Puede ocurrir que, una vez presentadas las Cuentas Anuales, nos demos cuenta de que hemos cometido errores. Esos errores pueden derivarse de una incorrecta transcripción de los datos o bien pueden ser errores de contabilidad. En cualquiera de los casos, hay que corregirlos. En primer lugar habrá que determinar su importancia para decidir si debemos presentar unas nuevas cuentas o si es posible corregirlos en el ejercicio siguiente. La presentación de unas nuevas cuentas tan solo se realiza en circunstancias excepcionales, cuando el error afecta a la situación patrimonial de la empresa de manera grave.
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Corrección de errores de transcripción
Un error de transcripción implica que las cuentas anuales están formuladas correctamente. Lo que es errónea es la información remitida al Registro Mercantil. Para corregirlo, el administrador deberá presentar una certificación indicando en qué consiste el error y cuáles debieran ser los datos correctos. Solicitará al Registro que incorpore ese documento al depósito ya efectuado, acompañando en su caso los documentos con los datos correctos.
Corrección de errores contables
Si el depósito de cuentas efectuado contiene errores contables de importancia, la forma de corregirlos es distinta. Habrá que formular las cuentas de nuevo y celebrar una nueva Junta que las apruebe. Entre los acuerdos habrá que aprobar el que queden sin efecto los acuerdos del Acta anterior. Se emitirá también una nueva certificación en la que conste que se presentan unas nuevas cuentas y se detallen los defectos detectados en las primeras. Esta certificación se acompañará de todos los documentos necesarios para un correcto depósito. Ambas presentaciones quedarán depositadas en el Registro.
En todos los casos deberán identificarse las cuentas rectificadas, indicando la fecha de su depósito y el número de legajo o archivo.
Si los errores contables son leves, pueden corregirse en las cuentas del ejercicio siguiente. Habrá que hacer un ajuste directamente al patrimonio neto, a una cuenta de reservas. Generalmente se utiliza la cuenta 113 ”Reservas voluntarias”. Sería una corrección retroactiva.
En la comparativa con el ejercicio anterior también habrá que modificar a información y además informarlo en la memoria. Habrá que identificar la naturaleza del error y el ejercicio en el que se produjo; el importe de la corrección y las partidas afectadas. El ajuste se refleja en el el Estado Total de Cambios en el Patrimonio Neto, en las filas de ajuste por errores.
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