¿Sabes cómo asignar tareas a tu equipo?

Todo buen líder debe aprender a delegar para así alcanzar los objetivos de la empresa.

Ningún individuo cuenta con todos los dones, habilidades y aptitudes necesarios para sacar un proyecto adelante. Por eso, ha de rodearse de un equipo de confianza que le acompañe hasta la cima.

Sumando la experiencia y los conocimientos de todos seréis más fuertes, productivos y eficientes.

Por qué delegar tareas

Delegar es necesario. Y es que traerá ventajas para ti, para tu equipo y para la empresa:

• Reduce el estrés: cuando la carga de trabajo se divide entre varias personas, es más fácil alcanzar los objetivos en los plazos establecidos por lo tanto el estrés disminuye.
• Mejora la productividad: cuando se delega de manera adecuada; es decir, aprovechando las habilidades y capacidades de cada persona, el rendimiento y la eficiencia aumentan.
• Aumenta la motivación: cuando a una persona se le concede autonomía y poder de decisión, se siente valorado y por tanto aumenta su autoestima.
• Multiplica el compromiso: como consecuencia de lo anterior, el empleado será mucho más fiel y tendrá menos posibilidades de dejar su trabajo.
• Mejora las relaciones y la comunicación: cuando todo el equipo se siente valorado y parte del proyecto, el ambiente de trabajo es agradable y positivo.

7 consejos para delegar tareas

Delegar no es decirle a alguien lo que tiene que hacer, sino transferir la responsabilidad y darle rienda suelta en la toma de decisiones.

¿Cómo se consigue esto? Aquí tienes 7 consejos para aprender a delegar tareas:

1. Rodearse de un equipo de trabajo de confianza

Lo más importante a la hora de delegar en una persona es la confianza. Este es uno de los pilares fundamentales para trabajar en equipo y construir una empresa.

Cuando contratas a alguien debes de confiar en su criterio para tomar decisiones y en sus capacidades para desarrollar las tareas que se le van a asignar.

La persona en cuestión no debe ganarse tu confianza con el tiempo, sino que debe de tenerla desde el primer momento en el que entra a formar parte de tu equipo.

Si desde el principio le regalas tu confianza, será más productivo y estará más motivado por lo que desarrollará (aún) mejor su trabajo.

2. Compartir la información necesaria

La transparencia también es fundamental a la hora de delegar. Para que tu equipo tome las decisiones correctas y ejecute bien su trabajo necesita tener visibilidad e información.

A la hora de asignar una tarea o incluir a una persona en un nuevo proyecto, por ejemplo, asegúrate de hacer un buen onboarding y explicarle bien el contexto.

3. Definir las tareas que se quieren delegar

Haz un listado de todas las tareas que ejecutas actualmente y piensa cuáles de ellas podrías delegar. Ahorrarás mucho tiempo y tendrás la capacidad de hacer otras cosas más importantes.

Las que cumplan estas características deberían ir automáticamente a esa lista:

• Aquellas que no dominas especialmente y otra persona del equipo puede realizar mejor que tú.
• Aquellas que te ocupan mucho tiempo y no es necesario que las realices tú mismo.
• Aquellas que no te gustan y que hacen que pierdas tu motivación.
• Aquellas que pueden suponer un aprendizaje o un entrenamiento para alguien de tu equipo.
• Aquellas que un miembro del equipo puede hacer más rápido que tú.

Una vez estén definidas, elige al candidato correcto y déjale claro qué es lo que esperas que haga. Información y confianza.

4. Definir unos objetivos

Cuando delegas no puedes esperar que la persona haga las cosas como las harías tú. Esa no puede ser la “vara” de medir.

Es importante que os pongáis de acuerdo y establezcáis unos objetivos SMART que os sirvan para evaluar el desempeño de esa persona.

Los objetivos SMART son específicos, medibles, alcanzables, relevantes y tienen una fecha límite de entrega.

5. Poner una fecha de revisión y de entrega

Asignad a la tarea un plazo determinado y marcad, durante ese período, fechas concretas para hacer una revisión conjunta del proceso.

Esto te servirá para llevar un control y ofrecerle tu ayuda si lo necesita. Y, al mismo, tiempo le estarás dando espacio y autonomía a la persona en cuestión.

Las herramientas de gestión de proyectos son muy útiles en este sentido ya que permiten llevar un control de las tareas, su fecha límite y quién es el responsable de llevarla a cabo.

6. Compartir el resultado

Comparte siempre el resultado del trabajo de las personas de tu equipo desde un punto de vista constructivo y para obtener aprendizajes.

