En este articulo verás:
¿Freelance o autónomo? Son dos términos diferentes, pero en el fondo se trata de una misma figura con iguales obligaciones.
¿Qué se considera ser freelance?
Hoy en día, los términos trabajador autónomo y freelance se utilizan como sinónimos. En general, toda persona que trabaje por su cuenta puede ser considerado un trabajador autónomo o freelance, ya que se trata de alguien que ofrece sus servicios a terceros y realiza trabajos por los que recibe una retribución sin vincularse a un contrato de trabajo.
¿Cuál es la diferencia en la práctica?
La diferencia entre ambos es que un freelance puede referirse a un trabajador independiente que posee un documento o contrato por el cual se le estipula para llevar a cabo una labor muy determinada, y una vez acabada la labor su contrato termina automáticamente. En cambio el trabajador autónomo puede realizar varias tareas para varios clientes a la vez, y una vez terminada puede realizar otra siempre y cuando se refieran a la misma actividad.
¿En qué trabajo suele ser habitual ver esta figura?
Es habitual en el mundo de la televisión, la imagen, el periodismo, la informática y campos de nuevas tecnologías suele existir esta figura y forma de denominar este tipo de relación.
Cómo empezar a trabajar como freelance
Para comenzar a trabajar como freelancer, como no podía ser de otra manera, os voy a hablar de esas cosas tan importantes que has de hacer cuando empiezas tu carrera como autónomo, o incluso antes de ello, de manera que puedas asentar las bases para el futuro éxito.
El aumento de los empleados por cuenta propia es una tendencia global, sobre todo en el campo de la tecnología y del diseño. Sin embargo, dar el paso hacia este mundo después de llevar años trabajando en una empresa, o nada más salir de la universidad, puede asustar.
Por eso mismo, aquí van 8 consejos que todo trabajador freelance debería tener en cuenta al comenzar su nueva aventura.
1. Cree en ti mismo
Esto es lo más importante. Debes confiar en ti mismo y en tus habilidades. Si no te sientes seguro con tus conocimientos, céntrate en mejorar antes de dar el salto.
Pero esto tampoco significa que no puedas empezar a poner a prueba tus habilidades hasta que tus conocimientos estén en el nivel óptimo.
Crea tus propios proyectos personales y practica ayudando a familiares y amigos. Esto te dará experiencia y aumentará tu confianza hasta el momento en el que, casi sin darte cuenta, aceptes tu primer trabajo pagado para un cliente real.
2. Tu marca lo es todo
En el momento en el que te conviertes en un trabajador autónomo o freelance te conviertes en una empresa basada en ti y en los servicios que ofreces. Por eso, como cualquier otra empresa, tendrás que trabajar en crear tu propia marca, desde el aspecto que se ve en Internet hasta tu propia imagen para los momentos en los que te reúnes con clientes.
Crea un portfolio online donde enseñar tus mejores trabajos, bien en tu propia web personal o en alguna de las páginas específicas para ello como Dribble o Behance.
Sé activo en redes sociales, sobre todo en las orientadas al mundo laboral, como LinkedIn.
Y si quieres que tu marca empiece a ser conocida, escribe tu propio blog donde puedas compartir tus conocimientos.
“En el momento en el que trabajas como freelance, te conviertes en una empresa basada en ti.”
3. Trabaja con contratos
No cometas el error de fiarte de gente que no conoces.
No sé si existen estadísticas al respecto pero estoy seguro de que más del 50% de los trabajadores freelance en España han tenido algún cliente que, una vez acabado el trabajado pactado, ha desaparecido sin pagar.
Crea un modelo de contrato básico que te cubra las espaldas y que explique el trabajo que vas a realizar y el pago que vas a recibir a cambio. De esta manera, tendrás un seguro, trabajarás más a gusto, y tu cliente te verá como alguien mucho más profesional.
4. Ofrece calidad
Cada vez la competencia es mayor.
En la red se puede encontrar a cientos de diseñadores, fotógrafos o escritores freelance ofertando los mismo servicios que tú en webs como UpWork o Freelancer.
