Todo sobre el libro de actas: contenido, formato y conservación

Imagina que estás en una reunión importante, donde se toman decisiones que afectarán el rumbo de una empresa, una comunidad de propietarios, una asociación o incluso una fundación. Ahora piensa: ¿cómo queda constancia de todo lo que allí se dice y acuerda? Esa huella documental, imprescindible tanto legal como organizativamente, es lo que conocemos como el libro de actas.

Aunque a simple vista pueda parecer algo meramente burocrático, el libro de actas es mucho más que un simple cuaderno o archivo digital. Es, en realidad, un reflejo fiel de la voluntad de los órganos de gobierno de una entidad. Y no solo eso: es también una herramienta legal que puede ser clave en caso de conflictos, inspecciones o auditorías.

En este artículo, te voy a explicar con todo detalle qué es un libro de actas, cuándo es obligatorio llevarlo, cómo se utiliza, quién debe redactarlo, y qué consecuencias puede tener no llevarlo adecuadamente. Si estás aquí es porque quieres comprenderlo todo, y te aseguro que, cuando termines de leer, tendrás las ideas claras.

¿Qué es exactamente un libro de actas?

El libro de actas es un documento, físico o digital, en el que se recogen de manera ordenada y cronológica todas las reuniones y decisiones tomadas por los órganos de gobierno o administración de una entidad. Esto incluye, por ejemplo, las juntas de socios, asambleas generales, consejos de administración, entre otros.

Cada entrada en el libro representa un acta, es decir, un resumen detallado de lo ocurrido en una sesión: quién asistió, qué se debatió, qué se acordó, y quién lo firmó. Es un elemento esencial para garantizar la transparencia, la trazabilidad y la seguridad jurídica dentro de cualquier organización.

No se trata de un simple formulario a rellenar. El acta es, en muchas ocasiones, la única prueba legal válida de que algo se decidió o se autorizó en el seno de una entidad. Por tanto, su redacción y conservación no son tareas menores.

¿Quiénes están obligados a llevar un libro de actas?

Aquí viene una de las preguntas clave. Porque no todas las personas o entidades tienen que llevar un libro de actas, pero sí muchas más de las que se suele pensar.

En general, están obligadas a llevar libro de actas:

• Sociedades mercantiles, como las sociedades anónimas (SA) o limitadas (SL).
• Asociaciones y fundaciones, especialmente aquellas registradas oficialmente.
• Colegios profesionales y cooperativas.
• Comunidades de propietarios, conforme a la Ley de Propiedad Horizontal.
• Entidades públicas y privadas que celebren reuniones formales de sus órganos de gobierno.

En resumen, cualquier entidad con una estructura formal y órganos deliberantes debe documentar sus reuniones en un libro de actas. Esto no es una mera sugerencia, sino una obligación legal en la mayoría de los casos.

¿Cuándo es obligatorio utilizar el libro de actas?

La ley no deja lugar a dudas: cada vez que un órgano colegiado de una entidad se reúna y tome decisiones, debe levantarse acta y, por tanto, debe registrarse en el libro correspondiente.

En una empresa, por ejemplo, esto ocurre:

• Cuando se celebra una junta general de socios (ordinaria o extraordinaria).
• Cuando el consejo de administración se reúne para tomar decisiones relevantes.
• Cuando hay una modificación estatutaria o un nombramiento de cargos.

En una comunidad de vecinos, se hace cada vez que hay una junta de propietarios. Y en una asociación, cuando la asamblea general toma decisiones, especialmente si afectan a presupuestos, nombramientos o modificaciones estatutarias.

No importa si la reunión dura cinco minutos o cuatro horas. Si se convoca formalmente y se toman decisiones, debe constar en el libro de actas.

¿Cómo debe ser un libro de actas?

La forma del libro de actas puede variar dependiendo del tipo de entidad, pero en términos generales, debe cumplir con ciertos requisitos:

• Numeración correlativa de las actas.
• Fechado y firmado de cada acta, normalmente por el presidente y el secretario.
• Contenido detallado y veraz de lo debatido y acordado.
• Conservación ordenada, sin tachaduras ni espacios en blanco si es en formato físico.

Tradicionalmente, el libro era un cuaderno encuadernado, con hojas numeradas y diligenciado por el Registro Mercantil o por la administración competente. Hoy día, también se acepta el formato digital, siempre que cumpla con los requisitos legales, incluyendo firma electrónica válida.

¿Quién debe redactar el acta y registrar el libro?

Esta es otra duda muy común. Y la respuesta es sencilla: el secretario del órgano correspondiente, ya sea el secretario del consejo, de la junta o de la comunidad, es quien debe redactar el acta. En ocasiones, esta persona coincide con el administrador, pero no siempre.

Una vez redactada, el acta debe ser aprobada y firmada. En muchos casos, la aprobación se realiza en la misma reunión, pero también puede diferirse a la siguiente sesión. En todo caso, una vez aprobada, se transcribe al libro de actas, ya sea copiando a mano, mecanografiado o mediante un sistema informático.