Tanto si ha sido un éxito como si no, debéis hacer siempre una retrospectiva de los trabajos llevados a cabo y sacar conclusiones que sirvan para el futuro.

7. Reconocer el trabajo

Un buen líder sabe valorar el trabajo de su equipo y transmitírselo. Da igual si el resultado ha sido el esperado o no, lo que importa son las ganas y el esfuerzo puestos en ello.

Con estos 7 consejos podrás empezar a trabajar en tu capacidad para delegar y ser un mejor líder. Esta es, sin duda, una de las habilidades más complicadas pero también es una de las más importantes. Te permitirá invertir tu tiempo en lo realmente importante y reforzar la autoestima de tu equipo consiguiendo un mejor ambiente laboral.

Reducir gastos fijos es una medida limitada e ineficaz en un mundo basado en el conocimiento. Lo que diferencia las empresas exitosas en pleno siglo XXI, como Google, es sacar el máximo provecho a su talento humano y, para ello, saber asignar las tareas es un paso previo y necesario, porque muchas veces el personal está "infrautilizado". De nada sirve contar con los más cualificados si luego la organización no es la adecuada.

Fijada una estrategia de empresa, debemos de captar y retener a recursos humanos necesarios para luego darles un entorno de trabajo que les permita aprovechar el máximo potencial durante la consecución de los objetivos del negocio.

Qué tener en cuenta a la hora de asignar tareas

Así, partiendo del plan establecido tendrás que asignar tareas a tu equipo, porque de nada sirve perder tiempo en reuniones si luego el trabajo de cada uno no está bien repartido. Es importante tener en cuenta:

• La motivación del trabajador con la tarea de cara a que se identifique con la misma. Por ejemplo hay que evitar que alguien que tiene miedo a recibir una negativa tenga tareas de cierre de venta.
• La preparación del trabajador, tanto por conocer al trabajador como la tarea asignada hay que intentar buscar la especialización.
• La dependencia con respecto a otras tareas, para ello debes de asignar tares a tu equipo en base a su prioridad. Las tareas claves deben de asignarse a los mejores empleados. A veces las tareas más importantes son aquellas de las que depende la satisfacción del cliente o el trabajo de otros miembros del equipo.
• Planifica los imprevistos, y a la hora de asignar tareas a tu equipo lo mejor es tener suplentes o personas polivalentes que puedan sustituir a otras.

Cómo hacer seguimiento de las tareas asignadas

Tras asignar tareas a tu equipo debes mantener un seguimiento adecuado de las mismas. Para ello hay que fijar mecanismos que permitan conocer y comunicar la marcha de cada tarea de acuerdo con el plan fijado, lo que supone recurrir a herramientas de trabajo que faciliten la accesibilidad desde cualquier dispositivo gracias a una conexión de Internet.

Además, a la hora de asignar cada tarea, es importante que la información sea privada, es decir, que sólo tengan acceso las personas correspondientes. Para que lo comentado hasta ahora salga como debería, hay que establecer mecanismos adecuados de comunicación, que permitan:

• Comunicación al instante y en tiempo real entre el equipo.
• Accesibilidad y movilidad total desde cualquier dispositivo conectado a Internet.
• Poder compartir información y documentos de trabajo así como asignar tareas a tu equipo.
• Controlar los permisos y acceso a la información y documentos en trabajos colaborativos.
• Crear y actualizar calendarios compartidos de cara a coordinar diferentes planificaciones.

La tecnología actual permite la creación de intranets a muy bajo coste donde se comparta información, se creen alertas, y se redacten informes desde cualquier sitio, lo que favorece la productividad si has sabido asignar tareas a tu equipo.

¿Cuándo delegar no es la mejor opción?

Wn algunas ocasiones delegar tareas puede no ser la solución que necesitas. Estos son algunos de los casos:

• Tareas repetitivas que no te aporten valor
• Tareas de gestión como puede ser la introducción de datos de tickets y facturas
• Envío de información recurrente (Como puede ser la que envías a tu asesor/gestor)
• Información que tengas que exportar e importar entre programas (Como la conciliación bancaria)

En estos casos, es importante que busques soluciones para automatizar las tareas que te quitan más tiempo y puedas dedicarte a lo que de verdad importa.

8 tareas de gestión de negocio que deberías automatizar para ser más eficiente

La automatización permite simplificar tareas de gestión repetitivas y, por lo tanto, ahorrar tiempo y dinero a la empresa.

Y es que con la tecnología adecuada puedes lograr mucho más con menos.

