10 claves para mejorar tu comunicación telefónica

La comunicación telefónica es un arte que muchas veces no se cuida todo lo que debería. Tanto en pequeñas como en grandes empresas, muchas veces la comunicación telefónica deja mucho que desear.

A veces dejamos que un mal día nos influya en la comunicación telefónica, hacemos que el cabreo o la falta de tiempo fruto del estrés nos afecte más de lo que debería en nuestra comunicación telefónica. ¿Y qué podemos hacer? Pues aplicar técnicas que nos permitan eliminar esas emociones para poder dar nuestra mejor cara al interlocutor. El hecho de que no estemos cara a cara no quiere decir que la otra parte no perciba nuestro mal humor.

Usar una voz clara y agradable, por ejemplo, ayudará a conseguir el propósito de la llamada. La comunicación telefónica se ha convertido en una herramienta básica para transmitir una imagen de empresa profesional. El acto de descolgar el teléfono y contestar es una carta de presentación, por lo que hay que cuidar esa primera impresión a través de las siguientes claves:

1. Contestar rápido, antes del tercer timbre, y de una manera amable y educada identificando a la persona que descuelga y a la empresa que representa.
2. Concentrarse en atender la llamada dejando de lado la tarea que se estaba realizando. Es muy habitual escuchar a través de la comunicación telefónica como la persona que ha contestado está tecleando en el teclado del ordenador o realizando otro tipo de tarea. La falta de atención no sólo se puede notar sino que resulta muy dañina en la imagen transmitida a través de la comunicación telefónica.
3. Mantener una postura recta, a ser posible de pie. La voz es más clara y mejor frente a otras posturas como estar sentado y reclinado hacia adelante.
4. Descolgar el teléfono es lo mismo que abrir la puerta, por lo tanto hay que cuidar mucho la comunicación telefónica y sobre todo mostrarse relajado, vocalizando al hablar y sin expulsar las palabras como si fuéramos una ametralladora.
5. Sonreír, porque aunque en la comunicación telefónica no se vea es importante para mejorar el tono de voz haciéndola más agradable para el otro interlocutor.
6. Usar un tono de voz lo más natural posible. Con un tono bajo, ya que el teléfono lo acrecienta frente a la conversación en persona, vocalizando, hablando despacio y articulando bien cada palabra.
7. Evitar hacer ruidos que puedan ser percibidos por el interlocutor, por ejemplo masticar, jugar con un bolígrafo o escribir en el teclado. Cualquier tarea puede posponerse una vez que haya acabado la llamada. Así transmitiremos una mejor imagen a nuestro interlocutor además de evitar correr el riesgo de que se nos caiga el teléfono por falta de atención.
8. No hablar a la vez con otra persona, porque aunque tapemos el auricular con la mano se corre un elevado riesgo de dañar nuestra imagen si el interlocutor oye nuestra conversación alternativa de forma total o parcial.
9. Mostrar un buen carácter, dando la oportunidad de atender las demandas u opiniones del interlocutor durante la comunicación telefónica, sin interrumpir o mostrar que no estamos de acuerdo con lo que dice.
10. Evitar colgar bruscamente, porque equivale a dar un portazo tras una visita física, por lo que puede estropear lo que ha sido una buena comunicación telefónica. El uso del teléfono no debe ser una excusa para ser excesivamente directo o maleducado.