La manera de combatir los bajos precios que ves en estas plataformas es crear trabajo de la máxima calidad. Asegúrate de que cada trabajo que entregas es lo mejor que podías haber hecho.
5. Sé profesional
Uno de los grandes problemas del aumento del número de freelancers dedicados a las nuevas tecnologías es que muchos de ellos son gente poco profesional, autodidacta y con tan solo unos conocimiento básicos.
Un gran número de mis clientes han llegado a mí después de tener malas experiencias anteriores con trabajadores freelance que no realizaron el trabajo pactado o lo hicieron de mala manera.
Cuida tu marca, sé honesto y no prometas cosas que no puedes hacer. Cumple los plazos marcados, mantén una buena relación con tus clientes y, sobre todo, sé buena persona.
6. No dejes de formarte
En la mayoría de los campos relacionados con la tecnología la evolución es constante. Tanto las herramientas como las tendencias cambian continuamente.
Por eso, has de emplear una parte de tu tiempo a seguir aprendiendo cosas y a descubrir nuevas formas de aportar valor a tus clientes.
No te quedes atrás, porque lo que estás haciendo hoy puede no interesar a nadie dentro de 5 años y te puedes ver sin trabajo.
7. Relaciónate
El famoso networking. Debes relacionarte con otra gente para seguir aprendiendo y captar nuevos clientes.
Aunque seas un diseñador web y trabajes desde el escritorio de tu casa (como es mi caso), no te encierres en ella. Asiste a conferencias en tu ciudad, habla de tu trabajo con amigos e intenta conocer gente nueva.
En los inicios, una de tus principales fuentes de clientes serán las referencias que den de ti las personas que conoces o antiguos clientes.
Por eso, es esencial aumentar tu círculo de contactos. Nunca sabes con quien puedes acabar trabajando…
8. Conoce tus números
Uno de las mayores dificultades con las que te encuentras al comenzar tu carrera como freelance es que, de repente, no eres solo un diseñador web o un fotógrafo, sino que tienes que hacer todas las labores para que una empresa funcione.
Yo soy de los que buscan herramientas que me ayuden en todas estas tareas. Una herramienta que lamento no haber tenido durante mis primeros años es Anfix para ayudarme con la gestión de mi negocio: el proceso de crear y emitir facturas, mantener el control de mi cuenta bancaria o controlar mis gastos, entre otros.
Cómo asegurar el cobro de tus proyectos freelance
Como autónomo, debes revisar las condiciones bajo las cuales aceptas un nuevo trabajo ¡Aceptar proyectos que no deberías podría causarte pérdidas en lugar de ganancias!
Pero, ¿cuáles son esas condiciones?, ¿qué debe cumplir ese proyecto antes de ponerte manos a la obra?
Te lo contamos a continuación.
1. Analiza los gastos operativos de cada proyecto
Para evitar perder dinero con proyectos poco rentables, nunca presentes tu oferta sin revisar antes tus tarifas.
Piensa no sólo el tiempo que vas a destinar al proyecto, sino también los recursos que necesitarás. También debes tener en cuenta tus gastos de vida ya que mientras dure el proyecto deberás comer, moverte, etc.
Desde luego, tales gastos deberían estar contemplados previamente en tu tarifa. Por eso es importante revisar regularmente los precios del mercado para entender cuánto te está costando en realidad un proyecto.
Siempre es buena idea consultar al cliente de qué presupuesto dispone pero no debes aceptarlo si no cubre tus gastos.
2. Detalla por escrito las condiciones del proyecto
Antes de aceptar cualquier nuevo trabajo, asegúrate de que tanto tú como tu cliente tenéis claras las condiciones del servicio.
Redacta una propuesta de trabajo detallando qué es lo que harás, en cuánto tiempo, qué incluye (y qué no incluye) y los cambios que se pueden solicitar.
Evita comenzar a trabajar sólo con una aprobación verbal de la oferta presentada.
