Cómo gestionar un proyecto con éxito (las claves que debes saber)

La gestión de un proyecto no es sencilla; no sólo tienes que terminarlo a tiempo, sino que además has de hacerlo ajustándote al presupuesto y con la calidad suficiente como para cumplir las expectativas de tu cliente.

La mezcla exacta entre planificación y control pueden hacer que el resultado de un proyecto sea totalmente diferente. Los siguientes consejos te ayudarán a crear un plan y a llevarlo a cabo hasta el final con éxito.

Planifica adecuadamente

El desarrollo de un proyecto depende, en gran medida, de cómo esté planificado. Marcar objetivos, plazos y definir cuáles son los pasos a dar en cada momento requiere invertir unas cuantas horas; sin embargo, mecerá la pena. Una buena planificación te ahorrará problemas, tiempo y dinero.

• Define bien en qué consiste el proyecto. Sé lo más preciso posible; es decir, no es lo mismo “construir una casa” que “construir una casa de vacaciones en la playa”.
• Establece las metas y objetivos que quieres alcanzar. Podríamos decir que las metas son “el qué”; como por ejemplo, incrementar el número de visitas de una página web. Y los objetivos son “el cómo” lo vas a conseguir; en este caso, quizás decidas crear una campaña de marketing de contenidos.
• Si el proyecto lo quiere, construye un equipo de personas bien equilibrado en el que todo el mundo entienda su papel y cómo va a contribuir a los objetivos.
• Crea una hoja de ruta. Escribe una lista de tareas, divídelas en etapas, asigna un responsable y marca los plazos para llegar a las metas marcadas. Es importante que sepas cuánto tiempo tardarás en hacer cada cosa, para luego poder saber si llegaréis a tiempo a la entrega o no.
• Pide feedback de tu plan a tu equipo, cliente, etc. Te asegurarás de que es viable y que todo el mundo está de acuerdo.

Cuando tengas tu plan definido y aprobado, envíalo al equipo y ponlo en un lugar visible para no perder de vista los próximos pasos.

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Haz un seguimiento continuo

Has de tener en cuenta que el plan es sólo una herramienta de trabajo para tener claras las tareas y los tiempos que manejáis; en tu papel de gestor del proyecto deberás hacer un seguimiento continuo y tomar decisiones sobre la marcha cuando sea necesario.

• Programa puntos de control periódicamente. Cada dos días o uno a la semana, lo que creas más conveniente, pero necesitas dedicar tiempo a revisar en qué momento estáis del proyecto y cómo vais con respecto a la planificación. Estas reuniones te permitirán detectar problemas y calcular soluciones rápidamente.
• Utiliza la comunicación, es fundamental en esta fase; tanto con el equipo como el cliente. Todas las partes deben estar informadas de los progresos.
• Identifica los problemas antes de que ocurran. Has de estar preparado para cualquier obstáculo que pueda aparecer y contar con un plan B.
• Sigue la planificación, pero modifícala cuando sea necesario. Hasta el plan más exhaustivo y mejor trabajado sufrirá modificaciones, no podemos preverlo todo. Haz los cambios que sean necesarios, pero ten siempre en mente tus recursos y el presupuesto.

Usa herramientas que faciliten tu trabajo

La tecnología puede hacer que la gestión de un proyecto sea mucho más sencilla; especialmente si este se prologa en el tiempo. Hazte con un software que te permita:

• Controlar las horas dedicadas.
• Estar al tanto de cada gasto.
• Detallar las tareas diarias.
• Conocer la evolución del proyecto.
• Gestionar facturas.

En definitiva, con el uso de las herramientas adecuadas podrás ahorrar muchas horas de trabajo y tener el control del proyecto, del tiempo dedicado y el gasto hecho hasta el momento.

Es el caso de Anfix, que pone a tu disposición todas estas funcionalidades para gestionar tus proyectos fácilmente.

Gestiona tu tiempo y el de tu equipo

Como líder del proyecto, es importante que seas capaz de manejar tu tiempo y el de tu equipo. Sino, ¿cómo vais a lograr terminar el trabajo para la fecha acordada?

Utiliza alguna de estas técnicas para sacarle el máximo partido a las horas:

• Prioriza las tareas. Localiza aquellas más importantes y termínalas en primer lugar; luego sigue con aquellas que no son urgentes.
• Haz que las reuniones sean eficientes. Es decir, cortas y que no se vayan del tema principal. Pide, también, feedback al equipo sobre el progreso del proyecto.
• Aprende a decir que “no”. A veces tendrás que darle una respuesta negativa a personas que te piden mantener una reunión que no es importante o que trabajes en otro proyecto.
• Planifica hoy las tareas de mañana. Esto es útil para organizar la siguiente jornada y para ponerte manos a la obra según llegues a tu oficina.

Analiza los resultados

Cuando hayas cerrado el proyecto y entregado el producto final al cliente, todavía no ha terminado tu labor. Un buen líder de proyectos llevará a cabo una reunión de retrospectiva para registrar las lecciones aprendidas y compartirlas con el equipo.

Revisa aquello que se ha hecho bien, lo que se podría haber mejorado y cómo crees que deberías hacerlo en el futuro. Sólo de esta manera podrás mejorar y liderar proyectos cada vez más exitosos.