Es importante destacar que si el acta no ha sido aprobada formalmente, no se puede registrar, y por tanto no tiene validez legal.

¿Qué debe incluir un acta?

Una buena acta no es un resumen apresurado, sino un documento técnico que debe contener ciertos elementos clave:

• Fecha y lugar de la reunión.
  
  
• Identidad del órgano que se reúne.
  
  
• Lista de asistentes, incluyendo quiénes tienen voz y voto.
  
  
• Orden del día (es decir, los temas que se tratarán).
  
  
• Desarrollo de la sesión, con un resumen de las intervenciones más relevantes.
  
  
• Acuerdos adoptados, indicando si fueron por mayoría o unanimidad.
  
  
• Hora de inicio y cierre, si procede.
  
  
• Firmas del presidente y secretario.
  
  

Un error habitual es pensar que el acta debe recoger palabra por palabra lo dicho. No es así. El acta resume lo esencial, especialmente lo que tenga implicaciones legales o administrativas.

¿Qué consecuencias tiene no llevar correctamente el libro de actas?

No llevar un libro de actas, o hacerlo de forma incorrecta, puede generar graves consecuencias legales y operativas. Algunas de las más habituales son:

• Invalidez de los acuerdos: si no hay constancia documental válida, cualquier decisión puede ser impugnada.
• Problemas ante inspecciones: Hacienda, la Seguridad Social o cualquier auditor pueden solicitar actas como prueba de decisiones.
• Responsabilidad de los administradores: la omisión o negligencia en este ámbito puede derivar en sanciones o incluso responsabilidades penales.
• Conflictos internos: en comunidades de vecinos o asociaciones, la falta de actas puede provocar disputas difíciles de resolver.

Además, recuerda que en muchas gestiones externas —como solicitar subvenciones, realizar cambios estatutarios, o acreditar cargos— se exige la presentación de actas debidamente firmadas y registradas. No tenerlas al día puede bloquear trámites importantes.

¿Se puede digitalizar el libro de actas?

Por supuesto. Desde hace ya varios años, la digitalización del libro de actas está permitida y en muchos casos es recomendable. Para ello, debes cumplir con ciertos requisitos técnicos, como:

• Utilizar un sistema informático seguro.
• Garantizar la inalterabilidad del contenido.
• Aplicar firma electrónica reconocida, tanto del secretario como del presidente.

Además, si hablamos de una sociedad mercantil, deberás legalizar el libro digital en el Registro Mercantil correspondiente. Este proceso suele hacerse mediante la plataforma del Colegio de Registradores, subiendo el archivo en formato PDF firmado electrónicamente.

Digitalizar no significa "escanear un cuaderno". Implica crear un documento original en formato electrónico, siguiendo los requisitos legales.

¿Cómo se legaliza un libro de actas?

La legalización es el proceso mediante el cual el libro adquiere carácter oficial y probatorio. En sociedades, esta legalización se hace ante el Registro Mercantil. En otras entidades, se puede hacer ante el órgano administrativo correspondiente (por ejemplo, el Registro de Asociaciones o de Fundaciones).

Hay dos momentos posibles para legalizar:

• Legalización en blanco: cuando adquieres un libro encuadernado y se presenta sin escribir, para ser usado desde cero.
• Legalización de libros cerrados: cuando se legaliza un libro ya utilizado, que contiene todas las actas del ejercicio.
  
  

En la actualidad, la mayoría de entidades optan por libros en formato digital, que se presentan telemáticamente. El plazo para su presentación suele ser de cuatro meses tras el cierre del ejercicio, es decir, hasta el 30 de abril si cierras el ejercicio a 31 de diciembre.

¿Cuánto tiempo hay que conservar el libro de actas?

Aunque la ley no fija un plazo único, lo más prudente —y lo que suele recomendarse desde el punto de vista contable y legal— es conservar los libros de actas durante al menos seis años, que es el plazo general de prescripción de responsabilidades mercantiles. No obstante, en determinados casos (como asuntos fiscales o urbanísticos), puede ser recomendable guardarlos incluso más tiempo.

Y si el libro está digitalizado, asegúrate de tener copias de seguridad y de usar un formato no perecedero, para evitar problemas técnicos en el futuro.

¿Se puede corregir un acta una vez registrada?

Aquí hay que tener mucho cuidado. El acta, una vez aprobada y registrada en el libro, no se puede modificar sin dejar constancia expresa de dicha corrección. Si detectas un error, lo correcto es levantar un acta complementaria o aclaratoria, dejando constancia de la rectificación.

Nunca debes tachar, borrar o alterar una acta antigua. Hacerlo podría invalidar su contenido o incluso considerarse una manipulación documental.

El libro de actas es una herramienta esencial para cualquier organización formal. Más allá del cumplimiento legal, aporta transparencia, orden y seguridad en la toma de decisiones. Llevarlo correctamente puede evitarte muchos problemas, y no hacerlo puede salirte caro, tanto en términos económicos como legales.

