¿Cómo reducir gastos en una empresa?

Ante la caída de ventas por la crisis económica es muy habitual que los propietarios se pregunten cómo reducir gastos en una empresa. Aunque antes de darte unos consejos sobre cómo hacerlo te diré, fruto de mi experiencia como consultor, que reducir gastos es una medida limitada. Y a veces más de lo que parece, porque cualquier empresa tiene unos gastos inherentes propios de su modelo de negocio.

Por ejemplo, no tiene los mismos gastos un hotel de cuatro estrellas que uno de cinco. El cliente tiene unas expectativas de servicio en base a lo que paga, y por eso ante cualquier propuesta de reducción de gastos lo primero de todo es ponerse en la piel del cliente. Y si crees que la reducción afectará al nivel de calidad percibido por el cliente para tu producto o servicio, mejor que no la ejecutes.

Antes de hablar de estrategias para reducir gastos, quiero hacer una puntualización propia de la teoría contable o financiera: no es lo mismo un gasto que un coste. Simplificando mucho, un coste es un gasto imprescindible para producir el producto o servicio que vendes en tu negocio. Por ejemplo, estar suscrito a una revista no es fundamental para el cliente salvo que de ella dependan los conocimientos que ofreces. Aunque normalmente coste y gasto se usan como sinónimos, y así lo haré yo en este post.

Conocer la estructura de costes

Lo primero de todo antes de reducir gastos es conocer cuál es tu estructura de costes. Lo cual dependerá de tu actividad y modelo de negocio.  Pero, ¿sabes por qué es tan importante conocer esa distribución?. Porque sólo así sabremos qué relación hay entre nuestro nivel de producción (unidades físicas o número de clientes) y el volumen de gastos.

Por ejemplo en un Restaurante la mayoría de los gastos son fijos (personal y local principalmente) y el resto variables en función del consumo de comida y bebida. Los primeros no varían a mayor o menor número de clientes, pero los segundos sí que lo hacen. Por lo que es más fácil reducir el coste de las bebidas cuando vendemos muchas y por lo tanto mayor compra hacemos al proveedor, ya que mejor precio nos podrá dar éste.

Otra forma de analizar la estructura de costes es diferenciar entre directos e indirectos. Quizás ésta forma te sea más confusa, pero básicamente diferencia entre aquellos gastos que se incluyen para producir el producto y aquellos que se usan para una gran variedad de productos.

Volviendo al caso del Restaurante, el coste directo en un refresco sería la propia bebida, el hielo y la rodajita de limón. Mientras que el camarero o el vaso sería un coste indirecto porque se utilizan en otras bebidas. Te explico todo esto porque dependiendo de qué tipo de actividad y modelo de negocio tendrás que aplicar una u otra clasificación de cara al análisis y posterior reducción de costes.

Por ejemplo:

• Si fabricas un producto, la mayoría de los gastos serán directos y por lo tanto serán variables y dependerán de la cantidad que produzcas para vender.

• Si prestas un servicio, la mayoría de los gastos serán indirectos y por lo tanto serán fijos sin depender de la cantidad de clientes que tengas.

• En el caso de las empresas comerciales, son una mezcla de las dos anteriores porque si venden un producto físico tendrán una parte importante de gastos directos por las compras de dicho producto.

Una vez que tenemos clara nuestra estructura de gastos, debemos de tener en cuenta en qué etapa se encuentra nuestro negocio, porque la estrategia será diferente:

• Si estás en un sector maduro donde hay mucha competencia, los precios van a la baja y el crecimiento es pequeño, una reducción de costes fijos aumentará tu margen de beneficio.

• Pero si estás en un sector en declive, donde las ventas están cayendo es mejor que pases todos tus costes a variables para así poder adaptarlos a la demanda real y mantener tu margen de beneficio. Aunque yo que tú usaría esos beneficios para buscar nuevos productos o negocios antes de que sea demasiado tarde.

Medidas para reducir gastos de tu empresa

Ahora sí, empecemos con las medidas que debes tomar para reducir los gastos de tu negocio.

Vamos a ver medidas concretas para que puedas reducir gastos en una empresa, tanto si es de servicios como si fabrica productos.

Todas las empresas tienen una estructura de costes mínima que no se puede reducir sin afectar a la calidad percibida por el cliente. Estructura consecuencia del modelo de negocio elegido, en base a la calidad y al tipo de cliente al que te dirijas. Y que además esa estructura se puede clasificar de varias formas, por ejemplo distinguiendo entre costes fijos y variables.

Dependiendo de cómo se comporten los gastos en función de las ventas. Pues bien, una vez que sabes identificar los principales tipos de costes, que sabes cuál es tu estructura, y que has identificado la etapa en la que se encuentra tu negocio, ya puedes empezar a aplicar las medidas que propongo a continuación:

Para reducir gastos en una empresa que fabrica productos:

• Mejora la gestión de compras centralizándolas, exigiendo descuentos a cambio de anticipar el pago, y buscando periódicamente nuevos proveedores.
• Mejora el proceso de fabricación fabricando la cantidad justa para suministrar sin tener que almacenar, reduciendo los productos sobrantes, rediseñando el proceso para evitar movimientos y operarios que aportan poco valor añadido, reduciendo los tiempos de preapración, y minimizando las paradas de maquinaria.
• Mejora la gestión de productos acabados evitando almacenar antes de expedir, reduciendo las devoluciones, mejorando la economicidad y manejabilidad del envasado y embalaje, y mejorando la logística interna y externa.

Para reducir gastos en una empresa que presta servicios:

• Mejora la comunicación interna usa las nuevas tecnologías para comunicarte (por ejemplo Skype), reduce los niveles jerárquicos para permitir una comunicación más rápida y fluida, y elimina las divisiones entre departamentos.
• Mejora la satisfacción de los empleados apoyando la conciliación trabajo – familia, adapta el trabajo a la persona, fomenta la participación, y favorece el buen clima laboral.
• Mejora la productividad de los empleados ofrece retribuciones acordes a las responsabilidades y resultados, implanta sistemas de trabajo en la nube que permitan trabajar y compartir archivos desde cualquier punto, y huye de reuniones presenciales de más de una hora que suponen un elevado coste de personal interno.