Además de facturas y presupuestos existe otro documento conocido como proforma. ¿Habías oído hablar de ella alguna vez? ¡Te contamos qué es y cuándo utilizarla!
Se suele decir que una proforma es un documento de compraventa de bienes o servicios sin validez fiscal ni contable. Su función es indicar una operación de compraventa para presentársela, por ejemplo a un cliente.
Este tipo de documento se emplea, habitualmente, en tres casos:
Por ejemplo: si tu cliente quiere saber con detalle qué incluirá la posterior factura, se le envía una proforma con toda la información desglosada para que tenga constancia de ello.
Pero ¡ojo! Recuerda que una proforma no tiene validez legal; por lo tanto, no sustituye a una factura y la Agencia Tributaria no aceptaría este documento como prueba de la relación comercial entre el cliente y tú.
Podemos decir que la factura proforma es útil por estos motivos:
Proporciona información detallada: La factura proforma contiene detalles esenciales de la transacción, como la descripción de los bienes o servicios, la cantidad, el valor unitario, el total a pagar y otras condiciones comerciales acordadas entre las partes. Esta información facilita a los compradores y vendedores entender los términos de la transacción antes de comprometerse formalmente.
Uso en aduanas y trámites de importación: En operaciones internacionales, la factura proforma puede ser utilizada como referencia para trámites aduaneros, permitiendo una estimación de costos y aranceles, y ayudando a agilizar los procedimientos de importación en algunos casos.
Garantiza la transparencia y evitar conflictos: Al presentar una descripción detallada de los bienes o servicios acordados, la factura proforma reduce la posibilidad de malentendidos o conflictos entre las partes. Establece una base sólida para el acuerdo final, brindando claridad sobre las expectativas de ambas partes.
Facilita el proceso de pago y financiero: Sirve como referencia para la solicitud de créditos o financiamiento, ya que muestra las condiciones de la transacción. Asimismo, puede ser utilizada por el comprador para planificar y asegurar la disponibilidad de fondos necesarios para la compra.
La factura proforma es emitida normalmente por el vendedor o proveedor de bienes o servicios a solicitud del comprador o cliente potencial.
Este documento preliminar es generado para proporcionar detalles específicos sobre la transacción propuesta, incluyendo la descripción de los productos o servicios, precios, condiciones comerciales y otros detalles relevantes.
Su emisión por parte del vendedor permite al comprador tener una visión clara y detallada de la oferta antes de formalizar la transacción.
A la hora de elaborar este documento, deberás tener en cuenta una serie de condiciones para que este esté considerado como proforma. Estas son:
Con esta información, tendrás lista tu factura proforma y estarás en disposición de enviársela a tu cliente.
Lo cierto es que una proforma se parece, en el contenido, a una factura corriente. Por eso, además, muy probable que en el futuro utilices este documento para crear la factura final.
Lo habitual es añadir esta información:
Importante: no es necesario enumerar las facturas proforma, aunque puedes hacerlo si te ayuda a llevar el control.
Veamos un ejemplo:
Como ves, se asemeja mucho a una factura corriente. Aunque, como veremos ahora, no son lo mismo.
Aunque por fuera sean parecidas, una factura comercial y una proforma no tienen nada que ver.
La principal diferencia entre ambas, y la más importante, es que la factura comercial tiene validez fiscal y es un documento definitivo; por eso no se puede modificar.
La proforma, en cambio, es un documento previo a la emisión de la factura y nunca tendrá validez legal.
También es muy habitual confundir la proforma con un presupuesto ya que, a priori, tienen una función similar. Sin embargo, de nuevo, existen diferencias entre uno y otro.
La proforma y el presupuesto son dos documentos que se envían al cliente en diferentes etapas de la negociación.
Normalmente, se empieza por el presupuesto cuando el cliente te solicita información sobre cómo le puedes ayudar con tus productos o servicios. En este caso, además del precio, también estás haciendo una propuesta comercial.
Si el cliente le da el visto bueno al presupuesto, puedes enviar la proforma para detallar todo lo que tiene que ver con la parte económica si así te lo requieren. Si no, no será necesario.
Digamos que el proceso transcurre de la siguiente forma:
1º- Presupuesto.
2º- Factura proforma.
3º- Ejecución del proyecto/venta de los productos.
4º- Factura.
Un programa de facturación en la nube constituye un gran ventaja para gestionar de forma eficaz todas las fases del proceso de presupuestado o facturación.
¿Cómo hacer una factura proforma con Anfix?
Hace una factura proforma o presupuesto exige el mismo esfuerzo que crear una factura ordinaria: ¡prácticamente ninguno!
Cuando llegue el momento, solo tendrás que teclear la información del producto o servicio (cantidad, precio…) y Anfix se encarga de todo lo demás: introduce los datos de tu cliente, calcula los impuestos el total, añade la fecha…
Y lo mejor: después, al terminar el proyecto o enviar el producto, podrás transformar la proforma en la factura comercial en tan solo un clic.
¿Te imaginas la cantidad de tiempo que puedes ahorrar?
Eva Fernández
Periodista con más de 10 años de experiencia en marketing digital y, en especial, en la generación de contenidos para marcas de diferentes sectores. De la mano de Anfix y con mi propia experiencia emprendiendo como freelance, he aprendido mucho en los últimos años sobre gestión del negocio, finanzas y productividad.
Por Silvia Martín el 1 April 2024