Tu cliente debe dar por aprobada tu contratación por escrito, ya sea mediante una orden de compra, una oferta firmada o, en última instancia, un correo electrónico donde acepta el detalle de lo que propones.
También puedes crear presupuestos detallados en los que describas, además del servicio y su coste, las condiciones de pago y de trabajo.
Si el cliente lo acepta, siempre por escrito, tendréis un acuerdo establecido que rija vuestra colaboración.
Con Anfix, por ejemplo, crear estos presupuestos no te llevará más de un minuto y podrás utilizar tu propia plantilla personalizada.
Además, desde la propia herramienta podrás enviar el presupuesto por email a tu cliente y almacenar toda la conversación sobre el mismo así como su aprobación final. Y en el caso de que finalmente sea aceptado, tan solo necesitas hacer un clic para convertirlo en factura. Así ahorrarás tiempo y tendrás todo el control en tus manos.
Recuerda: deja siempre por escrito tus condiciones. Esto te ahorrará malos entendidos en el futuro o que te pida cosas que están fuera del presupuesto y que te suponen gastos adicionales.
3. No te olvides de acordar los plazos de pago y anticipos
Aunque es habitual recibir un anticipo a la hora de comenzar un proyecto, podría ocurrir que un cliente insista en pagarte el 100% al finalizar el trabajo.
Cuando el cliente es una empresa, suele haber un contrato de por medio donde se establece el plazo determinado de pago. Pero en el caso de las personas físicas, contar con un contrato es más difícil y es preferible no aceptar comenzar el trabajo sin un anticipo.
De esta forma, eliminarás la posibilidad de perder tu tiempo y gastar recursos en un proyecto que el cliente abandone o, en el peor de los casos, que cancele su compromiso contigo y se quede con tus ideas sin pagarte.
No entregues avances importantes (y mucho menos el trabajo final) sin estar seguro de que se te pagará por ello.
Por ejemplo, si eres diseñador o fotógrafo, procura enviar avances de baja resolución y a ser posible, incluye marcas de agua con tu logo.
En definitiva, no te la juegues: define las condiciones del trabajo antes de empezar.
4. Envía tu factura nada más terminar para acelerar el tiempo de cobro
Es una fórmula sencilla pero muy efectiva: cuando antes factures los proyectos, antes los cobrarás.
Si el cliente recibe la factura según entregas el trabajo, será mucho más fácil que en ese momento realice la orden de pago.
En cambio, si te retrasas varios días es más probable que se relaje y él también se tome su tiempo para hacer la transferencia.
Por eso, debes actuar casi como una máquina: cerrar proyecto, facturar; cerrar proyecto, facturar. Así siempre. De este modo, cobrarás antes y evitarás posibles olvidos.
Eso es lo ideal pero…
Sabemos que a la hora de la verdad, la facturación es una tarea tediosa y que muchas veces se concentra en un día o dos al mes.
Sobre todo cuando uno es freelance y se encarga de gestionar la facturación, los impuestos, el trato con el cliente, los propios proyectos…
El secreto para facturar rápido y fácil, y así cobrar antes, es utilizar un programa de facturación.
Invirtiendo una pequeña cantidad al mes, conseguirás ahorrar mucho tiempo y ser más eficiente.
Estos programas están configurados para crear y enviar facturas en pocos minutos desde cualquier lugar.
Crear facturas con Anfix es sencillo. Solo te llevará unos segundos y lo podrás hacer estés donde estés.
Con Anfix puedes hacer tu facturación en apenas unos clics e, incluso, desde tu propio móvil (ya seas de Android o iOS). El proceso es cómodo, rápido y podrás hacerlo desde cualquier lugar siempre que tengas Internet.
Para crear tus facturas solo tendrás que coger tu plantilla, seleccionar el cliente en cuestión y añadir los servicios y su importe. Anfix rellena por ti el número de factura, la fecha y calcula los impuestos y el importe total.
Con este sistema cualquiera puede facturar rápido y cobrar antes.
