Cómo elaborar un estado de flujos de efectivo y entenderlo fácilmente

Imagina que llevas las cuentas de una empresa que, según su cuenta de resultados, genera beneficios cada año. Todo parece ir sobre ruedas, pero de pronto te encuentras con un problema: no hay liquidez para pagar a proveedores, empleados o cubrir los gastos básicos del día a día. ¿Cómo puede ser? La respuesta suele estar en algo que muchos empresarios y autónomos pasan por alto: el estado de flujos de efectivo.

Este documento, muchas veces ignorado frente al balance o la cuenta de pérdidas y ganancias, es uno de los informes financieros más reveladores cuando se trata de entender la salud real de una empresa.

A lo largo de este artículo te voy a explicar todo lo que necesitas saber: qué es, qué partes lo componen, cómo se elabora, qué métodos se utilizan y por qué es clave para la toma de decisiones. Lo haremos paso a paso y con ejemplos reales para que lo entiendas de verdad, incluso si no tienes formación contable.

¿Qué es el estado de flujos de efectivo?

El estado de flujos de efectivo, también conocido como estado de cash flow, es un informe financiero que recoge todas las entradas y salidas de dinero de una empresa en un periodo determinado, normalmente un ejercicio contable.

La clave está en que no se basa en devengos, como la mayoría de informes contables, sino en movimientos reales de dinero. Es decir, no importa cuándo se emite una factura, sino cuándo realmente se cobra o se paga.

Este enfoque permite conocer la liquidez real de la empresa, y eso es fundamental para saber si puede hacer frente a sus obligaciones a corto plazo.

¿Para qué sirve este informe?

La utilidad del estado de flujos de efectivo va mucho más allá de ser un documento administrativo. Sirve para responder a preguntas que, si tienes un negocio o gestionas una empresa, seguro que te has hecho alguna vez:

• ¿Está generando dinero mi empresa con sus operaciones habituales?
• ¿Estoy invirtiendo demasiado en activos fijos?
• ¿Estoy endeudándome más de lo que puedo pagar?
• ¿Cómo afecta una bajada de ventas a mi liquidez?

Gracias a este informe, puedes detectar desequilibrios antes de que se conviertan en un problema grave, tomar decisiones de financiación más ajustadas a la realidad o simplemente entender por qué tienes beneficios en los papeles pero no en el banco.

Además, si estás buscando financiación o quieres atraer inversores, mostrar un estado de flujos de efectivo sólido puede marcar la diferencia. A fin de cuentas, un negocio puede sobrevivir sin beneficios durante un tiempo, pero no sin liquidez.

¿Qué partes componen el estado de flujos de efectivo?

El documento se divide generalmente en tres grandes bloques, que te muestran desde dónde entra y hacia dónde se va el dinero en tu negocio. Vamos a ver cada uno en detalle:

Actividades de explotación (o actividades operativas)

Aquí se recogen los flujos de efectivo que provienen de la actividad principal de la empresa, es decir, la razón por la que existe.

Incluye, por ejemplo, los cobros por ventas de productos o servicios, y los pagos a proveedores, empleados, gastos de alquiler, suministros, etc.

Si este apartado da un saldo negativo, es una señal de alerta: quiere decir que tu negocio no está generando dinero con su actividad principal, y eso, a medio plazo, es insostenible.

Actividades de inversión

Este bloque incluye las compras o ventas de activos fijos o inversiones financieras. Por ejemplo, si compras maquinaria, adquieres un local o vendes una participación en otra empresa, ese movimiento se refleja aquí.

Aunque un flujo negativo en este apartado no siempre es malo (puede significar que estás invirtiendo para crecer), hay que vigilar que esas inversiones estén equilibradas con tu capacidad de generar efectivo.

Actividades de financiación

Aquí se incluyen todos los movimientos de dinero relacionados con la financiación externa. Por ejemplo:

• Préstamos recibidos o amortizados.
• Aportaciones de socios.
• Dividendos pagados.

Este apartado ayuda a entender si el negocio se financia principalmente con recursos propios o ajenos, y si está devolviendo deuda de forma sostenible.

¿Qué métodos existen para elaborarlo?

Hay dos formas principales de elaborar el estado de flujos de efectivo. Ambas son válidas, aunque en la práctica se suele utilizar más una que otra dependiendo del tipo de empresa y su nivel de complejidad.

Método directo

En este método, se recogen directamente todos los cobros y pagos realizados durante el periodo, separados por actividades (explotación, inversión y financiación). Es el más transparente y sencillo de entender, pero requiere llevar una contabilidad muy detallada.

Un ejemplo: si has cobrado 10.000 € de clientes y pagado 4.000 € en nóminas, eso se registra tal cual, sin más ajustes.

