar ante el Tribunal Económico Administrativo, pero perderemos la reducción, de existir sanciones o liquidaciones paralelas.
El inspector puede personarse en nuestro lugar de trabajo para realizar la inspección in situ, pero solo podrá acceder si se trata de un lugar abierto al público, como una cafetería o una tienda. De lo contrario, tendrá que disponer de una orden administrativa o judicial, si se tratara de un domicilio particular.
Consejos para evitar una inspección de Hacienda
Aunque nada ni nadie te puede garantizar que no tendrás una visita de Hacienda en algún momento, sí que puedes minimizar el riesgo de que esto suceda y asegurarte de que no habrá problemas en caso de que ocurra.
Motivos por los que te puede inspeccionar Hacienda
Para evitar la citación es importante entender los motivos por los cuales pueden “saltar las alarmas” dentro de Hacienda.
Estos son algunos de los más comunes:
- Elevado volumen de gastos:
Tanto si eres una empresa o autónomo, si durante varios meses tu nivel de gasto es superior al de ingresos te arriesgas a recibir una inspección.
Es lógico: si estás ganando poco, no tiene sentido que estés invirtiendo dinero durante un período largo de tiempo.
Hacienda puede llegar a sospechar que estás ocultado ingresos, declarando gastos de más o una combinación de ambas.
- NIF intracomunitario:
Para poder hacer negocios con empresas de la Unión Europea puedes solicitar un NIF intracomunitario que te librará de pagar el IVA de esas facturas.
Sin embargo, para Hacienda esto es motivo de “sospecha” y se querrá asegurar de que estás siguiendo las normas.
Las inspecciones sobre este tema suelen ser, simplemente, para verificar para qué necesitas este NIF y comprobar que estás haciendo bien las facturas intracomunitarias.
- Devolución del IVA:
¿A cuántas personas conoces a las que Hacienda le haya devuelto IVA? A pocas, ¿verdad? Eso es porque a AEAT, en general, no le gusta “soltar dinero”.
Por lo tanto, si tu declaración del IVA trimestral (modelo 303) te sale a devolver… te tendrán en el punto de mira.
Hacienda querrá saber a qué te dedicas, cómo es tu negocio y por qué te tienen que devolver esa cantidad.
- Descuadre entre los modelos trimestrales y anuales:
Este es un clásico y el motivo más común por el cual autónomos o empresa reciben una inspección de Hacienda.
Un pequeño descuido puede hacer que haya un descuadre entre los modelos trimestrales y anuales. Pasa con mucha frecuencia pero, de nuevo, te pondrá en el punto de mira de la administración.
Aunque las declaraciones trimestrales son puramente informativas, sirven a Hacienda para cuadrar cuentas y asegurarse de que no estás haciendo “trampas”. Si detectan alguna variación, recibirás una citación.
Es importante que revises bien todos los datos para evitar errores o que trabajes con un asesor que se encargue de que todo vaya bien.
- Inspección aleatoria:
Las inspecciones de Hacienda son, también, una lotería. A veces tocan de forma aleatoria y no hay nada que hacer al respecto.
Cómo evitar una inspección de Hacienda
De todas las inspecciones que se llevan a cabo cada año, probablemente un gran porcentaje de ellas podría haberse evitado.
¿De qué manera?
Aquí te damos cuatro ideas:
Elige un buen asesor
En la medida de lo posible, contrata los servicios de un buen asesor fiscal.
Este se encargará de crear los modelos, presentar los impuestos y de que no haya errores que puedan suscitar una inspección por parte de Hacienda.
Además de liberarte de una gran carga de trabajo, contar con un asesor te ayudará a optimizar la gestión financiera de tu negocio y a poder crecer de una forma segura.
A la hora de contratar a un profesional, busca a despachos con experiencia y que utilicen tecnologías para trabajar de forma más ágil. No te fíes solo de el precio para tomar una decisión acertada.
Proporciona a tu asesor la información necesaria y a tiempo
Aunque tu asesor haga la mayor parte del trabajo, habrá ciertas tareas que tendrás que llevar a cabo tú mismo: emitir facturas, recopilar tickets de gastos y enviárselos puntualmente al asesor para que pueda hacer su parte.