Si estás al frente de una empresa, una comunidad o una asociación, tómate en serio la gestión del libro de actas. No es una mera formalidad. Es el reflejo documental de tu gestión y tu responsabilidad.

Y si tienes dudas sobre cómo redactar o legalizar un acta, no dudes en consultar con un profesional. Como contable con más de dos décadas de experiencia, te puedo asegurar que un buen libro de actas es, muchas veces, la mejor defensa que puedes tener.

Datos interesantes sobre el libro de actas que quizás no conocías

• Más del 80% de las inspecciones fiscales a sociedades incluyen la revisión del libro de actas. Esto se debe a que el acta es el documento que acredita decisiones clave, como repartos de dividendos, cambios de administrador o aprobación de cuentas.
  
  
• En España, más del 90% de las sociedades mercantiles ya legalizan sus libros de actas en formato digital. Desde la obligatoriedad de presentación telemática, el formato electrónico ha desplazado casi por completo al papel.
  
  
• Un 65% de las comunidades de propietarios no lleva actualizado su libro de actas. Esto puede generar conflictos internos, problemas legales o dificultades para acceder a subvenciones o seguros.
  
  
• La falta de un acta correctamente registrada puede anular decisiones societarias en caso de conflicto entre socios. Los tribunales suelen requerir el acta como prueba documental clave para validar la voluntad social.
  
  
• El Registro Mercantil recibe más de 600.000 libros de actas al año solo en el ámbito empresarial. Este volumen refleja la importancia y el uso generalizado de este instrumento en la gestión de entidades.

Preguntas frecuentes sobre el libro de actas

¿Qué es un libro de actas?

El libro de actas es un documento donde se registran, de forma cronológica y ordenada, todas las reuniones y decisiones que toman los órganos de gobierno de una entidad, como pueden ser juntas de socios, asambleas, consejos o juntas de propietarios. Su función es dejar constancia oficial de lo que se ha debatido y acordado en cada sesión.

¿Cuándo es obligatorio el libro de actas?

Es obligatorio siempre que una entidad cuente con órganos colegiados que tomen decisiones, como ocurre en sociedades mercantiles, asociaciones, fundaciones, cooperativas o comunidades de vecinos. Cada vez que se celebra una reunión formal y se toman acuerdos, debe levantarse acta y registrarse en el libro correspondiente.

¿Qué es el libro en un acta?

Aunque a veces se confunden los términos, el "libro" hace referencia al soporte que agrupa todas las actas de una entidad. Es decir, el acta es el documento individual de cada reunión, mientras que el libro es el conjunto donde se recogen todas ellas, ya sea en papel o en formato digital.

¿Quién debe llevar el libro de actas?

La persona encargada de llevar el libro de actas suele ser el secretario del órgano correspondiente. En el caso de una empresa, lo llevará el secretario del consejo o de la junta; en una comunidad, el secretario-administrador; y en una asociación, quien tenga atribuidas esas funciones en los estatutos.

¿Quién es el encargado de escribir en el libro de actas?

Normalmente, es el secretario quien redacta el contenido del acta. Posteriormente, una vez aprobada y firmada, se transcribe al libro de actas. En algunos casos puede contar con apoyo del administrador, pero es el secretario quien tiene la responsabilidad de su redacción y fidelidad.

¿Qué clase de personas están obligadas a llevar un libro de actas?

Están obligadas a llevar libro de actas todas aquellas personas físicas o jurídicas que dirigen entidades con órganos colegiados. Esto incluye empresarios con sociedades limitadas o anónimas, presidentes de comunidades de vecinos, responsables de asociaciones, cooperativas o fundaciones, entre otros.

¿Es válido un libro de actas en formato digital?

Sí, siempre que cumpla con los requisitos legales. Debe garantizar la autenticidad, integridad e inalterabilidad del contenido, y contar con firma electrónica válida. En el caso de sociedades, además, debe presentarse y legalizarse telemáticamente ante el Registro Mercantil.

¿Qué pasa si no se lleva el libro de actas correctamente?

No llevar el libro de actas, o hacerlo de forma incorrecta, puede generar serios problemas legales. Desde la invalidez de acuerdos hasta sanciones administrativas, pasando por la imposibilidad de acreditar decisiones ante terceros, como bancos, registros o administraciones públicas.

¿Qué debe incluir una acta para ser válida?

Debe incluir, al menos, la fecha y lugar de la reunión, la lista de asistentes, el orden del día, un resumen de lo tratado, los acuerdos adoptados y la firma del presidente y del secretario. Además, debe registrarse de forma ordenada en el libro, sin tachaduras ni espacios en blanco.

¿Durante cuánto tiempo se debe conservar el libro de actas?

Lo recomendable es conservarlo durante un mínimo de seis años, que es el plazo de prescripción general en materia mercantil y contable. Sin embargo, si hay decisiones de largo recorrido, como compraventas, herencias o conflictos legales, puede ser útil guardarlo durante más tiempo.