5. Evita errores en la generación de tus facturas para no tener que repetirlas
Un error en la factura puede provocar grandes retrasos en el cobro de la misma o que, incluso, nunca llegue a cobrarse.
Sabemos que errar es humano y que teclear el NIF o la dirección del cliente, cuando se va con prisas, puede dar lugar a pequeños fallos u olvidos.
Por eso, te recomendamos confiar en una tecnología precisa y fiable para hacer tus facturas.
¿Por qué? Esta introducirá los datos por ti y así te aseguras de que no habrá errores.
En el caso de Anfix, podrás dar de alta a tus clientes de forma sencilla. Solo tienes que empezar a escribir el nombre de la empresa a quien quieres facturar y automáticamente el programa se conectará con el Registro Mercantil para consultar e incorporar los datos fiscales de tu cliente. Fácil, rápido y muy cómodo.
De este modo, estos siempre estarán actualizados y no habrá errores posibles.
6. Facilita la comunicación con el cliente y guarda todas las conversaciones
Una vez enviada la factura, es posible que tu cliente tenga comentarios o que necesite que le expliques alguna cuestión.
Es importante que la comunicación sea fluida y que, además, todo quede por escrito. Como te comentábamos arriba, es importante guardar las conversaciones con tu cliente.
Aunque lo habitual es mantener estas conversaciones a través de largas cadenas de emails, no es lo más operativo.
Con este método la comunicación es lenta, poco eficaz y si algún día queremos revisarla tendremos que rebuscar entre cientos de emails.
Lo mejor para resolverlo es utilizar un chat en directo. ¿Cómo?
Los programas de facturación como Anfix ofrecen la posibilidad de crear chats con el cliente asociados al documento o factura que se están revisando.
Así, podrás hablar con tu cliente de forma ágil y resolver rápido todas sus dudas.
Con Anfix, además, todas las conversaciones se quedan guardadas junto a la factura para que puedas tener todo junto y consultarlo fácilmente cuando lo necesites.
Cuando antes resuelvas las dudas del cliente, antes aprobará la factura y hará la orden de pago.
7. Haz un seguimiento de cada factura emitida
Casi más tedioso que emitir facturas es hacer el seguimiento de cada una de ellas.
Porque sí, hay clientes que pagan rápido y bien. Pero otros se retrasan, hay que enviarles recordatorios… y esperar a que respondan.
Hacer el seguimiento de las facturas emitidas es un trabajo de por sí.
Debes controlar: quién te ha pagado y quién no, qué plazos están a punto de vencer, enviar recordatorios por email…
Es una tarea necesaria pero que requiere mucho tiempo y esfuerzo.
Sin embargo, por suerte, la tecnología puede encargarse de ello. Hoy en día, los programas de facturación, llevan un control de las facturas cobradas, pendientes…
De un vistazo podrás ver el estado de cada una de tus facturas emitidas y tomar decisiones.
Con Anfix es posible saber el momento exacto en el que el cliente recibe el email y abre la factura.
Comprueba si tu cliente ha recibido la factura, si la ha visto o pagado. Mantén el control de tu facturación de un solo vistazo. De hecho, recibirás notificaciones en tu móvil.
Con esta información, podrás tener un mayor control sobre tus ingresos y tomar acciones para recibir el cobro de tus facturas pendientes.
8. Automatiza la generación de tus facturas periódicas
Si trabajas habitualmente con un cliente y cada mes le cobras el mismo importe por los mismos servicios, te encontrarás probablemente repitiendo la misma factura una y otra vez.
Una forma de garantizar el cobro y ahorrar tiempo es programar la generación de facturas periódicas.
En Anfix puedes hacerlo de forma sencilla: solo tienes que configurar el importe y la fecha en la que quieres que se genere la factura a tus clientes.
Así, te aseguras el cobro de la factura cada mes, sin errores ni olvidos.
12 consejos para no ser un freelance procrastinador
Ya lo decía tu madre: no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy. Sin embargo, a veces te puede la pereza y acabas engrosando la lista de tareas pendientes para el día siguiente. Es decir, estás procrastinando.