Método indirecto

Aquí se parte del resultado contable (beneficio o pérdida) y se hacen una serie de ajustes para llegar al flujo real de efectivo. Es el más utilizado por las medianas y grandes empresas porque parte de datos que ya están en la cuenta de resultados.

Los ajustes más habituales son:

• Añadir partidas que no implican salida de dinero, como amortizaciones o provisiones.
• Restar beneficios que aún no se han cobrado.
  
• Ajustar variaciones en el capital circulante (por ejemplo, aumento de clientes pendientes de cobro).

Aunque puede parecer más complejo, este método permite conectar fácilmente el resultado contable con el flujo de efectivo real.

¿Cómo se elabora paso a paso?

Voy a explicarte, como si estuviéramos en una asesoría, cómo elaborar este informe desde cero. La idea es que, incluso si no eres contable, puedas seguir el proceso y entender cómo se llega a las cifras.

Reúne toda la información financiera del periodo

Vas a necesitar:

• El balance de situación inicial y final del periodo.
• La cuenta de pérdidas y ganancias.
• Detalles sobre movimientos bancarios, préstamos, inversiones, etc.

Clasifica los movimientos según su naturaleza

Agrupa todas las transacciones en las tres categorías que hemos visto antes: explotación, inversión y financiación.

Por ejemplo, si compraste un ordenador por 2.000 €, eso va a actividades de inversión. Si pagaste nóminas por 10.000 €, va a explotación.

Calcula los flujos netos por actividad

Suma todas las entradas y salidas dentro de cada bloque y obtén el saldo neto. Si hay más salidas que entradas, el flujo es negativo (y eso puede ser una señal de alerta, dependiendo del tipo de actividad).

Comprueba que el total cuadra con la variación del efectivo

La suma de los tres flujos (explotación, inversión y financiación) debe coincidir con la diferencia entre el efectivo al inicio y al final del periodo. Si no cuadra, algo está mal.

¿Es obligatorio presentarlo?

Depende del tipo de entidad. En general:

• Las grandes empresas están obligadas a presentar el estado de flujos de efectivo dentro de sus cuentas anuales, según el Plan General de Contabilidad (PGC).
• Las pymes y microempresas no están obligadas, pero es muy recomendable elaborarlo de forma interna, sobre todo si tienes que presentar informes a bancos o socios inversores.

Ejemplo práctico

Imagina una empresa que vende productos online. Durante el año ha tenido:

• Ventas cobradas: 200.000 € 
• Pagos a proveedores: 120.000 €
• Nóminas: 50.000 €
• Compra de un vehículo: 20.000 €
• Préstamo recibido: 30.000 €
• Amortización del préstamo: 10.000 €
• Dividendos pagados: 5.000 €

Su estado de flujos quedaría más o menos así:

• Actividades de explotación: 200.000 – 120.000 – 50.000 = 30.000 €
  
• Actividades de inversión: –20.000 €
• Actividades de financiación: 30.000 – 10.000 – 5.000 = 15.000 €
  

Flujo neto total: 30.000 – 20.000 + 15.000 = 25.000 €

Eso significa que al final del año, la empresa ha generado 25.000 € netos de liquidez, a pesar de haber invertido y pagado dividendos. Un dato muy valioso para tomar decisiones.

Consejos prácticos si tienes un negocio

Si eres autónomo o llevas una empresa, estos son algunos consejos que puedes aplicar desde hoy:

• No te fíes solo del beneficio contable. Mira siempre si realmente estás generando caja.
• Controla los plazos de cobro y pago. Muchas veces la falta de liquidez viene de desequilibrios en esos tiempos.
• Evita invertir si no tienes un colchón suficiente. Una inversión mal planificada puede dejarte sin margen para imprevistos.
• Elabora este informe cada trimestre. No esperes a final de año para darte cuenta de que falta dinero.

El estado de flujos de efectivo no es un documento más. Es la radiografía de la vida real del dinero en tu empresa, y si aprendes a leerlo, podrás anticiparte a problemas, mejorar tu toma de decisiones y gestionar tu negocio con mucha más claridad.

No hace falta ser contable para entenderlo, pero sí es importante perderle el miedo. Y si ya tienes otros informes financieros, integrar este documento en tu rutina puede marcar un antes y un después en tu forma de gestionar.

Así que, si hasta ahora lo habías pasado por alto, te animo a que empieces a prestarle atención. El estado de flujos de efectivo puede ser ese gran aliado silencioso que te ayude a tener el control de tu empresa, no solo en el papel, sino en la realidad del banco.

Datos y estadísticas interesantes

• Desconexión entre utilidades y liquidez: Un estudio realizado en Colombia analizó 14.979 empresas y encontró que aquellas que reportaban utilidades netas positivas no necesariamente contaban con flujos de caja suficientes para atender sus obligaciones financieras y dividendos. Esto subraya la importancia de analizar el flujo de efectivo más allá de las ganancias contables para evaluar la verdadera salud financiera de una empresa.
  
