En el mes de abril, del 1 al 30, las entidades mercantiles (Sociedades Anónimas y Limitadas) deben depositar los libros contables en el Registro Mercantil de la localidad en la que tengan su domicilio social. Los ejercicios fiscales coincidentes con el año 2014 se cierran a 31 de diciembre. No obstante, las contabilidades correspondientes a ese periodo suelen ajustarse durante el primer trimestre del año siguiente, eso sí, en lo que se refiere a operaciones efectuadas en el ejercicio finalizado. El administrador dispone de 3 meses para formular las cuentas anuales, por lo que a 31 de marzo debe quedar la contabilidad cerrada y ya no podrán introducirse más apuntes.
Una vez formuladas las cuentas, hay que depositar los libros en el plazo de 30 días para ser legalizados. La legalización consiste en el sellado de los libros de modo que su contenido no pueda modificarse con posterioridad. Los libros de obligatoria legalización son el libro Diario y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, aunque pueden depositarse otros de manera voluntaria. Las sociedades unipersonales depositarán también el Libro de Registro de Contratos celebrados entre el socio único y la sociedad.
Formas de presentación
Desde la entrada en vigor de la Ley de Emprendedores (28 de septiembre de 2013) se establece la obligación de legalización de libros de forma telemática obligatoriamente. Hasta la fecha se admitía la presentación en papel y en soporte magnético (CD). Una vez aprobada la Ley, algunos registros seguían admitiendo estas formas de presentación, dependiendo del criterio del registrador de cada localidad. Pero la presentación de 2015, referente al ejercicio 2014, será exclusivamente telemática, de manera uniforme en todas las localidades.
La legalización telemática de libros se realizará mediante el programa Legalia, que puede descargarse en la dirección https://www.registradores.org/registroVirtual/descargas.do, eligiendo la opción “Legalización digital de libros (Legalia 2014)”. Para efectuarla es necesario disponer de un certificado digital y abonarse previamente en la misma página, en el apartado “abonarse a los servicios interactivos”.
Las actas de las juntas correspondientes a ejercicios iniciados a aprtir del 29 de septiembre de 2013 (incluso si se trata de un socio único), se presentarán igualmente por vía telemática.
El Código de Comercio exige que los libros, junto con toda la documentación y justificantes relativos a la actividad económica, deben conservarse debidamente ordenados por el plazo de seis años a partir del último asiento realizado en los libros.
