La legalización de los libros anuales en el Registro Mercantil es una obligación que concierne a las entidades de capital (Sociedades Anónimas o Limitadas) y que debe realizarse como plazo máximo el último día del mes de abril. Las entidades deben legalizar anualmente el Libro Diario y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.
Hasta el presente ejercicio, los libros podían presentarse de tres maneras: en papel, en soporte magnético o por vía telemática. Desde la entrada en vigor de la Ley de Emprendedores a finales de 2013, tan solo se admite la presentación telemática, con lo cual, los libros correspondientes al ejercicio en el que estamos se presentarán de este modo.
Queda por saber cómo hay que diligenciar los correspondientes a 2013, cuyo plazo de presentación termina el próximo miércoles. Hay registros que todavía los admiten es papel o en soporte magnético, pero también los hay que tan solo admiten la presentación telemática. Cada empresa deberá consultar este tema en el registro que le corresponde.
Pasos para la presentación telemática
- 1. En primer lugar debemos descargar el software que el Registro Mercantil pone a disposición de las empresas para su descarga gratuita en la página del Colegio de Registradores.
- 2. Los libros debemos generarlos con nuestro propio programa contable. A continuación se importan desde el programa Legalia y se genera la huella digital.
- 3. Para proceder con la presentación telemática, hay que abonarse como usuario registrado en el Registro Mercantil y disponer de un certificado electrónico.
- 4. Una vez abonados, en la misma página del Colegio de Registradores, accedemos a “Presentación Telemática de Documentos” y pinchamos en “Acceso con Certificado”. Seleccionamos el certificado que vamos a utilizar y elegimos la opción “Presentar Libros”. El explorador buscará la carpeta donde tenemos los ficheros, creada previamente por el programa Legalia, seleccionando el archivo que se va a presentar.
- 5. Se abrirá entonces una pantalla donde se recogen los datos que se van a enviar. El usuario deberá introducir una referencia del documento, que puede ser el propio nombre de la empresa cuyos libros se remiten. Una vez remitido el archivo, recibirá el acuse de recibo de la presentación en el correo electrónico que haya indicado. El acuse se referirá al documento por el número de referencia que le hemos puesto.
La mayor parte de las empresas venían utilizando ya el programa Legalia para la presentación en soporte magnético, por lo que su uso no supone una novedad.