Por eso, muchas de las empresas de hoy en día se centran en encontrar soluciones que les permitan aligerar la carga de trabajo y reducir costes.

A continuación, te proponemos 8 tareas que podrías automatizar ya y que tendrían un impacto inmediato en tus flujos de trabajo:

1. Facturación recurrente

¿Todos los meses le pasas a un cliente una factura por el mismo importe? Automatiza su envío y olvídate de generarla, enviarla y esperar su confirmación.

El sistema de factura periódica de Anfix te permite decidir cuándo, cómo y a quién debe llegar dicha factura sin que tú tengas que hacer nada. Solo tienes que configurarlo una vez y listo.

2. Envío múltiple de facturas

Si, por ejemplo, el día 1 de cada mes te dedicas a enviar facturas a todos tus clientes, el envío múltiple de facturas te vendrá fenomenal. Con él solo tienes que crear las facturas, seleccionarlas y automáticamente se enviarán a su destinatario.

Anfix, además, te propone un texto estándar para el asunto y el email lo que te permitirá ahorrar aún más tiempo.

3. Contabilidad de tickets y facturas

¿Aún contabilizar uno a uno tus gastos e ingresos? Utiliza la contabilidad automática para extraer de forma automática los datos de las facturas recibidas o los tickets de gastos e introducirlos en la contabilidad de tu empresa.

Con este sistema no tendrás que picar datos a mano, sino que un software realiza el trabajo por ti. Solo tienes que enviar los documentos a un buzón de correo o sacar una foto con la app móvil ¡y listo!

La contabilidad automática de Anfix tienen un 96% de fiabilidad y está homologada por la Agencia Tributaria, por lo que las imágenes de los tickets tienen validez.

4. Gestión de bienes inmovilizados

Si sigues creando cuadros de amortización en una hoja de Excel, es hora de dejarlos al pasado (donde pertenecen).

Los programas actuales se encargan de calcular automáticamente las cuotas de amortización correspondientes y los coeficientes que exige la Agencia Tributaria.

Podrás ver cuánto llevas amortizado y qué te queda pendiente sin necesidad de hacer nada.

Con Anfix solo tienes que dar de alta el producto, definir su vida útil y ya está.

Con la gestión de inmovilizados no solo ahorrarás tiempo, sino que también podrás evitar errores.

5. Digitalización de tickets

¿Sigues guardando los tickets de gastos físicamente? Utiliza un sistema de digitalización homologado y olvídate de guardar papeles, preocuparte de si se pierden y picarlos manualmente en tu sistema.

Con Anfix solo tendrás que sacarles una foto con la app móvil y estos se registrarán y almacenarán automáticamente. La imagen, además, tiene validez ante la AEAT por lo que podrás tirar el papel y despreocuparte.

6. Digitalización de facturas

Igual que con los tickets de gastos, puedes digitalizar todas las facturas que recibas de proveedores. De nuevo, solo tendrás que sacarles una foto con la app móvil y estas quedarán registradas automáticamente.

La digitalización de facturas de Anfix te permite gestionar un gran número de documentos de forma rápida y eficiente. Porque… ¿cuánto tiempo sueles perder haciendo este trabajo de forma manual?

7. Control de proyectos

La buena gestión de un proyecto influye, en gran medida, en su éxito o fracaso por lo que contar con programas que nos ayuden a controlar los procesos es fundamental.

Hoy en día, este tipo de software permiten coordinar y asignar tareas, conocer su estado y controlar el tiempo dedicado para que no se desvíe de presupuesto.

Es una forma eficiente de gestionar el trabajo y optimizar procesos.

8. Automatiza el envío de información a tu asesor

Ya no es necesario que, cada mes o al final de cada trimestre, envíes todas tus facturas a tu asesor. Con Anfix podrás hacerle llegar todos tus documentos en tiempo real y que estos queden aquí almacenados.

Cada vez que recibas unas facturas o emitas una, el asesor será notificado para que pueda revisar que todo esté bien. Y así con cada paso que des. Trabajaréis conectados, al día y coordinados.

Conectar con tu asesor nunca ha sido tan sencillo.

Como ves, son muchas las tareas diarias que puedes empezar a automatizar desde ya y sin hacer grandes inversiones en tecnología. Un software en la nube como el de Anfix te permite acceder fácilmente a todas estas ventajas y modernizar los procesos de tu empresa.

Si quieres, puedes solicitar una prueba gratuita de 15 días y experimentar las ventajas de la automatización de tareas de gestión.