Por qué los abogados deben utilizar software en la nube

El éxito de un despacho de abogados reside en realizar una gestión óptima del negocio para ser eficientes y productivos. En esto tiene un papel importante la tecnología y, en especial, la transición de programas alojados en servidores a software en la nube para abogados. 

Las ventajas de este cambio son claras: acceso remoto sin interrupciones, ahorro de tiempo, seguridad y un importante ahorro de costes a largo plazo. 

¿Qué es la nube?

Para aquellos que no están familiarizados con el término, en el ámbito tecnología, la nube es una red que tiene la capacidad de alojar recursos (programas, archivos, etc.) y a la que se accede a través de Internet.

Cuando un software está basado en la nube, esto quiere decir que se ejecuta desde los servidores de la empresa a los que se puede acceder a través de un navegador web (Chrome, Firefox, etc.) o una aplicación determinada. 

Dropbox, Facebook, Gmail o Amazon utilizan la tecnología en la nube para poder dar servicio a sus usuarios. 

El problema de los servidores propios

A día de hoy, todavía son muchos los despachos que ejecutan sus programas desde los servidores propios de la empresa. 

La sensación de seguridad a la hora de tener la información bajo tu mismo techo, es uno de los principales motivos. Sin embargo, esto presenta varios problemas:

• Dinero y espacio: los servidores requieren una inversión importante para su instalación y mantenimiento. Además, ocupan un espacio que debe estar vigilado para proteger los datos almacenados.
• Configuración y mantenimiento: la ejecución de un software a través de servidores internos requiere de la presencia de un profesional que sepa configurarlos y mantenerlos en funcionamiento. ¿Quién sabe cómo garantizar una fuente de alimentación ininterrumpida o configurar un servidor SQL?
• Tiempo de inactividad: cualquier programa en los servidores internos supone no poder acceder a ellos y, por tanto, no poder continuar con la actividad de forma normal. Si esto se prolonga durante días, por no contar con el apoyo adecuado, puede ser un problema importante para el negocio. Incluso si el servidor se daña, los datos se podrían perder para siempre. 
• Rendimiento y seguridad: la tecnología anticuada es más lenta y las actualizaciones suelen ser costosas; por lo que el despacho puede experimentar importantes brechas de rendimiento y amenazas de seguridad si no actualiza su programa con la frecuencia y el coste que impone el proveedor.
• Acceso limitado: los servidores internos están limitados al uso interno. Las empresas pueden crear accesos en remoto creando una VPN (red privada virtual), pero están llenas de barreras, son costosas y difíciles de usar.

Software en la nube para despachos de abogados

La realidad es que la mayor parte de los despachos de abogados ya utilizan tecnología en la nube a través de sistemas como Dropbox, Gmail, Evernote… a los que ya se han ido habituando. El siguiente paso es avanzar hacia los softwares específicos para despachos de abogados. 

Los programas que han sido diseñados para el sector no solo cumplen con las normativas de protección de datos sino que, además, automatizan muchos de los procesos legales y aumenta la capacidad de trabajo de los despachos. 

Ventajas de los softwares para abogados

Las ventajas de trabajar tecnología para abogados son importantes:

1. Mayor acceso a la información

No todo el trabajo del abogado ocurre en la oficina. De hecho, los escenarios más habituales actualmente son oficinas de clientes, en casa, hoteles y, por supuesto, los tribunales.

La tecnología en el ámbito legal es cada vez más común. El uso de ordenadores portátiles se utiliza para acceder a pruebas y documentos, realizar investigaciones online, revisar el correo electrónico, hacer presentaciones y por supuesto consultar Internet. 

Trabajar en la nube permite a los abogados, y al resto del personal de la firma, acceder a la información actualizada desde donde la necesiten. Para ello no son necesarias unas credenciales especiales ni llamar a la oficina para pedir a alguien que le envíe los documentos por email. 

2. Más colaboración

La colaboración y la coordinación de los equipos es sinónimo de eficiencia. Los empleados que trabajan juntos con tareas y plazos claros también son menos propensos a cometer errores. 

Las herramientas de gestión de proyectos en la nube o las agendas digitales son elementos básicos para la digitalización de los procesos del despacho. Esto permite organizar mejor los recursos y cumplir los plazos asignados. 

3. Infraestructuras más seguras

Los despachos de abogados trabajan a diario con información delicada; sin embargo, muchas empresas no toman las medidas necesarias en cuanto a seguridad. Esto hace que los bufetes sean, frecuentemente, objetivo de ataques informáticos. 

Por este motivo, muchos colegios de abogados exigen que los profesionales se mantengan al día en tecnología y seguridad. Y esto es una tarea continua: por un lado es necesario formarse e informarse constantemente y, por otro, hay que mantener actualizados los sistemas de la empresa. 

Muchos recordarán el ataque del virus WannaCry en 2017 que puso en jaque la seguridad de numerosas compañías en más de 150 países. Afectó a empresas, servicios públicos o oficinas gubernamentales con sistemas obsoletos que quedaron totalmente expuestos.

Los softwares en la nube son, en cambio, mucho más seguros. Las compañías invierten cantidades millonarias en su propia seguridad y disponen de equipos que están monitorizando constantemente el funcionamiento del sistema para detectar cualquier fallo. 

También cuentan con copias de seguridad automáticas que se alojan en diferentes servidores para asegurarse de que la información siempre estará disponible en caso de necesidad. 

4. Menos barreras para acceder a la información

Un software local supone un desafío importante a la hora de la instalación y, muy a menudo, requiere del apoyo de un profesional cualificado. Esto supone importantes costes iniciales ya que, dependiendo del tamaño de la empresa, el hardware, las licencias, la migración de datos, etc. pueden sumar una cantidad importante. 

Trabajar en la nube, en cambio, solo requiere contratar una tarifa mensual o anual que, normalmente, incluye los costes de las actualizaciones futuras. Esto facilita la planificación del presupuesto.

Con todo, como vemos, el software en la nube para abogados es una excelente opción para ahorrar tiempo, dinero y cumplir con las expectativas de los clientes.