  
• Importancia del flujo de efectivo en las pymes: Las pequeñas y medianas empresas (pymes) representan una parte significativa de la economía en muchos países. Un estudio destaca que la elaboración y presentación del estado de flujo de efectivo en las pymes es fundamental para demostrar su capacidad de generación de efectivo y gestionar adecuadamente sus recursos financieros.
  
  
• Relevancia en la toma de decisiones: El estado de flujos de efectivo es esencial para la toma de decisiones estratégicas en las empresas. Proporciona información clave sobre cómo se genera y utiliza el efectivo, permitiendo a la dirección evaluar la capacidad de la empresa para generar liquidez y planificar inversiones futuras.
  
  
• Cumplimiento de obligaciones financieras: Mantener un flujo de caja saludable es crucial para que las empresas puedan cumplir con sus obligaciones financieras, como el pago a proveedores y empleados. Un flujo de efectivo negativo puede indicar problemas de liquidez que podrían afectar la operatividad del negocio.
  
  
• Evaluación de la salud financiera: El estado de flujo de efectivo permite evaluar la capacidad de una empresa para generar efectivo y sus equivalentes, proporcionando una visión clara de su liquidez y solvencia a corto y largo plazo.

Preguntas frecuentes sobre el estado de flujos de efectivo

¿Qué es el estado de flujo de efectivo?

Es un informe financiero que muestra todos los movimientos de entrada y salida de dinero en una empresa durante un periodo determinado. Refleja la liquidez real, es decir, el efectivo disponible y cómo se ha generado o utilizado.

¿Cómo se calcula el estado de flujos de efectivo?

Se puede calcular mediante dos métodos: el método directo, que registra los cobros y pagos reales, y el método indirecto, que parte del resultado contable y ajusta partidas no monetarias y variaciones en el capital circulante. En ambos casos, se clasifican los flujos en tres actividades: explotación, inversión y financiación.

¿Qué debe incluirse en el estado de flujos de efectivo?

Debe incluir todas las entradas y salidas de efectivo, organizadas en tres bloques:

• Actividades de explotación (operaciones del negocio).
• Actividades de inversión (compra/venta de activos).
• Actividades de financiación (préstamos, dividendos, aportaciones).
  
  

¿Cuándo es obligatorio el estado de flujos de efectivo?

Según el Plan General de Contabilidad, es obligatorio para las empresas que presentan cuentas anuales normales, es decir, que no están acogidas al PGC para pymes ni al plan abreviado. Las microempresas y muchas pymes están exentas, aunque es recomendable elaborarlo internamente.

¿Qué pasa si una empresa no tiene flujo de efectivo?

Puede enfrentarse a graves problemas de liquidez, incluso si tiene beneficios contables. Sin flujo de efectivo suficiente, no podrá hacer frente a pagos básicos como nóminas, impuestos o facturas de proveedores, lo que puede desembocar en impagos, pérdida de credibilidad financiera o incluso cierre.

¿Quién debe presentar el estado de flujo de efectivo?

Están obligadas a presentarlo aquellas empresas que superan ciertos umbrales establecidos por la ley, como volumen de activos, cifra de negocios o número de empleados, y por tanto presentan cuentas anuales normales. No obstante, cualquier empresa puede elaborarlo de forma voluntaria para mejorar su control financiero.

¿Cuál es la diferencia entre flujo de efectivo y beneficio neto?

El beneficio neto refleja el resultado contable, incluyendo ingresos y gastos aunque no se hayan cobrado o pagado. En cambio, el flujo de efectivo solo tiene en cuenta movimientos reales de dinero, por lo que ofrece una imagen más fiel de la liquidez disponible.

¿Qué significa un flujo de efectivo negativo?

Depende del tipo de actividad. Un flujo negativo en explotación es preocupante, porque indica que el negocio principal no genera suficiente dinero. En cambio, un flujo negativo en inversión puede ser normal si se están haciendo compras estratégicas para crecer.

¿Con qué frecuencia se debe elaborar este informe?

Lo más recomendable es elaborarlo al menos una vez al año, coincidiendo con el cierre contable. Sin embargo, muchas empresas lo preparan trimestralmente o incluso mensualmente para tener un mayor control sobre su tesorería.

¿Puedo elaborar el estado de flujos de efectivo en Excel?

Sí, de hecho muchas pequeñas empresas y autónomos utilizan plantillas de Excel para registrar sus flujos de caja. Existen modelos que automatizan los cálculos según el método elegido, y pueden ayudarte a entender mejor la evolución financiera de tu negocio.