Procrastinar significa sencillamente eso:
Posponer o aplazar tareas por otras actividades que nos resultan más gratificantes pero que son irrelevantes.
Todos procrastinamos en mayor o menor medida: el estudiante que hace los deberes a última hora, el que deja sin poner la lavadora porque prefiere ver la tele… Pero cuando eres freelance ser un procrastinador puede ser un problema.
Para el que trabaja por cuenta propia, cada hora perdida es una hora que no vas a cobrar. En tu caso, debes aprovechar al máximo tu tiempo porque es oro (literalmente).
Por eso, hemos querido recopilar 12 consejos para dejar de ser un freelance procastinador.
1. Cambia tu entorno de trabajo
A veces un cambio de aires puede ser una fuente de motivación y, por tanto, de energía para trabajar con ganas e ilusión cada día.
Si trabajas desde casa, prueba a hacer pequeños cambios en tu oficina: mueve la mesa de sitio, cuelga algunas láminas con frases motivacionales…
Y si tu lugar de trabajo se encuentra en un espacio de coworking puedes cambiarte a otro o probar a moverte de sitio.
2. Rodéate de gente que te inspire
Busca a personas inspiradoras, emprendedores, freelance… o cualquiera que haya conseguido tus objetivos antes. Puedes encontrarlos en eventos, espacios de trabajo, podcasts…
Dedica tiempo a rodearte de las personas adecuadas para que te “contagien” ese espíritu que necesitas.
3. Organiza tus tareas en una lista, incluso hazlo el día anterior
El orden y la organización son las mayores enemigas de la procrastinación. Si eres capaz de organizar tu jornada laboral para abarcar un volumen de trabajo razonable, será más difícil que te entre la pereza y abandones.
Crea listas de tareas, prioriza lo que sea más importante y, sobre todo, sé realista. Ya lo dice el refrán: el que mucho abarca, poco aprieta.
Puedes utilizar herramientas como Asana o Trello para organizar tu trabajo diario. Estas te permiten llevar un control de las tareas que tienes pendientes y controlar las fechas de entrega.
Y otro consejo importante: organízate con tiempo. Puedes hacerlo a semana vista o el día anterior. Pero planifica.
4. Reorganiza tus tareas por orden de prioridad y con fecha
Lo más urgente siempre ha de ir primero. Puedes organizar tus tareas por orden de importancia en una lista para empezar siempre por la primera y la más importante. Y desde ahí, continuar hacia abajo.
Otra opción es que establezcas tres objetivos para cada día y te comprometas a dejarlos hechos sí o sí. Así, te obligas a cumplir con lo más importante pero con la libertad de organizarte como quieras.
En toda esta organización, ten siempre presente las fechas de entrega para que no se te escape un deadline.
5. Empieza el día con la tarea más dura
Organiza tu trabajo de una forma inteligente; es decir, ataca las tareas más importantes a primera hora del día.
Cuando empieza la jornada laboral estás mucho más fresco y tu capacidad de concentración es mucho mayor, así que aprovecha para hacer las cosas que requieren más esfuerzo mental o creativo.
Del mismo modo, para el final del día, cuando ya estés más cansado y estés deseando salir a dar un paseo, aborda las cuestiones más monótonas o más rutinarias. Es decir, el trabajo más ligero y rápido de resolver.
6. Divide tus tareas en pequeños pasos
Si crees que una tarea o un proyecto te van a requerir varias horas de trabajo y eso te resulta muy pesado, puedes optar por dividirla en tareas menores. De este modo, irás cumpliendo objetivos paso a paso y te resultará mucho más fácil ejecutarlo.
Engaña a tu cerebro para que no te seduzca con la procrastinación.
7. Ponte una recompensa a ti mismo
Prémiate por ser productivo, ¿por qué no? Es una forma de motivarte y de que dejes a un lado de la procrastinación sin sufrir.
