Pagar una factura sin recibirla es algo que puede pasar fácilmente en la actividad diaria de cualquier empresa, sobre todo si hablamos de pagos domiciliados a proveedores. Las facturas de compras de mercaderías se reciben muchas veces por correo, incluso después de haber pasado el cargo al banco. Esto puede suponer un problema. Un cargo en la cuenta bancaria no es un justificante de gasto. Si no tenemos la factura, no podemos deducir el importe.
La remisión de las facturas al destinatario es algo que muchas veces se realiza de manera descuidada, sin atenerse a plazo alguno, e incluso se omite, por no reconocerlo como una obligación. Pero debemos ser conscientes de la importancia que tienen y reclamarlas cuando no llegan.
La factura es el documento que acredita la realización de una operación determinada. Los plazos de expedición se recogen en el Reglamento de Facturación: debe expedirse en el momento de realizarse la operación si el destinatario es un particular y antes del día 16 del mes siguiente a aquél si se trata de un empresario o profesional.
Una vez expedida, debe remitirse al destinatario en el plazo de un mes. Si éste no manifiesta su disconformidad con la misma en plazo de 10 días, se entenderá aceptada y asumida la obligación de pago.
No es obligatorio que una factura esté firmada para que sea válida, aunque por lo general suelen llevar firma o sello de quién las emite. La firma confiere a la factura mayor fuerza probatoria para el cliente en caso de litigio. Si tenemos en cuenta que el emisor debe garantizar su autenticidad, es recomendable al menos ponerle un sello. De otro modo, cualquiera podría emitir facturas a nuestro nombre con solo ponerle nuestros datos.
La factura es una garantía para el cliente. Le permite devolver el producto o reclamar el servicio mal prestado. Es también el instrumento para ejercer el derecho al cobro. No podemos reclamar un impago si no disponemos del soporte que acredita la operación.
Existen una serie de presunciones legales que permiten autentificar una factura, como puede ser que la misma esté incluida en los registros contables de ambas empresas y que haya sido declarada y liquidados los impuestos correspondientes.
En el caso de compras, lo más común es firmar un documento que justifique la recepción de la mercancía, de manera que queda probada la adeuda, independientemente del envío y recepción de la factura. Si se trata de servicios, lo más prudente es contar con la aceptación de un presupuesto. De lo contrario, podría haber problemas si el obligado al cobro rechaza la operación como inexistente.