Es importante que, en una fecha previamente acordada, tu asesor disponga de toda la documentación de la empresa debidamente ordenada.
Hoy en día, los plazos para presentar impuestos son cada vez más ajustados por lo que cumplir con los tiempos es fundamental. De hecho, cada vez será más importante transmitir toda esta información en tiempo real.
Del mismo modo, si quieres que tu asesor lleve las cuentas al día no puedes esperar al último minuto para enviárselo todo.
Si quieres que tu asesor tenga acceso a tus documentos en tiempo real y puedas recibir un mejor servicio recuerda que puedes conectar Anfix con tu asesor.
Cuidado con la información cruzada
¿Qué es la información cruzada?
Muchos modelos de impuestos requieren información que también se refleja en otros modelos y la AEAT los cruzará para detectar problemas. Como ya hemos comentado, es una de las principales causas de inspecciones.
Estos son algunos de los modelos que suelen dar más problemas: el modelo 303 y 390, los modelos del IRPF 111, 180, 190 y las declaraciones intracomunitarias (modelo 349), dado que comparten muchos datos que pueden cruzarse para revelar incongruencias en las declaraciones.
No olvides que la AEAT tiene acceso a los modelos que realizan las entidades financieras, fondos de pensiones y otros organismos que también utilizan para detectar fallos y que de ser así, serán susceptibles de una inspección.
Vigila los resultados de tus cuentas
Hacienda está siempre pendiente de que las cuentas de tu empresa no parezcan atípicas, por lo tanto si cumples una de las siguientes condiciones es muy probable que te enfrentes a una inspección:
- Presentas todos los años balances con pérdidas
Como ya hemos comentado al principio de este artículo, un alto nivel de gasto frente a pocos ingresos, te llevará a presentar continuadamente cuentas con pérdidas.
Esta es una maniobra bastante arriesgada tanto desde el punto de vista fiscal como desde el punto de vista legal, ya que puede llevar a la obligación por ley de disolver la sociedad. Hacienda tiene muy en cuenta la presentación de cuentas anuales con pérdidas consecutivas y seguramente tengas una inspección si te encuentras en esta situación.
- Presentas devoluciones por cantidades elevadas
Sobre todo en el caso del IVA de vehículos con deducciones del 100%, si se paga menos de 10% en una actividad y si en el IRPF hay deducciones elevadas, tendrás bastantes posibilidades de tener una inspección en tus cuentas. Tenlo muy en cuenta a la hora de presentar cualquiera de estos casos.
¿Cómo sobrevivir a una inspección de hacienda?
Si pese a todos estos consejos te ha tocado una inspección aleatoria, no desesperes.
El proceso de una inspección puede ser bastante más llevadero siempre y cuando tengas tus cuentas bien organizadas y accesibles.
Guarda toda la información en un lugar accesible para ti
Como sabes, Hacienda nos obliga a guardar las facturas, libros, documentos… durante 6 años ya que, durante este período, todavía pueden ser sujeto de una inspección.
Dependiendo del volumen de negocio de tu empresa, toda esta información puede llegar a ocupar mucho espacio y es extremadamente difícil de organizar, por lo que cada vez más empresas optan por el almacenamiento en la nube.
Este no ocupa espacio físico, es accesible desde cualquier lugar y es mucho más seguro que el papel.
Los documentos que guardes en la nube no se pierden, no se arrugan, no pierden calidad… Al contrario, te resultará mucho más fácil guardarlos y acceder a ellos cuando lo necesites.
Anfix, además de generar facturas y crear impuestos, te permite almacenar toda la información de tu negocio de manera segura y ordenada.
Todo queda almacenado a disposición tuya y de tu asesor. Por lo que si en algún momento tienes que afrontar una inspección de Hacienda, tendrás todo a mano para presentarlo si es necesario sin que esto te suponga un inconveniente.
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Eva Fernández
Periodista con más de 10 años de experiencia en marketing digital y, en especial, en la generación de contenidos para marcas de diferentes sectores. De la mano de Anfix y con mi propia experiencia emprendiendo como freelance, he aprendido mucho en los últimos años sobre gestión del negocio, finanzas y productividad.
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