Puedes, por ejemplo, establecer períodos de trabajo de dos horas y descansar 30 minutos entre cada uno de ellos. Durante ese tiempo puedes salir a dar un pequeño paseo, tomar el sol en la terraza o lo que apetezca.
Date una recompensa y verás que te resulta mucho más fácil mantener un ritmo de trabajo constante.
8. Elimina las distracciones
Hoy en día estamos expuestos a todo tipo de distracciones: el teléfono, el Whatsapp, el email, las redes sociales… Mantener la atención y la concentración a raya resulta a veces muy complicado; por eso, trata de reducir las interrupciones en la medida de lo posible.
9. Descarga una app para evitar procrastinar
Si no eres capaz de no mirar el móvil o la bandeja de correo cada diez minutos, la tecnología te puede ayudar con ello. Existen aplicaciones, tanto móviles como para ordenador, que bloquean las distracciones.
Por ejemplo, para el Smartphone puedes utilizar Forest. Con ella puedes plantar un árbol virtual que tardará en crecer el tiempo que tú decidas, diez minutos o dos horas, y mientras tanto no puedes hacer uso de otras aplicaciones. Si lo haces, el árbol muere.
Para el ordenador existen programas que cierran las aplicaciones que no están utilizando y que puedes ser una fuente de procrastinación.
10. Si escuchas música que sea sin letra
¿Te gusta escuchar música mientras trabajas? Elige canciones que no tengan letra para mantener la concentración. Existen numerosas playlists con diferentes tipos de música para trabajar. Encuentra tu estilo y disfruta.
11. Evita la multitarea para focalizar
La multitarea es otro de los grandes enemigos de la concentración. Hacer varias cosas a la vez no te ayudará a completar tu lista de tareas pendientes ya que estarás saltando de una a otra sin sentido.
Mantén un orden y céntrate en una única cosa. Puedes realizar pequeñas pausas cada cierto tiempo para echar un vistazo al correo o responder al teléfono, pero trata de focalizar.
13. No te castigues a ti mismo por procrastinar
Quizás este punto más que un consejo es una conclusión. Todos procrastinamos en algún momento, no somos máquinas ni robots, y no pasa nada.
Si un día te apetece terminar tu trabajo un par de horas antes para irte a tomar algo, aprovecha la libertad que te ofrece ser freelance para hacerlo. Lo importante es que, en general, seas eficiente y productivo. Si tu lista de tareas está limpia al terminar la semana, ¡lo habrás conseguido!
BONUS: consejos para mantener tu economía a salvo
Por último, queremos entregarte una serie de consejos vitales para mantener sana tu economía como freelance:
No te sobrecargues con trabajo
Si aceptas más de lo que puedes manejar por no dejar ir al cliente, podrías comenzar a incumplir con los clientes. Es preferible decir no a tiempo, que aceptar un trabajo en el que no podrás cumplir los plazos.
Cuida este detalle para no apresurarte demasiado con cada proyecto. Dedica el tiempo necesario a cada uno, ya que un cliente bien atendido es un cliente que regresa.
No gastes tu dinero antes de ganarlo
Aunque te hayan dicho que van a darte varios proyectos o incluso cuando ya tengas firmado un contrato que asegure que será así, no te apresures a gastar hasta no haberlo cobrado. Lo que menos necesitas es una deuda pendiente.
Ahorra
El consejo del ahorro nunca está de más para nadie, pero en especial si eres autónomo. Guarda siempre un porcentaje de lo ganado para temporadas bajas o una emergencia. A ser posible, ingresa tus ahorros en una cuenta bancaria de la cual no tengas tarjeta para el cajero automático, así no lo sacarás con cualquier excusa.
Mantén un fondo disponible
Incluso si estás ahorrando para comprar algo, no gastes el 100% de tus ahorros, guarda siempre algo de dinero.
En síntesis, define bien los términos de tus contratos, evita los malos clientes y sé cuidadoso con tus finanzas para evitar perder dinero al trabajar como autónomo y así asegurar tu éxito económico.
